En Alegra puedes configurar y aplicar automáticamente las 3 retenciones tributarias que aplica la DIAN en Colombia: Retención en la fuente (Retefuente), Retención de IVA (ReteIVA) y Retención de ICA (ReteICA). Cuando las configuras correctamente, Alegra las calcula automáticamente al crear facturas de venta, gastos y documentos soporte electrónicos.
👉 Índice
⚙️ ¿Qué son las retenciones y cuáles maneja?
Las retenciones son anticipos del impuesto que un comprador o cliente retiene al momento de pagar a su proveedor, para entregárselos directamente a la DIAN. Hay 3 tipos vigentes en Colombia:
| Retención | Quién la aplica | Base | Tasa típica 2026 |
|---|---|---|---|
| 🏛️ Retefuente | Comprador a proveedor | Sobre el valor antes de IVA | Varía por concepto (1.5% · 2.5% · 3.5% · 4% · 10% · 11%) |
| 💰 ReteIVA | Comprador a proveedor | Sobre el IVA de la factura | 15% (régimen general) — algunos casos 100% |
| 🏛️ ReteICA | Comprador a proveedor | Sobre el valor antes de IVA | Varía por municipio (entre 0.2% y 1.0%) |
📍Los valores específicos cambian cada año. Verifica con tu contador o con la DIAN las tasas vigentes antes de configurarlas.
✅ ¿Qué necesito antes de configurar retenciones?
Antes de crear o aplicar retenciones, verifica estos puntos:
| Requisito | Por qué importa |
|---|---|
| Conocer el régimen tributario de tu empresa (Común u Ordinario vs. Régimen Simple) | Define si aplicas/te aplican retenciones y bajo qué reglas. |
| Identificar las responsabilidades del RUT de tus proveedores/clientes (O-13 Gran Contribuyente, O-15 Autorretenedor, O-23 Agente de retención IVA, O-47 RST, R-99-PN) | Determina si debes retener o no. |
| Saber el municipio donde se presta el servicio o se vende | Define la tasa de ReteICA. |
| Catálogo de cuentas con las cuentas de retención (236540, 236575, 236805, etc.) | Las retenciones se contabilizan en cuentas específicas del PUC. |
💡 AlegraTip: Si no estás seguro de qué retenciones aplican a tu empresa o a un proveedor específico, valídalo con tu contador antes de configurarlas. Una retención mal calculada genera diferencias en el cierre y pagos incorrectos a la DIAN.
🔧 ¿Cómo crear una retención nueva?
1. Ve a Configuración → Impuestos → Retenciones → Nueva retención
2. Completa el formulario con la información solicitada > Haz clic en Guardar.
Observa:
📍Alegra trae retenciones precargadas con las tasas más comunes. Antes de crear una nueva, revisa si ya existe en el listado de Configuración → Retenciones.
📄 ¿Cómo aplicar retenciones en facturas, gastos y DSE?
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📄 En una factura de venta
1. Ve a Ingresos > Factura de venta > Nueva factura de venta.
2. Ubica la sección Retenciones > Agregar retención > Selecciona la retención que deseas incluir.
3. Agrega la retención a la factura > Completa el resto de la información > Guardar.
Observa:
📍 Las retenciones aplicadas en una factura electrónica quedan registradas en el XML y se reportan a la DIAN.
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💸 En un gasto / factura de compra
1. Crea o edita el gasto desde Gastos → Pago → Nuevo pago.
2. Selecciona las retenciones que aplicaste al proveedor. Alegra calcula los valores y los descuenta del total a pagar.
Observa:
💡 AlegraTip: Si tu empresa es agente de retención y el proveedor no era responsable de retención, asegurate de seleccionar las retenciones correctas según el tipo de servicio (honorarios, servicios técnicos, compras, transporte).
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🧾 En un Documento Soporte Electrónico (DSE)
1. Ve a Gastos > Documento soporte > Nuevo documento soporte.
2. Selecciona las retenciones que aplican al proveedor sin RUT o no obligado a facturar.
3. Haz clic en Emitir para enviar el documento a la DIAN con las retenciones incluidas en el XML.
Observa:
📢 Importante: En el DSE, las retenciones de Retefuente y ReteIVA al 100% viajan directamente en el XML y no son editables después de emitir el DSE. Si necesitas ajustarlas, debes emitir una Nota de Ajuste.
🏛️ Casos especiales: autorretenedor, Régimen Simple y exenciones
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🟢 Si tu empresa es Autorretenedor (O-15)
Cuando tu empresa está marcada como Autorretenedora en el RUT (código O-15), eres tú quien se autorretiene las retenciones de Retefuente. Esto significa que tus clientes no te retienen y tú reportas las retenciones a la DIAN como parte de tu liquidación.
📍Cómo configurarlo en Alegra: Ve a Configuración → Empresa → Obligaciones tributarias y marca Autorretenedor. A partir de ese momento, Alegra no aplica retención de Retefuente en tus facturas de venta.
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🟢 Si tu empresa pertenece al Régimen Simple (O-47)
Si estás en Régimen Simple de Tributación (RST):
- No te retienen Retefuente, ReteIVA ni ReteICA en tus ventas.
- Tampoco retienes a tus proveedores (excepto en operaciones específicas).
- Tus facturas de venta no llevan retenciones aplicadas.
📍 Configuración: En Configuración → Empresa → Obligaciones tributarias, marca Régimen Ssimple de Tributación. Alegra ajusta automáticamente el comportamiento.
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🟢 Si el proveedor o cliente está exento
Hay casos donde la retención no aplica:
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- Compras inferiores a 27 UVT.
- Operaciones con Gran Contribuyente que ya retiene autoretención.
- Servicios con exclusión expresa por norma DIAN.
💡 AlegraTip: En cada factura o gasto puedes excluir manualmente una retención específica si el caso lo amerita. Documenta el motivo en las observaciones del documento.
📊 ¿Dónde veo las retenciones aplicadas?
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📈 Reportes en Alegra
- Reportes → Impuestos y retenciones — listado consolidado por período.
- Contabilidad → Complementos contables → Certificados de retención — genera el certificado anual para entregar a tus proveedores.
- Reporte de movimientos por cuenta — para conciliar contra el balance general.
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📑 Información exógena DIAN
Las retenciones que aplicaste se reportan en los Formatos 1001 (pagos a terceros y retenciones practicadas) y 1003 (retenciones practicadas a título de IVA) de información exógena. Configúralos desde Configuración → Contabilidad → Configurar información exógena.
💬 ¿Cuáles son las preguntas más frecuentes?
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❓ ¿Tengo que crear todas las retenciones manualmente? No. Alegra trae retenciones precargadas con las tasas más comunes (honorarios, servicios, compras, transporte, IVA 15%, ICA por ciudades principales). Revisa el listado antes de crear nuevas — si ya existe, solo activala.
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❓ ¿Por qué Alegra no aplica retenciones en mi factura? Algunas causas comunes:
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Tu empresa está marcada como Autorretenedora (O-15) o en Régimen Simple (O-47) → Alegra desactiva retenciones por ese rol.
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El cliente no tiene marcado el código de responsabilidad O-13 o O-23 que requiere retención.
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La retención no está activada en el documento (revisa la sección Retenciones de la factura).
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La cuenta contable de la retención no está bien configurada.
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❓ ¿Cómo entrego el certificado de retención a un proveedor? Desde Contabilidad → Complementos contables → Certificados de retención:
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Elige el proveedor.
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Selecciona el año fiscal.
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Descarga el certificado en PDF.
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Envíalo por correo electrónico al proveedor (o súbelo a tu portal de servicios).
📍 La DIAN exige que los certificados se entreguen a los proveedores antes del 31 de marzo del año siguiente.
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❓ ¿La retención en facturas electrónicas se reporta a la DIAN automáticamente? Sí. Las retenciones aplicadas en facturas electrónicas (FE) o documentos soporte (DSE) viajan en el XML y se reportan a la DIAN cuando emites el documento. No necesitas hacer un reporte aparte.
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❓ ¿Qué hago si retuve más de lo que debía? Si la diferencia es a favor del proveedor: emite una nota crédito ajustando la retención. Si la diferencia es a favor tuyo (retuviste de menos): emite una nota débito.
Si ya entregaste el certificado anual y necesitas corregirlo, genera un certificado de retención modificado desde Reportes.
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❓ ¿Puedo aplicar varias retenciones del mismo tipo en una factura? No. Solo puedes aplicar una retención por tipo (una Retefuente, una ReteIVA, una ReteICA) por documento. Si necesitas combinar tasas, puedes hacerlo manualmente ajustando el valor de la retención.
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