¿Cómo importar los saldos iniciales de tus cuentas contables en Alegra?

Con la opción de importar saldos iniciales de Alegra, puedes reflejar la situación financiera de tu empresa al inicio de un período contable. Esto te permite establecer una base sólida para llevar un registro preciso, elaborar reportes y analizar tu información financiera.

Ahora con Inteligencia Artificial, puedes cargar tu balance de prueba directamente desde otro software y Alegra crea automáticamente el catálogo de cuentas, los contactos y los saldos — sin configuraciones manuales extensas.

👉 Índice

1. ⚙️ ¿Qué son los saldos iniciales y cuándo se importan?

2. ✅ ¿Qué necesitas antes de importar?

3. 🚀 ¿Cómo importar tus saldos iniciales?

   1. 🤖 Opción A — Con Inteligencia Artificial (recomendada si migras desde otro software)

   2. 📃 Opción B — Desde archivo o plantilla (paso a paso)

4. 👁️ ¿Cómo revisar y confirmar tu importación?

5. 💬 ¿Cuáles son las preguntas más frecuentes?

⚙️ ¿Qué son los saldos iniciales y cuándo se importan?

Los saldos iniciales son los valores con los que comienza cada cuenta contable al iniciar operaciones en Alegra, ya sea porque empiezas desde cero o porque migras desde otro software contable.

Importarlos correctamente te permite:

• Establecer una base sólida para tu contabilidad.
• Elaborar reportes y analizar tu información financiera desde el primer día.
• Reflejar los saldos de cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventario y más.

✅ ¿Qué necesitas antes de importar?

• Tener tu catálogo de cuentas configurado (Alegra puede crearlo automáticamente si usas la opción con IA).
• Definir si registrarás saldos globales o por tercero (clientes/proveedores).
• La fecha de importación debe estar en un período contable abierto.
• Tener listo tu balance de prueba exportado desde tu software anterior (si migras con IA) o la plantilla de saldos de Alegra (si importas manualmente).
• Si usas centros de costo, verifica que estén creados en Alegra.

📍 Si a un empleado o cuenta le falta información, aparecerá como exclusión y no se incluirá en la importación.

🚀 ¿Cómo importar tus saldos iniciales? 

Puedes acceder desde dos lugares:

• Contabilidad > Catálogo de cuentas > botón Saldos iniciales.
• Contabilidad > Sincronización contable > Migrar información contable.

Al hacer clic, verás las opciones de importación disponibles. Elige la que mejor se adapte a tu caso:

🤖 Opción A — Con Inteligencia Artificial (recomendada si migras desde otro software)

Ideal si vienes de WorldOffice, Siigo u otro software contable. Solo cargas tu balance de prueba y la IA se encarga del resto.

1. Selecciona la opción de tu software (ej: Desde WorldOffice) o "Otras opciones de importación" → "Carga tu balance de pruebas por tercero" si vienes de Siigo u otro software.

2. Carga tu archivo de balance de prueba (.xlsx, .csv, .xls o PDF) y define la fecha de registro de saldos.

3. Haz clic en Continuar. La IA analiza el archivo y, si es necesario, te guía para crear automáticamente:

   1. 📊 Catálogo de cuentas — compara con el PUC/NIIF y propone el catálogo adaptado. Puedes aceptarlo, editarlo o subir el tuyo.
   2. 👥 Contactos — identifica los terceros del balance. Puedes aceptarlos o subir tu propio archivo.
4. Revisa los saldos en Alegra Sheets, corrige los errores marcados (🔴) y confirma.
5. Haz clic en Importar. Al finalizar, verás el resumen con cuentas y contactos importados.

💡 AlegraTip: Si el proceso tarda, haz clic en "Esperar en segundo plano" — Alegra guarda tu avance y un banner te avisará cuando termine. 

📃 Opción B — Desde archivo o plantilla (paso a paso)

Ideal si prefieres controlar cada detalle o ya tienes tu información organizada.

1. Selecciona "Desde archivo o plantilla".

2. Sigue el proceso en orden:

• • Catálogo de cuentas: descarga la plantilla NIIF o PUC, complétala y súbela. Asigna comportamientos automáticos a las cuentas.
  • Contactos: importa tus clientes y proveedores con la plantilla disponible.
  • Saldos iniciales: descarga la plantilla, complétala por cuenta y contacto, y súbela al sistema.

📝 Campos de la plantilla de saldos iniciales

👁️ ¿Cómo revisar y confirmar tu importación?

Independientemente de la opción que hayas elegido, antes de finalizar podrás revisar tu información en Alegra Sheets:

• Panel de vista detallada

• • 🟡 Celdas amarillas: advertencias informativas — no detienen el proceso pero conviene revisarlas.
  • 🔴 Celdas rojas: errores críticos que debes corregir para continuar (cuentas inexistentes, datos incompletos, campos obligatorios faltantes).

• Panel de resumen

Valida la ecuación patrimonial (Activos = Pasivos + Patrimonio) y haz los ajustes finales. También verás el saldo previo en contabilidad, que refleja los movimientos históricos acumulados antes de la importación y te ayuda a evitar duplicidades.

💬 ¿Cuáles son las preguntas más frecuentes?

• ¿Qué diferencia hay entre importar con IA y con plantilla? Con IA solo necesitas tu balance de prueba — Alegra crea automáticamente el catálogo, los contactos y prepara los saldos. Con la plantilla tienes control total paso a paso, ideal si ya tienes tu información organizada o prefieres revisarla manualmente.

• ¿Puedo usar la opción con IA si vengo de Siigo? Sí. Selecciona "Otras opciones de importación" → "Carga tu balance de pruebas por tercero" y sube tu balance exportado desde Siigo. Próximamente habrá una ruta específica para Siigo.

• ¿Qué formatos acepta Alegra para el balance de prueba? Acepta archivos .xlsx, .csv, .xls y PDF.

• ¿Qué pasa si cierro el proceso a la mitad? Si ya cargaste un archivo, Alegra te preguntará si quieres guardar el avance. Si guardas, puedes retomarlo desde el Home o desde Contabilidad > Catálogo de cuentas usando el banner de importación en curso.

• ¿Puedo editar los saldos después de importarlos? Sí. Una vez importados puedes editar o eliminar los saldos, ver el asiento contable generado y realizar ajustes con un comprobante contable sin volver a importar desde cero.

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