Las retenciones son descuentos que se aplican sobre el valor de una transacción y que debes reportar ante la DIAN. En Alegra puedes crear, configurar y aplicar diferentes tipos de retención directamente desde tus facturas, compras y documentos. Esta guía te explica cómo hacerlo paso a paso.
🔗Cuentas contables de impuestos y retenciones - Configúralo FÁCIL con Alegra Contabilidad.
➕ ¿Cómo crear una retención?
1. Ve a Configuración > Impuestos > Retenciones > Nueva retención.
2. Completa el formulario:
- Nombre: Asigna un nombre descriptivo (ej: Retención en la Fuente 2.5%, ReteICA 0.4%).
- Porcentaje: Ingresa el valor en formato porcentual (ver sección de ReteICA más abajo si tu tarifa es por mil).
- Tipo: Selecciona el tipo de retención que aplica (Retención en la fuente, ReteICA, Retención de IVA, entre otros).
3. Haz clic en Guardar.
💡 AlegraTip: Puedes crear tantas retenciones como necesites. Te recomendamos nombrarlas con el tipo y el porcentaje para identificarlas fácilmente (ej: "Retención Fuente – Servicios 11%").
✏️ ¿Cómo editar retenciones creadas?
Podrás editar información general de tus retenciones y cambiar las cuentas contables seleccionadas en la configuración de contabilidad siguiendo estos pasos:
1. Ve a Configuración > Impuestos > Retenciones.
2. En esta sección, encontrará una columna llamada Estado. A la derecha de cada retención, haga clic en los tres puntos para ver las opciones disponibles: Editar, Desactivar o Eliminar.
📢 Importante
- Si una retención ya fue utilizada en algún documento, no se puede editar ni eliminar, pero sí puede desactivarla para que no vuelva a aplicarse en nuevos registros.
- Solo puedes configurar cuentas creadas bajo las cuentas madre de Retenciones a favor y Retenciones por pagar.
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📋 ¿Cómo aplicar una retención en una factura o compra?
Una vez creada la retención, puedes aplicarla directamente al registrar una factura de venta o una factura de compra:
1. Ve a Ingresos o Gastos > Factura de venta o Factura de compra > Nueva factura de venta o factura de compra.
2. Ubica la sección Retenciones > Agregar retención > Selecciona la retención que deseas incluir.
3. Agrega la retención a la factura > Completa el resto de la información > Guardar.
🎥 Observa:
📍 Nota: Puedes aplicar más de una retención sobre el mismo documento si la transacción lo requiere. El sistema calculará automáticamente el valor de cada retención sobre la base correspondiente.
💲 ¿Cómo aplicar una retención desde un pagos recibidos?
1. Ve a Ingresos > Pagos recibidos > Nuevo pago recibido.
2. Completa los campos del formulario y en la sección Facturas pendientes selecciona la opción Agregar retención, elige de la lista la retención que deseas aplicar y registra el valor recibido para el pago de la factura.
3 Finalmente, haz clic en Guardar.
📄 ¿Cómo aplicar retenciones desde un documento soporte electrónico?
Al emitir un Documento Soporte Electrónico, puedes agregar retenciones antes o después de la emisión, según el tipo de retención. Ten en cuenta que solo las retenciones de tipo Retención en la fuente y Retención de IVA al 100% se incluyen directamente en el XML del documento.
📍 Nota: Las retenciones que se incluyen en el XML del documento soporte (Retención en la fuente y Retención de IVA al 100%) deben agregarse antes de emitir el documento. Una vez emitido, no pueden eliminarse directamente.
1. Ve a Gastos > Documento soporte > Nuevo documento soporte.
2. Diligencia la información > Ubica la sección de retenciones > Aplicar retención. Selecciona el tipo de retención. Ten en cuenta que en esta etapa solo aparecerán disponibles:
- Retención en la fuente
- Retención de IVA al 100%
3. Haz clic en Emitir para enviar el documento a la DIAN con las retenciones incluidas en el XML.
Observa:
📍 Nota: Si necesitas agregar otro tipo de retención (ICA, IVA parciales u otras), primero debes emitir el documento y luego ir a Más acciones > Editar retenciones para agregarlas.
🧮 ¿Cómo configurar el ReteICA (Tarifa por mil)?
El ReteICA es la retención del Impuesto de Industria y Comercio, uno de los tributos que más genera consultas de soporte porque su tarifa se expresa en valores por mil (por ejemplo: 4 × 1.000 o 11,04 × 1.000). Sin embargo, en Alegra debes ingresar siempre el valor en porcentaje. Sigue esta fórmula para convertir tu tarifa:
🧮 Fórmula para hallar el porcentaje:
(Tarifa ÷ 1.000) × 100 = Porcentaje a ingresar en Alegra
Ejemplo real: Si tu tarifa es 4 × 1.000:
-
Divide 4 entre 1.000 =
0,004 -
Multiplica 0,004 por 100 = 0,4
-
En el campo Porcentaje de Alegra, escribe: 0.4
| Tarifa por mil | Cálculo | Porcentaje en Alegra |
|---|---|---|
| 4 × 1.000 | (4 ÷ 1.000) × 100 | 0.4% |
| 6.9 × 1.000 | (6.9 ÷ 1.000) × 100 | 0.69% |
| 11.04 × 1.000 | (11.04 ÷ 1.000) × 100 | 1.104% |
📢 Importante: La tarifa del ReteICA varía según el municipio y la actividad económica. Consulta siempre la resolución tarifaria del municipio correspondiente para asegurarte de ingresar el porcentaje correcto.
📌 Consideraciones importantes sobre retenciones
Antes de configurar y aplicar retenciones en Alegra, ten en cuenta lo siguiente:
-
Retenciones en el Documento Soporte: Si aplicas Retención en la fuente o Retención de IVA al 100% antes de emitir un Documento Soporte Electrónico, estas quedan incluidas en el XML y no pueden modificarse directamente una vez emitido el documento. Para corregirlas, debes usar una Nota de Ajuste.
-
Otras retenciones (ICA, IVA parciales): Sí pueden editarse después de la emisión desde Más acciones > Editar retenciones.
-
Base de la retención: Verifica siempre sobre qué base se calcula la retención (valor bruto, valor neto, IVA) según la normativa vigente de la DIAN.
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