Automatiza el registro de tus facturas de compra sin perder tiempo en procesos manuales. Con el nuevo Agente de registros automáticos de Alegra, tus comprobantes se registran de forma inteligente a partir de la información disponible en la DIAN, para que mantengas tu información actualizada sin esfuerzo.
👉Índice
- 💡 ¿Qué es el Agente de registros automáticos y para qué sirve?
- ⚙️ ¿Cómo activar el Agente de Gastos desde la recepción de comprobantes?
- 🧩 ¿Qué tareas realiza el Agente durante el registro automático?
- 📊 ¿Cómo ver el estado del Agente y los resultados de tus registros?
- ⏸️ ¿Qué sucede al desactivar o pausar el Agente de Gastos?
- 🧠 ¿Cómo decide Alegra qué información usar para registrar las facturas?
💡 ¿Qué es el Agente de registros automáticos y para qué sirve?
El Agente de registros automáticos es una funcionalidad inteligente de Alegra Contabilidad que descarga y registra automáticamente tus facturas de compra desde la DIAN.
Su objetivo es reducir la intervención manual, eliminar la dependencia del proveedor para recibir los XML y mantener tu contabilidad siempre actualizada.
Beneficios principales:
- ✅ Ahorra tiempo en la revisión y registro de comprobantes.
- 🤖 Minimiza errores humanos gracias a la automatización.
- 🧾 Mantiene tus registros contables al día.
- ✏️ Permite editar o verificar las facturas registradas cuando lo necesites.
⚙️ ¿Cómo activar el Agente de Gastos desde la recepción de comprobantes?
Sigue estos pasos para activar el Agente y comenzar a automatizar el registro de tus facturas:
1. Ingresa a la sección Gastos > Recepción de comprobantes.
2. Haz clic en el botón Más acciones > Agente de Gastos ubicado junto al título de la página.
3. Se abrirá un panel lateral de bienvenida con el siguiente mensaje:
Hola, {nombre}
Soy tu agente de gastos y te ayudaré a registrar automáticamente tus compras.
Preparé una lista de tareas para registrar los nuevos comprobantes que lleguen a tu buzón de recepción...
4. Selecciona la opción Registrar los más recientes para que el Agente empiece a trabajar con los comprobantes que lleguen desde hoy.
5. Da clic en Activar para iniciar el proceso automático.
🎥 Observa:
El Agente quedará configurado y listo para registrar tus comprobantes nuevos en cuanto lleguen a tu cuenta.
🧩 ¿Qué tareas realiza el Agente durante el registro automático?
Después de la activación, el Agente te mostrará una lista con las tareas que ejecutará durante la automatización:
-
Registro de comprobantes: captura automáticamente los comprobantes que lleguen desde hoy en adelante.
-
Sugerencias inteligentes: usa tu actividad económica y tu historial de compras para asignar ítems o cuentas contables.
-
Verificación de datos: extrae la información de los comprobantes electrónicos y la transfiere a Alegra de forma estructurada.
Para iniciar el proceso, simplemente haz clic en Empezar ▶️. Podrás detenerlo en cualquier momento si lo requieres.
📊 ¿Cómo ver el estado del Agente y los resultados de tus registros?
Una vez activo, el Agente te mostrará un resumen diario con el progreso de los registros automáticos.
En esta vista podrás conocer:
-
Estado del Agente: activo o desactivado.
-
Facturas registradas: número total de comprobantes procesados.
-
Tiempo ahorrado: estimación basada en 3 minutos por factura.
-
Facturas no registradas: acceso a la lista de comprobantes pendientes.
🕐 El resumen se actualiza cada día a las 12:00 a. m. con la información del día anterior.
Si deseas pausar la automatización, puedes hacerlo moviendo el interruptor de estado a Desactivado.
Observa:
⏸️ ¿Qué sucede al desactivar o pausar el Agente de Gastos?
Cuando el Agente se desactiva, entra en pausa y deja de registrar nuevos comprobantes de manera automática.
📢 Importante:
- Los comprobantes que lleguen mientras el Agente esté en pausa no se procesan automáticamente.
- Al reactivarlo, el Agente solo procesará los comprobantes nuevos que lleguen desde ese momento.
Podrás activar o desactivar el Agente en cualquier momento desde el mismo panel lateral, manteniendo siempre el control sobre tus registros.
🧠 ¿Cómo decide Alegra qué información usar para registrar las facturas?
El Agente utiliza la información que contienen los XML de tus facturas electrónicas para crear automáticamente las compras.
Los datos requeridos son:
- Proveedor.
- Fecha de creación.
- Fecha de vencimiento.
- Conceptos o ítems.
Si el sistema encuentra coincidencias con ítems previamente registrados, se les da prioridad.
En caso contrario:
- 🔍 Alegra busca ítems inventariables similares a los nombres del XML.
- 🧠 Si no hay coincidencias, analiza la actividad económica del usuario.
- ⚙️ A partir de esa información, recomienda o crea ítems y asigna cuentas contables según el comportamiento de tu empresa.
Así, el Agente aprende de tus registros anteriores y mejora continuamente sus sugerencias contables.
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