Con Alegra puedes realizar el cierre anual de cuentas contables por terceros de forma automatizada. Esta funcionalidad te permite consolidar todos los movimientos contables de una o varias cuentas vinculadas a diferentes terceros bajo un único tercero, sin necesidad de realizar cálculos o reclasificaciones manuales.
👉 Índice
📋 ¿Qué es el cierre de cuentas por terceros?
El cierre de cuentas por terceros permite reclasificar los movimientos contables dentro de cada cuenta seleccionada, cambiando el titular del movimiento de un tercero anterior (como un cliente o proveedor) por un nuevo tercero asignado. Esto facilita la organización de la información contable y mejora la precisión de los reportes financieros.
Ejemplo: La empresa Ejemplar ha realizado varias ventas a diferentes clientes a lo largo del año. Para que los movimientos de IVA y retenciones queden asignados a la DIAN y no a cada cliente, la empresa realiza un cierre de cuentas por tercero.
💡 AlegraTip: No confundas el cierre de cuentas por terceros con el cierre del periodo contable. El cierre del periodo contable se enfoca en determinar los resultados del ejercicio con las cuentas de resultados, mientras que el cierre de cuentas por terceros organiza la información en cuentas del estado de situación financiera.
🔄 ¿Cómo cerrar tus cuentas contables por terceros?
1. Ve a Contabilidad > Complementos contables > Cierre de cuentas por tercero.
2. Selecciona Iniciar cierre en el periodo contable que estás por cerrar.
3. Selecciona los terceros y asigna las cuentas contables que correspondan a cada uno. Repite el proceso por cada tercero.
4. Verifica la información y haz clic en Finalizar cierre. Puedes seguir usando tu cuenta mientras se completa el proceso en segundo plano; recibirás una notificación cuando esté listo.
⚡ Al finalizar el cierre, Alegra generará automáticamente el comprobante contable para saldar las cuentas. Además, puedes generar el reporte Balance de prueba por terceros para validar que todas las cuentas se hayan ajustado correctamente.
✏️ Otras acciones en el papel de trabajo
Dentro del papel de trabajo de cierre puedes realizar las siguientes acciones:
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Acción |
Descripción |
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Agregar tercero |
Si el tercero no está registrado en Alegra, créalo haciendo clic en Agregar tercero al final de la lista de contactos. |
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Mover cuentas entre terceros |
Desplázate sobre la cuenta y selecciona Mover a otro tercero o Mover a este tercero según corresponda. |
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Limpiar cuentas |
Desasocia las cuentas asignadas a un tercero o elimina el grupo completo haciendo clic en la Papelera. |
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Posponer |
Para guardar tu progreso y continuar en otro momento, haz clic en Posponer. |
📢 Importante
- Puedes realizar solo un cierre de cuentas por cada periodo o año; asegúrate de incluir todos los terceros que corresponda.
- Las cuentas que puedes asignar se limitan exclusivamente a las categorías de activo, pasivo y patrimonio.
- Una vez que una cuenta contable ha sido asignada a un tercero, no podrá ser asignada a otro.
- Para la contrapartida se utiliza la misma cuenta contable donde se registraron originalmente los movimientos. Únicamente se reclasifica el tercero titular.
📌 Nota: Para modificar la información de un periodo cerrado, haz clic en Abrir y editar, realiza los ajustes y pulsa en Guardar. Cada vez que edites un periodo cerrado, el sistema anulará el comprobante contable generado y dará lugar a uno nuevo tras guardar los cambios.
🤔 ¿Cómo definir qué tercero seleccionar?
El tercero que debes seleccionar dependerá de la finalidad de la reclasificación contable y de las obligaciones fiscales de tu empresa.
Por ejemplo:
- Si deseas consolidar los movimientos de IVA por pagar que fueron generados a través de múltiples clientes, puedes asignar la cuenta de IVA al tercero DIAN, de modo que el saldo quede concentrado en la entidad a la que corresponde declarar y pagar el impuesto.
- Si necesitas consolidar retenciones practicadas, puedes asignarlas al tercero que corresponda según tu proceso contable o fiscal.
- Para cuentas de activo, pasivo o patrimonio, el tercero seleccionado debe ser aquel que represente correctamente el saldo final que deseas reflejar en tus reportes.
⚠️ Importante: La definición del tercero y las cuentas a reclasificar debe ser validada por tu contador o asesor contable. Alegra ejecuta la reclasificación según la configuración que indiques, pero no determina el criterio contable que debe aplicarse en cada caso.
🔎 ¿Cómo identificar las cuentas que debes incluir?
Antes de realizar el cierre, se recomienda revisar el reporte Balance de prueba por terceros para identificar:
- Qué cuentas tienen movimientos asociados a múltiples terceros.
- Cuáles de esos saldos requieren consolidarse bajo un único tercero.
- Qué tercero debe quedar como titular de los movimientos después de la reclasificación.
Esta revisión te permitirá definir con mayor precisión qué cuentas incluir en el cierre y evitar ajustes posteriores.
🔄 ¿Cómo cerrar tus cuentas contables por terceros?
1. Ve a Contabilidad > Complementos contables > Cierre de cuentas por tercero.
2. Selecciona Iniciar cierre en el periodo contable que estás por cerrar.
3. Agrega los terceros y asigna las cuentas contables que quedarán asociadas a cada uno.
📍Nota: El sistema reclasificará los movimientos existentes en las cuentas seleccionadas para que queden asociados al tercero indicado.
4. Verifica la información registrada y haz clic en Finalizar cierre.
📍Nota: Al completar el cierre, Alegra generará automáticamente un comprobante contable para saldar las cuentas reclasificadas.
5. Valida el resultado. Genera el reporte Balance de prueba por terceros para confirmar que los movimientos quedaron asociados correctamente a los terceros definidos.
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