Cuando necesitas corregir el valor de una factura de compra registrada, en Alegra puedes hacerlo mediante Notas de ajuste, manteniendo tus cuentas por pagar y la contabilidad actualizadas, sin eliminar ni modificar el documento original.
En este artículo te mostramos, paso a paso, cómo la Empresa ABC utilizó las Notas de ajuste para corregir facturas de proveedores, evitar errores contables y tener un mejor control de sus gastos. 🚀
👉 Índice
- 🧾 ¿Cuándo necesitó ajustar una factura de compra?
- ⚙️ ¿Cómo registró un ajuste de factura de compra en Alegra?
- 🔗 ¿Cómo impactó el ajuste en la factura de compra?
- 📊 ¿Qué cambios vio en sus cuentas por pagar?
- ⚠️ Buenas prácticas y puntos clave a tener en cuenta
1. 🧾 ¿Cuándo necesitó ajustar una factura de compra?
La Empresa ABC necesitó ajustar una factura de compra porque:
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Se devolvió parte de la mercancía.
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Hubo un ajuste en el valor facturado.
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Se reconoció un valor a favor del proveedor.
Para reflejar correctamente este cambio, ABC debía disminuir el valor pendiente de una factura de compra, sin eliminar ni modificar el documento original registrado en Alegra.
👉 En Alegra, estos casos se gestionan usando Notas de ajuste.
2. ⚙️ ¿Cómo registró un ajuste de factura de compra en Alegra?
Luego de recibir la nota crédito del proveedor, la Empresa ABC la registró en Alegra siguiendo estos pasos:
1. Ingresó al menú Gastos > Notas de ajuste > + Nueva Nota de ajuste.
2. Eligió el proveedor que emitió la factura de compra.
3. registró la fecha, el valor, los ítems o cuentas y los impuestos correspondientes, guardó la información.
📌 Nota: no es posible emitir una nota de ajuste sin asignar un documento soporte obligatorio.
🎥 Observa:
📢 Importante: en Alegra puede usar distintos tipos de notas de ajuste: devolución parcial, aceptación por servicio, anulación o ajustes especiales.
3. 🔗 ¿Cómo impactó el ajuste en la factura de compra?
Una vez registrado el ajuste:
- El sistema reflejó la disminución del saldo por pagar.
- La factura original se mantuvo intacta.
- El ajuste quedó registrado con trazabilidad y soporte para auditorías.
📌 Nota: esto garantiza coherencia entre la factura, la contabilidad y los reportes.
4. 📊 ¿Qué cambios vio en sus cuentas por pagar?
Después de aplicar el ajuste, la Empresa ABC logró:
- Ver el saldo actualizado del proveedor.
- Mantener los reportes de cuentas por pagar correctos.
- Reflejar el cambio contable sin editar documentos históricos.
- Tener mayor control sobre sus gastos.
📊 Así, ABC redujo errores y mejoró su organización contable.
5. ⚠️ Buenas prácticas y puntos clave a tener en cuenta
- Registra siempre la factura de compra antes de realizar un ajuste.
- Usa Notas de ajuste solo para corregir valores, no para aumentar montos.
- Para aumentar el valor de una factura, utiliza Notas débito.
- No elimines facturas para corregir errores contables.
- Conserva los soportes del proveedor para futuras revisiones.
👉 Con Alegra, la Empresa ABC pudo ajustar sus facturas de compra de forma ordenada, clara y alineada con las funcionalidades reales.
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