Cómo crear o importar clientes y/o proveedores en Alegra - Colombia

En este artículo aprenderás las maneras en las que puedes crear tus clientes y proveedores en tu cuenta de Alegra.

Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones en Alegra como las facturas de compra, venta, ingresos, egresos, entre otros.

  1. Crea tus contactos uno a uno.
  2. Crea tus contactos de forma masiva desde un archivo de Excel. 

Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de compra en el sistema para llevar un control de lo que le debe a cada proveedor, para esto debe crear un contacto con la información del proveedor para poder asociar las facturas de compra a ese contacto".

Al crear tus clientes y proveedores en tu cuenta de Alegra podrás identificar fácilmente los documentos que tiene asociados y los saldos por cobrar, pagar entre otros.

1. Crea tus contactos uno a uno

1. Haz clic en la opción "Contactos" ubicada en el menú principal.

2. Selecciona la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

3. Haz clic en el botón "Nuevo cliente" o "Nuevo Proveedor".

4. Completa el formulario con la información del contacto, puedes ver su explicación mas adelante.

5. Haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.

Así:nuevo contacto

Formulario de "Nuevo Contacto"

Este formulario permite crear clientes y proveedores desde el mismo lugar, no tienes necesidad de llenar dos formularios distintos ,en Alegra nos hemos encargado de facilitar este procedimiento, siempre podrás usar tus contactos en todas las transacciones,

Nota: Usa las casillas en la derecha del formulario para verificar que tu contacto es Cliente y/o Proveedor. Un contacto puede marcarse como cliente y proveedor, así no tendrás que crearlo dos veces.

contacto-cliente

A Continuación detallamos los campos del formulario:

  • Tipo de identificación: selecciona el tipo de identificación con el que registrarás tu contacto.
  • Identificación: ingresa el número de identificación.
  • Nombre: nombre de la persona natural o jurídica.
  • Dirección: ingresa la dirección del contacto indicando país, departamento, municipio y código postal.
  • Lista de precios: Puedes asociar una lista de precios a este contacto, al momento de crearle facturas de venta, notas crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado.
  • Vendedor: puedes asociar a este cliente un vendedor por defecto.
  • Plazo de pago: selecciona el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas hechas para este contacto (en caso de ser cliente). Puedes crear más términos de vencimiento de factura para tu sistema.
  • Incluir estado de cuenta: tu cliente recibirá en cada factura que se envié por correo su estado de cuenta.
  • Enviar documentos electrónicos: tu cliente recibirá sus documentos electrónicos después de que sean aceptados por la DIAN. Solo aplica para facturadores electrónicos.
  • Enviar notificaciones: en caso de que desees enviar las notificaciones por correo electrónico a este contacto. 

Una vez has terminado de llenar el formulario guarda para terminar el proceso. ¡Tu contacto ha sido creado exitosamente!

Otras formas en las que puedes acceder al formulario para crear tus contactos

Puedes crear un nuevo contacto desde el formulario para realizar una nueva factura de venta o proveedor según sea el caso.

Desde el botón "Nuevo" ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla, por el cual también podrás crear facturas, remisiones, ingresos, egresos, entre otros.

También puedes crear tus clientes desde el punto de venta, así no tendrás que ir a la versión web ni romper el flujo de trabajo para crear tus clientes.

2. Crea tus contactos de forma masiva

De esta manera podrás crear todos tus productos y servicios a través de un archivo de excel, así no tendrás que ingresar uno a uno tu lista de productos a Alegra.

Descarga y completa la plantilla con la información de tus contactos.

Te recomendamos completar todos los datos requeridos y opcionales, en especial la identificación, dirección y correo electrónico para el envío de documentos y para presentar la información exógena

Ejemplo:

Importante:

  • Debes guardar la plantilla como libro de excel.
  • La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
  • Puedes importar hasta 1000 registros por cada archivo.
  • Debes crear un archivo de Excel para cada grupo de contactos:uno para tus clientes, uno para tus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo haces con un único archivo, tus contactos serán creados de manera general.
  • Los campos de país, departamento y municipio deben escribirse en el archivo de excel tal cual aparecen en el formulario de creación de contactos.
Después de que hayas completado la plantilla sigue estos pasos para importar tus contactos a tu cuenta de Alegra.

1. Haz clic en el menú "Contactos".

2. Selecciona la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.

3. Haz clic en "Importar desde Excel"

4. Haz clic en "Seleccionar Archivo" para abrir el buscador.

5. Selecciona el documento de Excel que contiene tus contactos y haz clic en "Importar".

6. Identifica cada columna con el nombre de la información correspondiente.

7. Haz clic en "Importar" para finalizar el proceso.

Así:

En el paso número seis Alegra pre-carga todos los campos de tu hoja de excel, ordenado por columnas, según como estén en tu archivo. Debes seleccionar los títulos que corresponden a cada columna.

Nota: debes identificar una columna como "Responsabilidad tributaria" si tus contactos no tienen esta información puedes dejarla en blanco en el archivo de excel y luego en Alegra identificar la columna en blanco como "Responsabilidad tributaria".

Importante

  • Puedes decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccionas "No Importar" en el título y estos datos serán ignorados por Alegra.
  • Recuerda asociar a tus contactos importados la lista de preciosesta lista de precios se asociará a todos los contactos creados en con el mismo archivo.

Identifica tus contactos como Clientes o Proveedores.

Es importante que una vez seleccionados los nombres para cada columna hagas clic en el botón "Previsualizar resultado" para verificar si todos los contactos incluidos en el archivo se crearán correctamente.

  • Realiza el proceso de importación sólo una vez, si lo haces dos veces tus contactos quedarán duplicados y deberás eliminar los repetidos uno a uno.
  • Revisa que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente, ejemplo: qué el teléfono sea un número y no texto.
  • Si al momento de previsualizar la información encuentras que hay error en alguno de los contactos, puedes solucionarlo copiando el formato de una de las filas de tu archivo de Excel que no presenta error y pegándolo en la fila que tiene conflicto, cancela el proceso y vuelve a realizar la importación.

Si ya tienes tus contactos creador en Alegra y quieres actualizarlos de forma masiva consulta este artículo para saber como hacerlo.

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