La cotización es un documento informativo que emite el proveedor a sus clientes para indicarle el precio con el cuál ofrece sus productos y servicios. Contiene la información de la empresa vendedora, del cliente y la respectiva descripción de los artículos con sus especificaciones. Los valores de la cotización se pueden mantener en un periodo de tiempo definido y también se pueden anexar al documento las condiciones o características de la negociación, como términos de financiación o descuentos por pronto pago.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar elabora una cotización para detallar la propuesta de venta a su cliente Alejandro González. En ella señala las especificaciones de los productos que ofrece, así como su precio, e indica la fecha de vigencia de esta propuesta".
Las cotizaciones en Alegra son documentos informativos donde se refleja el valor de un producto o servicio de tu empresa. Estos documentos no generan movimientos de inventario o cuentas por cobrar.
Para crear cotizaciones en Alegra sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú "Ingresos".
2. Selecciona la opción "Cotizaciones".
3. Luego haz clic en el botón "Nueva cotización".
4. Completa los campos del formulario. Mira su explicación más adelante.
5. Finalmente, haz clic en "Guardar" para generar el documento.
Así:
A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:
- Cliente: es a quien va dirigida la cotización. Aprende a crear tus clientes consultando este artículo.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento. Conoce cómo aquí.
- Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la cotización y en la impresión. Además, configura las plantillas de tus cotizaciones.
- Fecha: es la fecha en que se crea la cotización.También puedes crear cotizaciones con fecha anterior o posterior a la actual.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido verás la fecha de vencimiento, contada a partir del día en que se crea la cotización. Si eliges "vencimiento manual" puedes seleccionar la fecha de vencimiento que desees. Conoce más sobre los términos de vencimiento de tus facturas.
- Moneda: selecciona la moneda que deseas usar en la cotización. Aprende cómo activar esta función leyendo este artículo.
- Almacén: selecciona un almacén para agregar un producto inventariable. Te contamos cómo hacerlo aquí.
- Centro de costo: asocia la cotización a un centro de costo. Ver más.
- Vendedor: asocia el vendedor a la cotización.
- Lista de precios: define precios especiales para tus clientes. Conoce cómo crear listas de precios aquí.
Ítem/Productos: - Buscar ítem: selecciona el producto existente o crea uno nuevo. Te explicamos el paso a paso aquí.
- Referencia: código alfanumérico único que identifica a tu producto, agrégalo de forma opcional.
- Precio: precio del producto a cotizar, el cual puedes modificar cuando realizas la cotización.
- Desc %: ingresa el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
- Impuesto: selecciona el impuesto del producto en la cotización actual. Mira cómo.
- Descripción: agrega o modifica la descripción del producto solo para la cotización que estás creando.
- Cantidad: indica la cantidad del producto a cotizar.
- Total: el sistema calcula del valor del producto, menos el descuento por la cantidad.
Aprende todo sobre la creación e importación masiva de productos de venta aquí.
Luego de tener la cotización guardada en el sistema puedes editarla, imprimirla, convertirla en factura de venta, enviarla por correo o clonarla (Copiar toda la información de una cotización para generar una nueva).
Además, al consultar el listado de tus cotizaciones, ahora puedes ver el estado de las mismas en la columna "Estado", la cual te permite saber cuáles cotizaciones ya fueron facturadas, hacerles un mejor seguimiento y tener el control. Te lo mostramos en la siguiente imagen:
Finalmente, te contamos que en Alegra también puedes exportar a Excel el listado de todas tus cotizaciones en el periodo de tiempo que elijas.
Durante el periodo demo podrás emitir hasta 1000 facturas electrónicas gratis.
Te invitamos a consultar información general sobre Facturación Electrónica en Colombia.
Si deseas conocer más sobre cómo utilizar Alegra en tu negocio, te invitamos a registrarte en Alegra Academy, donde podrás certificarte en el manejo de Alegra.
Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.
