La correcta emisión de la nómina electrónica y el cumplimiento de las normativas de seguridad social son esenciales para cualquier empresa. En Colombia, según el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010, los pagos no constitutivos de salario no pueden superar el 40% de la remuneración total del trabajador. Si se excede este límite, la diferencia debe sumarse a la base para el pago de seguridad social (salud, pensión y ARL).
En Alegra Nómina, este cálculo se aplica automáticamente para garantizar el cumplimiento de la normativa sin procesos manuales.
👉 Índice
1. 🏛️ ¿Qué es la UGPP y por qué vigila este límite?
La UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) es la entidad que supervisa que las empresas paguen correctamente sus aportes al sistema de seguridad social.
Su función es validar que no se utilicen los pagos no salariales para reducir artificialmente la base de cotización. Usar un software que automatice el cálculo conforme a la Ley 1393 de 2010 ayuda a evitar requerimientos o sanciones.
2. ⚖️ ¿En qué consiste el excedente del 40 %?
Según el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010, los pagos no constitutivos de salario no pueden superar el 40 % del total de la remuneración mensual del trabajador.
Cuando este límite se supera, el valor excedente debe sumarse al Ingreso Base de Cotización (IBC) para calcular los aportes a:
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Salud.
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Pensión.
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Riesgos laborales.
Esta medida evita que los pagos no salariales se utilicen para reducir artificialmente la base de cotización al sistema de seguridad social.
3. 🚫 Antes de empezar: Lo que NO debes incluir
Para que el cálculo del tope sea exacto, no sumes estos valores al total mensual ni a los pagos no salariales:
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Auxilio de transporte: por disposición legal, no se tiene en cuenta para este cálculo.
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Vacaciones: son un descanso remunerado, no una remuneración por trabajo activo.
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Prestaciones sociales: Prima de servicios, cesantías e intereses.
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Indemnizaciones: no tienen carácter salarial ni prestacional.
Excluir estos valores evita errores en la determinación del IBC.
4. ➗ ¿Cómo se calcula el excedente del 40 %?
Para calcular el excedente, debes:
1. Determina el total remunerado mensual: suma el salario mensual completo y los pagos no salariales del mes.
2. Calcular la base exenta: Multiplica el total remunerado por el 40 %.
3. Obtener el valor a sumar al IBC: Resta la base exenta de los pagos no salariales.
4. Calcula el IBC total: suma los pagos salariales y el valor a sumar al IBC.
📌 Importante:
-
El cálculo siempre se realiza sobre el salario mensual completo, incluso si el trabajador recibe pagos quincenales, según el artículo 18 de la Ley 100 de 1993.
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No se incluyen en este cálculo: auxilio de transporte, vacaciones, prestaciones sociales e indemnizaciones.
Observa:
| Concepto | Fórmula |
|---|---|
| Total remunerado | Pagos salariales + pagos no salariales |
| Límite del 40 % | Total remunerado × 40 % |
| Base exenta | Menor valor entre pagos no salariales y límite permitido |
| Valor que suma al IBC | Pagos no salariales − base exenta |
| Total IBC | Pagos salariales + valor a sumar al IBC |
📌 Nota: la base exenta corresponde al menor valor entre el 40 % del total remunerado y los pagos no salariales.
✏️ Ejemplo práctico
Imagina un empleado con un sueldo de $2.000.000 que recibe un auxilio no salarial (o bono no salarial) de $8.000.000.
-
Suma la remuneración total:
$2.000.000 (salario) + $8.000.000 (auxilio no salarial) = $10.000.000 -
Halla el límite permitido (40%): Multiplica el total anterior por 40%. Este es el máximo que el empleado puede recibir como "no salarial" sin generar aportes extra.
$10.000.000 x 40% = $4.000.000 -
Encuentra el excedente: Resta el límite (Paso 2) a tus pagos no salariales reales ($8.000.000).
$8.000.000 - $4.000.000 = $4.000.000(Este es el valor que se "pasó" del tope). -
Tu nueva base de pago (IBC): Suma el salario básico + el excedente encontrado.
$2.000.000 + $4.000.000 = $6.000.000
Sobre el pago quincenal: el cálculo siempre se realiza con base en el salario mensual completo, incluso si el trabajador recibe pagos quincenales. Esto se fundamenta en el artículo 18 de la Ley 100 de 1993, que establece que la base de cotización para trabajadores dependientes debe corresponder al salario mensual.
📸 Así lo gestiona Alegra por ti
5. ⚙️ ¿Cómo calcula automáticamente Alegra el excedente del 40 % para la seguridad social?
Alegra Nómina automatiza este proceso para evitar cálculos manuales.
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Cálculo automático: detecta si un pago no salarial supera el límite legal del 40 %.
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Aportes correctos: calcula salud y pensión sobre la base exigida por la ley (salario + excedente).
-
Compatible con pagos quincenales: ajusta el IBC entre quincenas para mantener el cálculo mensual correcto.
🎥 Observa:
6. ✅ Casos prácticos
❇️ Escenario 1
Un empleado recibe un salario mensual de $1.750.905 y adicionalmente un pago no salarial de $4.000.000.
Como el valor no salarial supera el límite permitido del 40 % del total remunerado, se genera un excedente que debe sumarse al IBC.
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Salario | $1.750.905 |
| Pago no salarial | $4.000.000 |
| Total remunerado | $5.750.905 |
| Límite permitido (40 %) | $2.300.362 |
| Excedente | $1.699.638 |
| IBC total | $3.450.543 |
Aportes del empleado:
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Salud (4 %) | $138.022 |
| Pensión (4 %) | $138.022 |
Un empleado recibe un salario mensual de $1.750.905 y un pago no salarial de $500.000.
En este caso, los pagos no salariales no superan el límite del 40 %, por lo que no se genera excedente y el IBC corresponde únicamente al salario.
| Concepto | Valor |
|---|---|
| Salario | $1.750.905 |
| Pago no salarial | $500.000 |
| Total remunerado | $2.250.905 |
| Límite permitido (40 %) | $900.362 |
| Excedente | No aplica |
| IBC total | $1.750.905 |
❓ Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si los auxilios no superan el 40 %?
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No se genera excedente y tu IBC será simplemente el salario básico.
¿Aplica para aportes parafiscales?
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Sí, también se debe considerar para Caja de Compensación, SENA e ICBF cuando corresponda.
🚀 ¡Mantén tu nómina al día! Revisa tus conceptos y asegúrate de que los pagos no salariales estén bien registrados.
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