Catálogo de cuentas personalizable para generar reportes según las NIIF

Alegra cuenta con un catálogo de Cuentas Contables que clasifica toda la información y los movimientos de la empresa en 5 grandes grupos: Activos, Egresos, Ingresos, Pasivos y Patrimonio. 

Dependiendo de tu actividad o necesidad, puedes requerir más cuentas de las que vienen por defecto, por ejemplo: Deudas a tercerosPréstamos, entre otras; por eso Alegra te permite crear subcuentas y agregarles un código personalizado según tu catálogo de cuentas para generar reportes inteligentes según las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF.

¿Qué operación quieres realizar? 

  1. Crear una nueva cuenta contable.
  2. Editar y agregar los códigos contables a tus cuentas.
  3. Cambiar el orden de mis cuentas contables.
  4. Exportar a excel tu plan de cuentas.

1. Crea nuevas cuentas contables:

1. Haz clic en el menú "Contabilidad".

2. Selecciona la opción "Catálogo de cuentas".

3. Ubica la cuenta bajo la cual vas a crear nuevas cuentas y haz clic en el botón "Agregar sub-cuenta contable"agregar.

4. Completa el formulario con la información solicitada: 

  • Nombre de la cuenta contable. (Requerido)
  • Código de la cuenta contable. (Opcional)
  • Descripción de la cuenta. (Opcional)

5. Haz clic en el botón "Agregar".

Así:

Al crear o editar una cuenta contable se mostrara en el formulario el nombre de la cuenta madre de la cuenta que estés editando o creando y su naturaleza.

cuenta-contable (1)

Ubicación de las cuentas de Ingreso y Egreso

Al editar las cuentas madre de ingresos que vienen por defecto en tu cuenta de Alegra podrás ver la ubicación de estas cuentas en el estado de resultados.

ctas_ingresos (1)

Nota: Solo podrás configurar la ubicación de las cuentas de ingresos y egresos en el estado de resultados en las nuevas que crees bajo la cuenta madre de ingresos o egresos.

2. Edita y agrega los códigos contables a tus cuentas.

En Alegra tienes total autonomía para codificar tu catálogo de cuentas contables como lo prefieras.  

Codifica tus cuentas contables siguiendo estos pasos: 

1. Haz clic en el menú "Contabilidad".

2. Selecciona la opción "Catálogo de cuentas".

3. Haz clic en el icono de edición downloads.intercomcdn.comio52596013dccf4a207ce84992d57c2521lapiz-1 ubicado al lado derecho de la cuenta que quieres editar para poder:

  • Agregar el código contable a tus cuentas.
  •  Cambiar el nombre de la cuenta.
  • Añadir una descripción de a cuenta

4. Haz clic en el botón "Guardar".

Así:

Los botones de acción de cada cuenta contable te permiten gestionarlas de forma ágil:

  •   Ver el detalle de cada cuenta contable downloads.intercomcdn.comio52595953ebd16f2d8b0d10aec2539e59ojo-1muestra las transacciones, facturas de venta, facturas de compra o notas asociadas de dicha cuenta. Puedes elegir un período de tiempo en que quieres hacer la consulta y exportar la información a Excel.
  •   Crear nueva cuenta contable: te permite crear cuentas o subcuentas (cuentas que están contenidas bajo una principal).
  •   Editar cuenta contable downloads.intercomcdn.comio52596013dccf4a207ce84992d57c2521lapiz-1: puedes cambiarle el nombre y agregar una descripción a las cuentas que lo permitan.
  •   Desactivar cuenta contableesta funcionalidad te permite controlar la forma de ver los totales por cuenta contable en los reportes, evitando asociar valores directos a una cuenta que consideres como principal si la desactivas. 
  •   Eliminar cuenta contabledownloads.intercomcdn.comio525960496dcc706f3d49cd442ae48e1feliminar-solo-1quitar de tus registros alguna cuenta o subcuenta.

3. Cambia el orden de tus cuentas contables

En Alegra puedes cambiar de lugar  las cuentas contables que contiene cada cuenta principal (activos, pasivos, patrimonio, ingresos y egresos) del PUC para darle el orden que prefieras dentro de la misma jerarquía o convertirlas en subcuenta de otra cuenta contable.

Esto puedes hacerlo de dos formas:

1.- Sigue estos pasos para mover tus cuentas y ordenarlas de forma manual:  

1. Haz clic en el menú "Contabilidad".

2. Selecciona la opción "Catálogo de cuentas".

3. Ubica la cuenta que deseas ordenar, haz clic sostenido sobre ella y arrastra el cursor del mouse hasta donde quieras moverla.

4. Por Último haz clic en el botón "Si" para confirmar la acción.

Así:

Debes tener en cuenta que en Alegra hay cuentas que funcionan de forma automática y que por esta razón:

1. Solo podrás moverlas dentro de la misma cuenta madre.
2. Si deseas cambiarle el nombre a una cuenta contable debes tener presente si depende de registros automáticos.
Ejemplo: En la siguiente imagen vemos la cuenta de banco, la cual se alimenta de forma automática de las transacciones que se hagan con los bancos creados en Alegra, si cambiamos su nombre por una cuenta de pasivo las transacciones de bancos se seguirán registrando en esta cuenta que es la que contiene la regla para los registros automáticos.
cuenta_automatica


2.- Sigue estos pasos para mover tus cuentas y ordenarlas de forma automática según su código contable:

1. Haz clic en el menú "Contabilidad".

2. Selecciona la opción "Catálogo de cuentas".

3. Selecciona el botón "Orden por código"

4. Lee la advertencia y si estas de acuerdo haz clic en le botón "Ordenar"

Así:orden_automatico

Ten en cuenta que:
1. Si ordenas tus cuentas por código contable y quieres volver a ordenarlas como las tenias puedes hacerlo de dos formas:

    • De forma manual: selecciona la cuenta y haz clic sostenido para moverla a donde quieres.
    • De forma automática: edita los códigos contables para darle el orden que deseas y luego haz clic en el botón "Ordenar por código".

2. Las cuentas contables que no tienen código se ubicaran de ultimas en cada cuenta madre.

3. El orden que le des a tu plan de cuentas será el mismo con el que se emitan tus reportes contables.

Importante: también puedes personalizar las cuentas contables asociadas a:

  1. Contactos. Ver más.
  2. Productos y servicios. Ver más.
  3.  Retenciones. Ver más.
  4. Impuestos. Ver más.

4. En Alegra puedes exportar a un archivo de excel tu catálogo de cuentas

Para exportar tu catálogo de cuentas solo debes hacer clic en el menú "Contabilidad", selecciona la opción "Catálogo de cuentas" y allí veras el botón "Exportar a excel" haz clic sobre él y automáticamente se descargara a tu computador un archivo de excel con tu catálogo de cuentas.

Consulta este artículo para saber más sobre el funcionamiento de las cuentas contables en Alegra.  

Conoce todo sobre los reportes inteligentes aquí.

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