Funciones Contables

Clasifica tu información en diferentes cuentas contables

Las cuentas contables son herramientas en las que se registran las transacciones comerciales y se clasifica toda la información de una empresa.

Por ejemplo: "La Empresa Ejemplar desea registrar los ingresos que le genera el alquiler de un edificio en una cuenta contable específica para este fin, para esto crea bajo la cuenta principal de "Ingresos" una subcuenta llamada "Ingresos por alquiler", de esta manera al consultar el estado de resultados ver los ingresos que obtuvo por el alquiler del edificio en una cuenta por separado".

Alegra tiene un catálogo de cuentas con 6 grandes elementos y dependiendo de tu actividad o necesidad, puedes requerir más cuentas de las que vienen por defecto, por ejemplo: Deudas a terceros, Préstamos, entre otras.

El éxito de los reportes inteligentes depende del orden con que se lleven los registros  de las operaciones de tu empresa en las cuentas contables, te recomendamos consultar con tu asesor contable bajo qué cuentas es más recomendable registrar cada movimiento o comunicarte con nuestro equipo de soporte que te ayudará con cualquier duda que tengas.

Asociando en las transacciones las cuentas correctas, verás la información precisa en los  reportes inteligentes.

👉 Contenido:

  1. Cómo crear subcuentas nuevas.

  2. Ordena tu plan de cuentas para generar reportes contables personalizados.

    A. Orden manual.

    B. Orden por código.

1. Cómo crear subcuentas nuevas.

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de "Contabilidad" y selecciona la opción "Catálogo de cuentas".

2. Elige la cuenta bajo la cual vas a crear la nueva subcuenta.

3. Haz clic en los 3 puntos ubicados al lado derecho de la cuenta y selecciona la opción "Agregar subcuenta".

4. Completa la información solicitada. Más adelante te explicaremos el formulario.

5. Finalmente haz clic en “Crear cuenta”.

    Observa:

    Nueva Cuenta-1
    💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo. 

    Formulario “Nueva cuenta contable”

    • Nombre (Obligatorio): aquí se debe colocar el nombre que recibirá la cuenta contable. 
    • Código: se puede colocar el código alfanumérico, esto con el fin de identificarla de manera única dentro de Alegra. 
    • Tipo de cuenta (Obligatorio): seleccionar la opción correspondiente entre “Cuenta Mayor”, es decir, cuenta contable que solo podrá acumular saldos de las subcuentas que pertenezcan a ella o  “Cuenta de movimiento”, es decir, cuenta contable que puede mover saldos en los diferentes documentos y registros contables.
      📍 Nota: si el tipo de cuenta es “Cuenta Mayor” la cuenta contable correspondiente estará inhabilitada para recibir movimientos.
    • Naturaleza (Obligatorio): seleccionar la opción correspondiente entre “Deudora” o “Acreedora”, el sistema va a traer seleccionada una opción según la cuenta contable en donde se vaya a crear la subcuenta, se podrá editar la naturaleza en cuentas de Activos (exceptuando "Efectivo y equivalente") y en Patrimonio, en las demás cuentas no podrá cambiar su naturaleza.
    • Descripción: se puede agregar información necesaria o importante que deba contener la subcuenta creada.
    • Ver saldo de cuenta por terceros: esta opción agrega (“Activar”) o no (“Desactivar”) la posibilidad de ver los saldos detallados por terceros para esa cuenta contable en el reporte Balance de pruebas por terceros (Balanza de comprobación por terceros, Balance de comprobación por terceros). 

    Los botones de acción de cada cuenta te permiten gestionarlas de forma ágil:

    • Ver detalles: muestra los movimientos contables asociados a dicha cuenta. Una vez te muestre el detalle puedes seleccionar un período de tiempo y centro de costos para así filtrar la búsqueda, adicional podrás exportar la información a Excel.
    • Agregar subcuenta: te permite crear cuentas o subcuentas (cuentas que están contenidas bajo una principal).
    • Editar: en esta opción puedes agregar o modificar la información que la cuenta tiene asignada.
    • Eliminar cuenta: te permite eliminar una cuenta que no deseas tener en el catálogo de cuentas o reclasificar los movimientos seleccionando la cuenta a la que deseas transferir los movimientos que está posee.

    🔎 Aprende a crear de forma automática cuentas para cada banco en Alegra.

    2. Ordena tu plan de cuentas para generar reportes contables personalizados.

    Alegra te permite ordenar tu plan de cuentas de forma manual o por códigos contables, con el fin de personalizar los reportes contables de tu empresa. Ten en cuenta que este orden respeta la jerarquía de las cuentas madres.

    A. Para ordenar tu plan de cuentas de forma manual sigue estos pasos:

    1. Dirígete al menú de "Contabilidad" y selecciona la opción "Catálogo de cuentas".

    2. En la parte superior del catálogo, selecciona el botón "Ordenar" y luego en "Orden manual".

    3. En la ventana emergente haz clic en “Ordenar”.

    4. Una vez cargue el nuevo orden elige la cuenta contable que deseas mover, haz clic sostenido sobre la cuenta contable y arrástrala hasta el lugar que deseas ubicarla. 

    Observa:

    Organizar cuentas manual de costos y gastos

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    📌 Debes tener en cuenta que las cuentas solo podrás moverlas dentro de la misma cuenta madre, si deseas mover la cuenta a otra cuenta madre, deberás crear la nueva cuenta contable sobre la cuenta madre que deseas y luego eliminar la cuenta que deseas mover. En caso de que la cuenta que deseas mover o eliminar tenga movimientos realizados con anterioridad podrás reclasificar los movimientos al momento de eliminar la cuenta seleccionando la cuenta contable a la que deseas transferir los movimientos que está posee.

    B. Para ordenar tu plan de cuentas por código sigue estos pasos:

    1. Dirígete al menú de "Contabilidad" y selecciona la opción "Catálogo de cuentas".

    2. En la parte superior del catálogo, selecciona el botón "Ordenar" y luego en "Ordenar por código".

    3. En la ventana emergente haz clic en “Ordenar”.

    Observa: ordenar cuuentas contables por codigo

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    📢 Ten en cuenta que:
    1. Las cuentas contables que no tienen código se ubicarán de últimas en cada cuenta madre.

    2. El orden que le des a tu plan de cuentas será el mismo con el que se emitan tus reportes contables.

    🔎 Conoce cómo funcionan las cuentas automáticas “Resultado del ejercicio” y “Ganancias acumuladas” en Alegra.

    🔎 Descubre la explicación de los reportes inteligentes.

    🔎 Aprende a personalizar el catálogo de cuentas para generar reportes según las NIIF.

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