--- title: ¿Cómo causar facturas en Alegra? description: "Causa facturas en Alegra: reconoce el gasto en el periodo correcto, regístralas en Facturas de compra y verifica el resultado en tus reportes contables." --- [Ir directamente al contenido](https://ayuda.alegra.com/col/causar-fact#main-content) ![colombia](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/colombia.png?width=60&height=60&name=colombia.png) - [Colombia](https://ayuda.alegra.com/col) - [México](https://ayuda.alegra.com/mex) - [R. Dominicana](https://ayuda.alegra.com/dom) - [Costa Rica](https://ayuda.alegra.com/cri) - [España](https://ayuda.alegra.com/esp) - [Panamá](https://ayuda.alegra.com/pan) - [Perú](https://ayuda.alegra.com/per) - [Argentina](https://ayuda.alegra.com/arg) - [Venezuela](https://ayuda.alegra.com/ven) Abrir navegación principal Cerrar navegación principal - [Colombia](https://ayuda.alegra.com/col) - [México](https://ayuda.alegra.com/mex) - [R. 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En [Alegra](https://www.alegra.com/colombia/?utm_source=help-center&utm_medium=product-marketing&utm_campaign=col-ac-causar_fact-tmd_pmkt) la causación ocurre cuando registras la factura: el gasto entra al estado de resultados y el valor queda como cuenta por pagar a proveedores hasta que pagas. ✨ ¿Recibiste una factura hoy y la vas a pagar el mes entrante? Aquí ves qué es causar, en qué se diferencia de pagar, cómo se registra y en qué reporte queda. #### 👉 Índice 1. 📘 [¿Qué es causar una factura?](https://ayuda.alegra.com/col/causar-fact#P1) 2. 🔄 [¿Cuándo se causa una factura y cuándo se paga?](https://ayuda.alegra.com/col/causar-fact#P2) 3. 🧾 [¿Cómo causas una factura de compra en Alegra?](https://ayuda.alegra.com/col/causar-fact#P3) 4. 💰 [¿Cómo causas una factura de venta?](https://ayuda.alegra.com/col/causar-fact#P4) 5. 📊 [¿Dónde ves la causación en tus reportes?](https://ayuda.alegra.com/col/causar-fact#P5) 6. ⚠️ [¿Cuáles son los errores más comunes al causar?](https://ayuda.alegra.com/col/causar-fact#P6) 7. 💬 [¿Preguntas frecuentes sobre la causación?](https://ayuda.alegra.com/col/causar-fact#P7) ### 📘 ¿Qué es causar una factura? Causar una factura es **registrarla contablemente en el periodo en que nace la obligación**: el gasto o el costo entra a tus libros cuando recibes el bien o el servicio, no cuando sale el dinero. En [Alegra](https://www.alegra.com/colombia/?utm_source=help-center&utm_medium=product-marketing&utm_campaign=col-ac-causar_fact-tmd_pmkt) ese registro ocurre en el momento en que guardas la factura de compra, sin importar si la pagas de contado o a crédito. Con la partida doble, causar una factura de compra mueve al menos dos cuentas: - **Débito**: la cuenta de gasto o de costo donde corresponde el consumo (por ejemplo, publicidad, arriendo o inventario). - **Débito**: el IVA descontable, cuando la factura trae IVA y cumples los requisitos para tomarlo. - **Crédito**: cuentas por pagar a proveedores, que es el pasivo que queda abierto hasta que pagas. 📍 Causar no es emitir la factura ni pagarla: es el paso intermedio donde el gasto queda reconocido y la deuda queda registrada. [![Arriba Índice HC](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png?width=30&height=30&name=Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png)](https://ayuda.alegra.com/col/causar-fact#I) ### 🔄 ¿Cuándo se causa una factura y cuándo se paga? La diferencia es el momento: la causación sigue el **principio de devengo** del Estatuto Tributario (art. 57) y el pago sigue el flujo de caja. Por eso una factura puede estar causada y seguir pendiente de pago durante semanas. - **Se causa** en la fecha del hecho económico: cuando recibes la factura o cuando te prestan el servicio. Esa fecha define el periodo en el que el gasto entra al estado de resultados. - **Se paga** cuando sale el dinero. En [Alegra](https://www.alegra.com/colombia/?utm_source=help-center&utm_medium=product-marketing&utm_campaign=col-ac-causar_fact-tmd_pmkt) ese movimiento se registra como **pago** de la factura y descarga la cuenta por pagar, sin volver a afectar el gasto. 📌 Ejemplo: te prestan un servicio en febrero y la factura llega el 10 de marzo con vencimiento en abril. Lo causado es febrero (el servicio), la factura se registra con su fecha y el pago ocurre en abril. El gasto queda en el primer periodo, no en el del desembolso. > 📢 Si registras solo el pago y nunca la factura, el gasto no aparece en el estado de resultados y tu rentabilidad queda inflada. Primero se causa, después se paga. [![Arriba Índice HC](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png?width=30&height=30&name=Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png)](https://ayuda.alegra.com/col/causar-fact#I) ### 🧾 ¿Cómo causas una factura de compra en Alegra? No existe un botón aparte de «causar»: en Alegra **la causación se hace al registrar la factura de compra**. El sistema crea el asiento con la cuenta de gasto o costo, el IVA y la cuenta por pagar en un solo movimiento. 1\. Ve a **Gastos → [Facturas de compra](https://app.alegra.com/bill?utm_source=help-center&utm_medium=product-marketing&utm_campaign=col-ac-causar_fact-tmd_pmkt) → Nueva factura de compra → Crear manualmente**. 2\. **Selecciona el proveedor y la fecha de la factura**. Esa fecha define el periodo en el que se causa el gasto, así que no la dejes en la fecha de hoy si el documento es de otro mes. 3\. **Registra el concepto en la línea de la factura**: elige el ítem si es inventario o la cuenta contable de gasto o costo si es un servicio. **Verifica el IVA descontable** y las retenciones que traiga el documento. 4\. **Revisa los totales y haz clic en Guardar**. La factura queda causada y el valor pendiente aparece como cuenta por pagar a proveedores. 📍 Después de guardar puedes registrar el pago desde la misma factura, cuando realmente salga el dinero. Ese pago descarga el pasivo y no cambia el gasto ya causado. [![COL\_AC\_Causa\_FC](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/Im%C3%A1genes%20ayudas/COL_AC_Causa_FC.gif?width=670&height=419&name=COL_AC_Causa_FC.gif)](https://ayuda.alegra.com/hubfs/Im%C3%A1genes%20ayudas/COL_AC_Causa_FC.mp4?hsLang=es) 🔗 [¿Cómo crear una Factura de compra?](https://ayuda.alegra.com/colombia/crear-una-factura-de-proveedor?hsLang=es) [![Arriba Índice HC](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png?width=30&height=30&name=Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png)](https://ayuda.alegra.com/col/causar-fact#I) ### 💰 ¿Cómo causas una factura de venta? Del otro lado del registro, la causación de una venta reconoce el ingreso en el periodo en que prestas el servicio o entregas el producto, aunque el cliente pague después. 1\. **Ve a Ventas → Facturas de venta → Nueva factura de venta**. 2\. **Selecciona el cliente, la fecha de emisión y los ítems o servicios**, y haz clic en Guardar. El ingreso queda reconocido en ese periodo y la cuenta por cobrar queda abierta hasta que el cliente pague. [![COL\_AC\_Causa\_FV](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/Im%C3%A1genes%20ayudas/COL_AC_Causa_FV.gif?width=670&height=419&name=COL_AC_Causa_FV.gif)](https://ayuda.alegra.com/hubfs/Im%C3%A1genes%20ayudas/COL_AC_Causa_FV.mp4?hsLang=es) 🔗 [¿Cómo hacer una factura de venta?](https://ayuda.alegra.com/colombia/crear-factura-de-venta?hsLang=es) [![Arriba Índice HC](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png?width=30&height=30&name=Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png)](https://ayuda.alegra.com/col/causar-fact#I) ### 📊 ¿Dónde ves la causación en tus reportes? La causación se comprueba en dos reportes: el **estado de resultados** (cuánto gastaste en el periodo) y el **estado de situación financiera** (cuánto debes todavía). 1\. **Ve a Reportes → Contables → Estado de resultados**. 2\. **Selecciona el rango de fechas que incluya la fecha de la factura y haz clic en Aplicar**. El gasto o costo causado aparece ahí aunque la factura siga sin pagar. 📍 En el [Estado de situación financiera](https://ayuda.alegra.com/colombia/estado-de-situacion-financiera?hsLang=es) la misma factura se ve como cuenta por pagar a proveedores. Cuando registras el pago, el pasivo baja y el estado de resultados no se mueve: por eso un pago registrado dos veces no duplica el gasto, pero sí descuadra el banco. > 📢 Si el estado de resultados del mes no cuadra con lo que esperabas, revisa primero la fecha de las facturas de compra: una factura causada en el mes siguiente mueve el gasto de periodo. [![Arriba Índice HC](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png?width=30&height=30&name=Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png)](https://ayuda.alegra.com/col/causar-fact#I) ### ⚠️ ¿Cuáles son los errores más comunes al causar? - **Usar la fecha de pago como fecha de la factura**: el gasto cae en el periodo equivocado y la declaración de renta queda corrida. - **Elegir una cuenta de gasto que no corresponde**: el total del estado de resultados es correcto, pero el detalle por concepto deja de servir para tomar decisiones. - **Confundir causación con pago**: registrar el pago sin la factura deja el gasto por fuera de los reportes. - **No adjuntar el soporte**: sin el PDF o el XML de la factura el gasto no se sostiene en una revisión de la DIAN. - **Dejar facturas en borrador**: una factura sin guardar no está causada y no aparece en ningún reporte. 📍 Si ya causaste en el periodo equivocado, corrige con un ajuste contable en el periodo correcto y deja la nota del porqué: reemplazar el documento original te quita la trazabilidad. [![Arriba Índice HC](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png?width=30&height=30&name=Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png)](https://ayuda.alegra.com/col/causar-fact#I) ### 💬 ¿Preguntas frecuentes sobre la causación? - **¿Puedo causar una factura que todavía no he pagado?** Sí, y es lo normal en una compra a crédito: la factura se registra con su fecha y queda como cuenta por pagar hasta que la pagues. - **¿Registrar el pago cambia el estado de resultados?** No. El pago solo descarga la cuenta por pagar y mueve el banco. El gasto ya quedó reconocido cuando causaste la factura. - **¿Qué pasa si la factura llega un mes después del servicio?** Registra la factura con la fecha del documento y, si el gasto corresponde a un periodo anterior, revisa con tu contador el ajuste necesario para dejarlo en el periodo en que se causó. - **¿Puedo causar sin factura?** Para un gasto sin factura existe el documento soporte electrónico; sin ese soporte el gasto no es deducible. [![Arriba Índice HC](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png?width=30&height=30&name=Arriba%20%C3%8Dndice%20HC.png)](https://ayuda.alegra.com/col/causar-fact#I) **¿Aún no tienes cuenta en Alegra?** [**![Regístrate en Alegra](https://ayuda.alegra.com/hs-fs/hubfs/Knowledge%20Base%20Import/undefined-Jun-06-2023-05-04-07-3556-PM.png?width=137&height=50&name=undefined-Jun-06-2023-05-04-07-3556-PM.png)**](https://app.alegra.com/user/register/country/colombia?utm_source=help-center&utm_medium=product-marketing&utm_campaign=col-ac-causar_fact-tmd_pmkt) - [Alegra Contabilidad](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#main-content) - [Facturación Electrónica](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#facturaci%C3%B3n-electr%C3%B3nica) - [Ingresos](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#ingresos) - [Gastos](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#gastos) - [Documento Soporte Electrónico](https://ayuda.alegra.com/col/alegra-contabilidad?hsLang=es#documento-soporte-electr%C3%B3nico) - 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