Con la opción de importar saldos iniciales de Alegra, puedes reflejar la situación financiera de tu empresa al inicio de un período contable. Esto te permite establecer una base sólida para llevar un registro preciso, elaborar reportes y analizar tu información financiera.
Además, desde esta misma funcionalidad puedes importar tu catálogo de cuentas y tus contactos, lo que facilita registrar saldos por terceros y centralizar toda la información en un solo lugar.
👉 Índice
- 📥 ¿Cómo importar los saldos iniciales?
1.1. 📂 Panel de vista detallada.
1.2. 📊 Panel de resumen. - ⚡ ¿Qué debo tener en cuenta al importar los saldos iniciales?
- 🛠️ ¿Cómo gestionar tus saldos iniciales?
📥 ¿Cómo importar los saldos iniciales?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Contabilidad. Selecciona Catálogo de cuentas y haz clic en Saldos iniciales.
2. Elige la opción Desde archivo o plantilla.
🔹Registra de forma manual, ingresa uno a uno los datos directamente en Alegra.
📌Nota: la información se cargará automáticamente en un archivo de Alegra Sheets, donde podrás revisarla y editarla antes de finalizar la importación.
3. Accede al proceso ordenado para importar tu catálogo de cuentas, contactos y saldos iniciales. Estos pasos son opcionales y puedes omitirlos si ya configuraste tu información.
4. Catálogo de cuentas: descarga la plantilla NIIF o PUC o importa un catálogo propio. Sube el archivo, revísalo y asigna el comportamiento automático de las cuentas para finalizar.
5. Contactos y saldos iniciales: importa primero tus contactos con la plantilla disponible. Luego descarga la plantilla de saldos, complétala por cuenta y contacto, súbela al sistema, verifica la información y finaliza la importación.
Observa:
📝 Campos de la plantilla - Saldos iniciales
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Código/Cuenta contable | Uno o ambos deben coincidir con tu catálogo. Si la cuenta no existe, se creará durante la importación. |
| Débitos/Créditos | Registra el saldo débito o crédito según la naturaleza de la cuenta, pero nunca ambos en la misma fila. |
| Contacto (opcional) | Asocia un cliente o proveedor al saldo. Si no existe, podrás crearlo durante la importación. |
| N° de documento | Número de documento relacionado con cuentas por cobrar o pagar. |
| Fecha del documento | Fecha del documento relacionado con la cuenta. |
| Fecha de vencimiento | Fecha de vencimiento del documento (aplica a cuentas por cobrar o pagar). |
| Centro de costos | Asocia un centro de costos a la cuenta contable. Si no existe, se creará durante la importación. |
| Descripción | Agrega una nota o comentario para el registro del saldo. |
📌 Nota: para agilizar el proceso puedes exportar tu catálogo de cuentas actual y copiar los datos en la plantilla de importación.
1.1 📂 Panel de vista detallada
Observa:
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🟡 Celdas amarillas: son advertencias informativas. No detienen el proceso, pero te indican datos que podrías revisar.
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🔴 Celdas rojas: son errores críticos que debes corregir para continuar. Pueden deberse a:
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Cuentas, contactos o centros de costos inexistentes.
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Datos mal estructurados o incompletos.
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Campos obligatorios faltantes en cuentas por cobrar o por pagar.
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📌 Nota: asegúrate de que las cuentas a las que vas a asociar documentos tengan configurado el uso Cuentas por cobrar o Cuentas por pagar en tu catálogo contable.
1.2 📊 Panel de resumen
Observa:
✏️ Valida que se cumpla la ecuación patrimonial y realiza ajustes finales antes de confirmar, También verás el saldo previo en contabilidad, que:
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Es un valor que refleja los movimientos y registros históricos acumulados en cada cuenta dentro de Alegra hasta el día anterior a la importación de los saldos iniciales.
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Te ayuda a evitar duplicidades.
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Si no aparece, puedes consultar el Estado de situación financiera o Estado de resultados filtrados al período correspondiente.
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Si una cuenta contable se repite en varias filas, el saldo previo siempre se mostrará en la primera fila de esa cuenta.
⚡¿Qué debo tener en cuenta al importar los saldos iniciales?
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Ajusta tu catálogo de cuentas antes de importar.
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La fecha debe estar en un período contable abierto.
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Define si registrarás saldos globales o por tercero.
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Los saldos se organizan de subcuentas a cuentas mayores.
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Revisa la naturaleza contable de cada cuenta.
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Usa el balance de prueba para validar los valores.
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Incluye terceros en cuentas por cobrar y pagar cuando corresponda.
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Si usas centros de costo, verifica que estén creados y asociados.
🛠️ ¿Cómo gestionar tus saldos iniciales?
Una vez importados, puedes:
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Editar o eliminar los saldos.
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Ver el asiento contable generado.
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Consultar el balance de prueba.
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Realizar ajustes por medio de un nuevo comprobante contable, útil para mover saldos o asociarlos a diferentes contactos sin volver a importar.
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