Las notas crédito permiten devolver valores, corregir errores o anular facturas emitidas incorrectamente.
En Alegra, puedes aplicar una nota crédito sin referencia (tipo 22) sobre facturas electrónicas ya aceptadas por el cliente, según el Oficio 100153157-6527 de 2022 y el Anexo Técnico 13.1.5.2.
El Concepto DIAN 0126 de 2025 indica que, si la factura tiene errores en los datos del cliente, debe anularse con nota crédito y emitirse una nueva factura.
👉 Índice
- 📄 ¿Cuándo se usa una nota crédito sin referencia a factura electrónica?
- ❌ ¿Cuándo debo anular una factura y emitir una nueva?
- 🧾 ¿Cómo aplicar la nota crédito desde la factura de venta?
- 🔄 ¿Cómo aplicar la nota crédito desde el módulo de devoluciones?
- ⚠️ ¿Qué sanciones aplican si no se corrigen los errores en las facturas electrónicas?
- 📚 ¿Qué normas regulan el uso de notas crédito en Colombia?
📄 ¿Cuándo se usa una nota crédito sin referencia a factura electrónica?
Puedes emitir una nota crédito sin referencia a factura electrónica cuando:
- La factura electrónica ya fue aceptada por el cliente y se convirtió en título valor.
- Se necesita corregir o ajustar valores, descuentos, cantidades o productos devueltos.
- Se desea ajustar saldos a favor del cliente para futuras compras.
📢 Importante: aunque la nota crédito no se vincula directamente al XML de la factura ante la DIAN, sí afecta la contabilidad y genera soporte PDF visible en Alegra.
❌ ¿Cuándo debo anular una factura y emitir una nueva?
Según el Concepto DIAN No. 0126 de 2025, cuando una factura electrónica presenta errores en los datos del comprador, como:
- Nombre o razón social incorrecta
- NIT equivocado
- Contacto o correo electrónico erróneo
Debes seguir este procedimiento:
- Emitir una nota crédito para anular la factura con errores.
- Crear una nueva factura electrónica con la información correcta del cliente.
📍Nota: esto aplica únicamente cuando los errores afectan la identificación del adquirente, ya que impiden la validez tributaria del documento ante la DIAN.
🧾 ¿Cómo aplicar la nota crédito desde la factura de venta?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Ingresos > Facturas de venta.
2. Accede a la factura de venta a la cual deseas aplicarle la nota crédito.
3. Haz clic en la opción Más Acciones y selecciona Aplicar nota crédito.
4. En el campo Tipo de operación verifica que esté seleccionada la opción Sin referencia a factura electrónica y completa el formulario.
📍 Nota: en el campo Monto debes colocar el valor total de la factura electrónica.
5. Finalmente, haz clic en Guardar y emitir.
🎥 Observa:
✍️ Formulario - Nueva devolución
| Campo | Descripción principal |
|---|---|
| Tipo de documento | Selecciona Nota crédito. |
| Numeración y número | Alegra asigna ambos automáticamente. |
| Contacto | Cliente al que se dirige la nota; debe coincidir con la factura. |
| Razón | Motivo de la creación (devolución, corrección, ajuste). |
| Tipo de operación | Elige Sin referencia a factura electrónica. |
| Concepto | Selecciona según la causa del ajuste. |
| Monto | Indica el valor total a devolver o corregir. |
| Bodega | Define de dónde regresan los productos al inventario. |
| Centro de costo | Asocia el gasto o ingreso correspondiente. |
| Ítem | Productos devueltos o corregidos. |
| Crédito a ventas | Relaciona la factura afectada para control contable. |
🔄 ¿Cómo aplicar la nota crédito desde el módulo de devoluciones?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Ingresos > Devoluciones en ventas.
2. Haz clic en el botón Nueva devolución.
3. Completa la información.
📍 Nota: en el campo Monto debes colocar el valor total de la nota crédito.
4. Finalmente, haz clic en Guardar y emitir.
🎥 Observa:
⚠️ ¿Qué sanciones aplican si no se corrigen los errores en las facturas electrónicas?
Si no se corrigen las facturas con errores, la empresa podría incurrir en sanciones establecidas en el artículo 651 del Estatuto Tributario, que contemplan multas por:
- No enviar la información correcta a la DIAN.
- Emitir facturas con datos inexactos o incompletos.
- No anular ni reemplazar oportunamente documentos erróneos.
📍Nota: la sanción puede ser hasta del 5 % del valor de las operaciones no reportadas o reportadas con errores.
📚 ¿Qué normas regulan el uso de notas crédito?
- Oficio DIAN 100153157-6527 de 2022: autoriza la aplicación de notas crédito sin referencia a facturas electrónicas aceptadas.
- Anexo Técnico 13.1.5.2 de Factura Electrónica: define el procedimiento técnico de notas crédito tipo 22.
- Concepto DIAN No. 0126 de 2025: aclara los casos en los que las facturas con errores en la información del cliente deben anularse mediante nota crédito y volver a emitirse.
- Artículo 651 del Estatuto Tributario: establece las sanciones por errores u omisiones en la facturación electrónica.
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