En la contabilidad de tu empresa, puedes registrar tus facturas de manera manual, pero también tienes la opción de automatizar el proceso usando herramientas como el buzón electrónico o la IA de Alegra, que te ayudan no solo a causar (contabilizar) las facturas, sino también a llevar un control completo de tus documentos, incluyendo cuentas por pagar, comprobantes y vencimientos.
👉 Al usar un Alegra, los registros se realizan automáticamente, lo que facilita la gestión financiera y el cumplimiento normativo.
¿Recibiste una factura hoy pero pagarás después? Aquí te explicamos cuándo debes registrarla y cómo funciona la causación de facturas.
👉 Índice
- 📘 ¿Qué es la causación de facturas?
- 🔄 ¿Cuál es la diferencia entre facturación y causación?
- 🧾 ¿Cómo se hace una causación de facturas?
- 📊 ¿Por qué es importante causar facturas correctamente?
📘 ¿Qué es la causación de facturas en Colombia?
La causación de facturas es el registro contable de ingresos o gastos en el momento en que se genera la obligación, sin importar cuándo se recibe o se paga el dinero.
Esto quiere decir que:
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Si compras materiales en enero y pagas en febrero, el gasto se registra en enero.
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Si prestas un servicio en marzo, pero cobras en abril, el ingreso se reconoce en marzo.
Este principio contable permite que tus estados financieros reflejen la realidad del negocio y cumple con las NIIF y el Estatuto Tributario.
🔄 ¿Cuál es la diferencia entre facturación y causación?
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Facturación: es emitir o recibir una factura.
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Causación: es el momento en que esa factura se registra contablemente, cuando ocurre el hecho económico.
📌 Ejemplo:
Recibes una factura en marzo por un servicio prestado en febrero.
➡️ Facturación: marzo
➡️ Causación: febrero
Este registro sigue el principio de devengo, que exige reconocer las transacciones cuando realmente ocurren, no cuando se paga o cobra.
🧾 ¿Cómo se hace una causación de facturas?
La causación se realiza con el método contable de partida doble: cada transacción afecta al menos dos cuentas (una se debita y otra se acredita).
✅ Pasos para causar una factura
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Recepción de la factura (de compra o venta).
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Verificación de datos correctos: monto, concepto, nombres, etc.
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Registro contable en el periodo en que ocurrió el hecho económico.
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Archivo de la factura para respaldo o auditoría.
✅ Tipos de causación
| Tipo de factura | Cuándo se causa |
|---|---|
| Factura de compra | Cuando se reciben los bienes o servicios |
| Factura de venta | Cuando se entregan los bienes o servicios |
| Gastos varios | Cuando se genera la obligación (ej. arriendos, servicios, seguros) |
✅ Ejemplos prácticos
🔹 Causación de factura de compra
Recibes una factura por $50.000 por publicidad en enero.
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Débito: cuenta «Publicidad» por $50.000
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Crédito: cuenta «Proveedores» por $50.000
➡️ Refleja el gasto aunque aún no se haya pagado.
Observa:
🔗 ¿Cómo crear una Factura de compra?
🔹 Causación de factura de venta
Vendes un producto por $100.000 en enero, pero el cliente paga en febrero.
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Débito: cuenta «Clientes» por $100.000
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Crédito: cuenta «Ingresos por ventas» por $100.000
➡️ Reconoce el ingreso aunque el dinero no haya llegado.
Observa:
🔗 ¿Cómo hacer una factura de venta?
📍Nota: puedes crear facturas de venta y compra manualmente o con la IA ✨ de Alegra, que las genera automáticamente desde un archivo PDF, imagen o captura de pantalla.
📊 ¿Por qué es importante causar facturas correctamente?
La causación de facturas trae varios beneficios para tu negocio:
✔️ Ventajas
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📈 Estados financieros precisos: muestra la realidad del negocio.
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🧾 Cumplimiento fiscal: facilita la declaración de impuestos ante la DIAN.
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💡 Gestión del flujo de caja: permite anticipar pagos y cobros futuros.
⚠️ Errores comunes
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Registrar la factura en el periodo incorrecto.
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Usar cuentas contables erradas.
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No conservar la documentación de soporte.
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Confundir facturación con causación.
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