La cotización es un documento informativo en el que se establece el precio de un producto o servicio en venta. Contiene la información de la persona o empresa vendedora, del cliente y la respectiva descripción de los productos o servicios.
Los valores de la cotización se pueden mantener en un período de tiempo definido y también se pueden anexar al documento las condiciones de la negociación, los términos de financiación o descuentos por pronto pago.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar vende muebles para el hogar y recibe un pedido de un cliente que necesita equipar su nuevo departamento, por lo que utiliza Alegra para realizar rápidamente una cotización y enviarla por correo electrónico a su cliente".
En Alegra puedes generar tus cotizaciones de forma rápida y sencilla.
Nota: las cotizaciones no generan movimientos de inventario o cuentas por cobrar.
Crea tus cotizaciones en Alegra
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a "Alegra Contabilidad" y haz clic en el menú "Ingresos".
2. Selecciona la opción "Cotizaciones".
3. Luego, haz clic en el botón "Nueva cotización".
4. Completa los campos del formulario. Mira su explicación más adelante.
5. Finalmente, haz clic en "Guardar" para generar el documento.
Observa:
A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:
- Contacto: es a quien va dirigida la cotización. Aprende a crear tus contactos en Alegra.
- Fecha de creación: es la fecha en que se crea la cotización. También puedes crear cotizaciones con fecha anterior o posterior a la actual.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la cotización.
- Moneda: selecciona la moneda que deseas usar en la cotización. Descubre cómo crear diferentes monedas en Alegra para utilizarlas en tus documentos.
- Bodega: selecciona la bodega donde se encuentra el producto inventariable que agregarás al documento.
- Centro de costo: asocia la cotización a un centro de costo.
- Vendedor: asocia un vendedor a la cotización.
- Lista de precios: define precios especiales para tus clientes. Conoce cómo crear listas de precios en Alegra.
Ítem/Productos - Buscar ítem: selecciona el producto existente o crea uno nuevo.
- Referencia: código alfanumérico único que identifica a tu producto, agrégalo de forma opcional.
- Precio: precio del producto a cotizar, el cual puedes modificar cuando realizas la cotización.
- Desc %: ingresa el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
- Impuesto: selecciona el impuesto del producto en la cotización actual. Conoce cómo crear impuestos en Alegra.
- Descripción: agrega o modifica la descripción del producto solo para la cotización que estás creando.
- Cantidad: indica la cantidad del producto a cotizar.
- Total: el sistema calcula de forma automática el valor del producto, menos el descuento por la cantidad.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
- Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la cotización y en la impresión.
Luego de crear la cotización puedes editarla, imprimirla, convertirla a factura de venta, enviarla por correo o clonarla, es decir, copiar toda la información de una cotización para generar una nueva igual.
Observa:
Además, al consultar el listado de tus cotizaciones, puedes ver el estado de las mismas en la columna "Estado", donde podrás conocer las cotizaciones que ya fueron facturadas y las que no lo fueron para poder hacerles un seguimiento:
Finalmente, te contamos que en Alegra también puedes exportar a Excel el listado de todas tus cotizaciones en el período de tiempo que elijas:
Si deseas volverte un experto utilizando Alegra, te recomendamos realizar el curso gratuito "Curso Introductorio de Alegra", donde obtendrás un certificado al finalizar el mismo.
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