La cotización es un documento informativo que emite el proveedor a sus clientes para indicarle el precio con el cual oferta sus productos y servicios. Contiene la información de la empresa vendedora, del cliente y la respectiva descripción de los artículos, detallando sus especificaciones. Dichos valores se pueden mantener en un periodo de tiempo definido, se pueden anexar las condiciones o características de la negociación, por ejemplo: términos de financiación o descuentos por pronto pago.
Las cotizaciones en Alegra son documentos informativos donde se refleja el valor de un producto o servicio de tu empresa, estos documentos no generan movimientos de inventario o cuentas por cobrar.
Para crear cotizaciones en Alegra sigue estos pasos:
Así:
Formulario de Nueva Cotización
A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:
- Cliente: Es a quien va dirigida la cotización. Aprende a crear tus clientes consultando este artículo.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
- Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la cotización y en la impresión.
- Fecha: es la fecha en que se crea la cotización. También puedes crear cotizaciones con fecha anterior o posterior a la actual.
- Vencimiento: De acuerdo al plazo elegido verás la fecha de vencimiento, contada a partir del día en que se crea la cotización. Si eliges "vencimiento manual" puedes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
- Moneda: selecciona la moneda que deseas usar en la cotización. Aprende como activar esta función leyendo este articulo.
- Bodega: selecciona una bodega para agregar un producto inventariable. Ver más.
- Centro de costo: asocia la cotización a un centro de costo. Ver mas.
- Vendedor: asocia el vendedor a la cotización. Ver más.
- Lista de precios: define precios especiales para tus clientes. Ver más.
Ítem/Productos: - Buscar ítem: selecciona el producto existente o crea uno nuevo. Ver más.
- Referencia: código alfanumérico único que identifica a tu producto, agrégalo de forma opcional.
- Precio: precio del producto a cotizar, que puedes modificar en la cotización actual.
- Desc %: ingresa el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
- Impuesto: selecciona el impuesto del producto en la cotización actual. Ver más.
- Descripción: agrega o modifica la descripción del producto solo para la cotización que estás creando.
- Cantidad: indica la cantidad del producto a cotizar.
- Total: el sistema calcula del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
Aprende todo sobre la creación e importación masiva de productos de venta aquí.
Luego de tener la cotización guardada en el sistema puedes editarla, imprimirla, convertirla en factura de venta, enviarla por correo o clonarla (Copiar toda la información de una cotización para generar una nueva).
Además puedes exportar a Excel el listado de todas tus cotizaciones en el periodo de tiempo que elijas.
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