Con Alegra Nómina puedes generar el Certificado de Ingresos y Retenciones (formato 220) sin necesidad de usar hojas de cálculo o fórmulas manuales. El sistema agrupa automáticamente los conceptos de nómina, calcula los totales anuales y genera un PDF del Certificado de Ingresos y Retenciones listo para entregar o enviar a tus empleados.
👉 Índice
- 🗓️ ¿Qué debes tener en cuenta antes de generar el certificado?
- 📝 ¿Cómo generar el Formulario 220?
- 📊 ¿Qué conceptos agrupa Alegra en cada casilla del certificado?
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🗓️ ¿Qué debes tener en cuenta antes de generar el certificado?
Antes de generar los certificados, revisa estos dos puntos clave:
- Fecha límite: Debes entregar este documento a tus trabajadores a más tardar el 31 de marzo de cada año.
- Año gravable: En 2026, generarás los certificados de los pagos realizados en 2025.
📢 Importante: La información del certificado se toma directamente de las liquidaciones de nómina. Asegúrate de que todos los periodos del año estén debidamente liquidados antes de generar el reporte. Si hay periodos sin liquidar, los valores del certificado serán incorrectos o incompletos.
📝 ¿Cómo generar el Formulario 220?
1. Ve a Reportes > Certificados > Certificado de ingresos y retenciones.
2. Define el periodo:
- Selecciona el Año gravable que vas a certificar.
- Ingresa la Fecha de expedición (el día en que entregas el documento a los empleados).
3. Configura los conceptos:
- Los conceptos predeterminados del sistema ya vienen asignados a la casilla del formulario según la norma de la DIAN. Puedes editarlos si lo necesitas.
- Si tienes conceptos personalizados, configúralos para que su valor se sume a la casilla correspondiente.
4. Descarga o envía el certificado según tus necesidades:
- Individual: Busca al empleado y elige Descargar (PDF) o Enviar por correo.
- Masivo: Selecciona a todos los empleados y usa el botón Acciones masivas para enviarlos en un solo clic.
🎥 Observa:
💡 AlegraTip: Verifica que tus empleados tengan un correo electrónico válido en su perfil antes del envío masivo. Si el correo está incompleto o tiene errores, el certificado no llegará a ese empleado y deberás reenviarlo de forma individual.
📊 ¿Qué conceptos agrupa Alegra en cada casilla del certificado?
Alegra enlaza automáticamente los conceptos de nómina con las casillas del Formulario 220 según la norma DIAN:
| Casilla | Nombre en el Formulario | Conceptos asociados en Alegra |
|---|---|---|
| 36 | Pagos por salarios | Salario, Auxilio de transporte, Horas extra y Recargos. |
| 40 | Pagos por comisiones | Comisiones (prestacionales y no prestacionales). |
| 41 | Prestaciones sociales | Prima legal y Vacaciones (disfrutadas o pagadas en dinero). |
| 42 | Viáticos | Viáticos que constituyen y no constituyen salario. |
| 43 | Gastos de representación | Pagos específicos marcados como Gastos de representación. |
| 46 | Cesantías e intereses pagados | Cesantías e Intereses de cesantías pagados directamente al empleado. |
| 47 | Cesantías consignadas | Valor de las cesantías consignadas al fondo en el periodo. |
| 49 | Total ingresos brutos | Suma automática de las casillas 36 a 48. |
| 50 | Salud obligatoria | Descuentos de Salud (4%) realizados al trabajador. |
| 51 | Pensión obligatoria | Descuentos de Pensión (4%) y Fondo de Solidaridad Pensional. |
| 55 | Retención en la fuente | Total de retenciones practicadas al empleado en el año. |
📌 Nota: Si tienes un concepto personalizado que no aparece en la tabla, puedes editarlo desde Configuración > Conceptos y asignarlo manualmente a la casilla del formulario que corresponda según su naturaleza tributaria.
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