Cuando una factura de compra queda abierta en Alegra Colombia pero ya no se pagará (porque el proveedor la condonó, hubo un acuerdo o se registró por error), puedes cerrarla sin pago. Alegra genera automáticamente el comprobante contable de ajuste para que el pasivo se descargue y tus reportes muestren la realidad financiera de tu empresa.
👉 Índice
⚙️ ¿Cuándo conviene cerrar una factura de compra sin pago?
La opción de cerrar sin pago aplica cuando no vas a recibir un desembolso real pero necesitas que la factura deje de figurar como pendiente. Algunos escenarios típicos:
| Situación | Por qué cerrar sin pago |
|---|---|
| 🤝 El proveedor condona parcial o totalmente la deuda | El pasivo deja de existir, pero no hay movimiento de bancos |
| 🔄 Acuerdo comercial que reemplaza la factura por otra | La factura original queda inutilizada sin que registres un pago ficticio |
| 📝 La factura se registró por error duplicado | La eliminas del saldo pendiente sin afectar el flujo de caja |
| ⚖️ Compensación con una nota crédito que no aplicaste antes | Cierras la factura para reflejar el ajuste real |
📍Si la deuda sí se pagó (con un cheque, transferencia, efectivo, tarjeta) usa la opción "Registrar pago" en lugar de "Cerrar sin pago". Cerrar sin pago no genera un movimiento de bancos — solo descarga el pasivo contablemente.
🔒 ¿Cómo cerrar una factura de compra sin pago?
1. Ve a Gastos → Facturas de compra → Busca la factura que quieres cerrar y haz clic en Ver detalle.
2. En la pantalla de la factura, haz clic en Más acciones > Cerrar sin pago > Confirma haciendo clic en Sí, deseo cerrarla sin pago.
3. Ingresa el motivo del cierre > Haz clic en Cerrar factura. La factura cambia su estado a Cerrada y aparece la etiqueta Cerrada sin pago.
Observa:
📢 Importante: Una vez cerrada sin pago, la factura no acepta pagos posteriores. Si necesitas revertir el cierre, primero tienes que eliminar el comprobante contable generado (ver sección 4) y luego volver a abrir la factura.
📊 ¿Qué pasa con la contabilidad cuando cierras sin pago?
Cuando cierras una factura de compra sin pago, Alegra genera automáticamente un comprobante contable de ajuste que:
| Movimiento | Cuenta | Naturaleza |
|---|---|---|
| Descarga el pasivo | 2335 — Cuentas por pagar (o la que tengas configurada) | Débito |
| Registra el ajuste | Cuenta de ingreso por condonación / cuenta de ajuste según tu configuración | Crédito |
📍 Nota
- La cuenta de contrapartida la define la configuración contable de tu empresa. Por defecto, Alegra sugiere una cuenta de ingresos no operacionales o de ajuste por condonación. Validá con tu contador si te conviene esa cuenta o si necesitas una específica.
- El comprobante queda visible en Contabilidad → Comprobantes contables con la observación "Se ajusta a causa del cierre de la factura de proveedor número XX".
💡 AlegraTip: Si el cierre sin pago genera un ingreso fiscal (porque el pasivo se descarga como condonación), valida con tu contador si ese ingreso debe declararse para efectos de Renta. La DIAN considera la condonación de pasivos como ingreso gravable en ciertos casos.
🗑️ ¿Cómo eliminar el comprobante contable generado por el cierre?
Si necesitas eliminar el comprobante contable generado por un cierre sin pago en una factura de compra, sigue este procedimiento:
1. Ve a Contabilidad > Comprobantes contables > Ubica el comprobante asociado al cierre sin pago que quieres eliminar. Para identificarlo más rápido, revisa la columna Observaciones, donde se mostrará el mensaje:
"Se ajusta a causa del cierre de la factura de proveedor número XX"
2. Haz clic en el menú de tres puntos (⋮) del comprobante > Selecciona la opción Eliminar.
3. Confirma la eliminación cuando el sistema lo solicite.
📢 Importante: El comprobante contable generado por el cierre sin pago será eliminado y los movimientos contables asociados dejarán de reflejarse en el sistema. La factura volverá al estado Pendiente y podrás registrar un pago real o cerrarla nuevamente sin pago.
Observa:
💬 ¿Cuáles son las preguntas más frecuentes?
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❓ ¿Cerrar sin pago afecta mi flujo de caja? No. Cerrar sin pago no genera ningún movimiento bancario. Solo descarga el pasivo contablemente. Tu flujo de caja queda intacto porque no hubo egreso real.
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❓ ¿Tengo que reportar la condonación a la DIAN? Depende. La condonación de pasivos puede generar un ingreso fiscal gravable según el caso (deuda con vinculados económicos, montos, naturaleza del proveedor). Te recomendamos validarlo con tu contador antes de cerrar sin pago facturas con montos significativos.
📍 El comprobante contable de cierre queda registrado en Alegra y puedes consultarlo para tu cierre fiscal anual.
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❓ ¿Puedo revertir un cierre sin pago? Sí. Sigue el flujo de la sección 4 (eliminar el comprobante contable). Una vez eliminado, la factura vuelve a estado Pendiente y puedes registrar un pago, dejarla abierta o cerrarla de nuevo con otro motivo.
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❓ ¿El cierre sin pago genera algún reporte a la DIAN automáticamente? No. El cierre sin pago es un movimiento interno de tu contabilidad. No se envía a la DIAN como documento electrónico, no afecta la facturación electrónica del proveedor y no genera nota crédito.
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❓ ¿Qué pasa si la factura tenía retenciones aplicadas? Las retenciones quedan registradas porque ya fueron contabilizadas al recibir la factura. El cierre sin pago solo afecta el saldo pendiente del pasivo principal, no las retenciones asociadas. Si necesitas reversar también las retenciones, valídalo con tu contador para hacer los ajustes manuales en el comprobante contable correspondiente.
-
❓ ¿Puedo cerrar varias facturas sin pago de una vez? Actualmente el cierre sin pago se hace factura por factura. Si tienes varias facturas del mismo proveedor en la misma situación, repite el flujo para cada una.
💡 AlegraTip: Si manejas un volumen alto de cierres por condonación o ajuste, conviene revisar con tu contador si es preferible emitir un comprobante contable de ajuste masivo en lugar de cerrar factura por factura. Esto depende del contexto fiscal de tu empresa.
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