Alegra es un sistema contable, administrativo y de facturación que te permite crear facturas de venta de forma rápida y sencilla. Sus funcionalidades han ayudado a cientos de cafeterías a optimizar la gestión de inventarios y mejorar su rentabilidad. A su vez, podrás llevar un control eficiente de tus finanzas, ya que el sistema se adapta a las necesidades de tu negocio y cuenta con herramientas que simplifican los procesos contables.
1. ⚙️ ¿Cómo configurar la información de tu negocio?
Luego de crear una cuenta en Alegra, debes configurar la información de tu Cafetería para comenzar a registrar tus ventas. Para ello, sigue estos pasos:
1. Ve a Configuración > Empresa > Empresa.
2. Completa el formulario con la información solicitada.
3. Haz clic en el botón Guardar.
✍️ Formulario - Configurar empresa
| Sección | Campo | Lo que debe saber |
| Identificación | Logo | Tamaño ideal: 178x51 px (máx. 2 MB). |
| Tipo de persona | Defina si es Jurídica o Natural y su tipo de identificación. | |
| Nombre y Razón Social | Ingrese el nombre de la empresa y su nombre comercial. | |
| Responsabilidad | Seleccione su régimen y responsabilidad tributaria. | |
| Obligaciones | RUT (Renglón 53) | Active si es Gran Contribuyente, Autorretenedor, Régimen Simple, etc. |
| Ubicación | Datos de contacto | Departamento, municipio, dirección y teléfono. |
| Digital | Correo electrónico y sitio web de su negocio. | |
| Adicionales | Facturación | Seleccione el tipo de documento y sector económico. |
| Personal y Moneda | Número de empleados y moneda de su cuenta. | |
| Formato numérico | Elija la cantidad de decimales y el tipo de separador. |
📍 Nota: los campos del formulario marcados con un asterisco (*) son requeridos.
2. ☕ ¿Cómo crear tus productos y servicios?
Sigue estos pasos:
1. Ve a Inventario > Ítems de venta > + Nuevo ítem de venta.
2. Puedes elegir crear un Producto o Servicio.
3. Completa el formulario con la información solicitada.
4. Para finalizar, haz clic en la opción Crear producto o Crear servicio, según sea el caso.
🎥 Observa:
Cuando guardes tus productos en el sistema, te sugerimos usar una estructura o formato para nombrarlos. Así, cuando tu inventario crezca, la información va a estar ordenada y será más sencillo agregar nuevos ítems siguiendo ese formato.
3. 🛍️ ¿Cómo crear combos para tus ofertas?
En Alegra puedes registrar tus productos en el sistema y también crear combos de productos para agilizar la facturación y ofrecer a tus clientes ofertas especiales.
1. Dirígete al menú Inventario > Productos de venta > + Nuevo ítem de venta.
2. Selecciona la opción Combo, llena los campos del formulario básico y haz clic en Completar combo.
3. Completa el formulario con la información solicitada y haz clic en la opción Guardar para conservar los cambios.
🎥 Observa:
A partir de ahora podrás usar este combo en tus facturas y cotizaciones como un ítem regular. Además, cuando generes una venta se disminuirán las cantidades indicadas de los productos inventariables que lo integran.
4. 👥 ¿Cómo registrar a tus clientes?
Si cuentas con un listado de clientes al que vendes de forma habitual en tu Cafetería, te recomendamos crearlos previamente en el sistema para ganar tiempo al momento de crear tus facturas.
En Alegra tienes la opción de registrar tus contactos uno a uno, crearlos desde el formulario de elaboración de facturas o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo (Excel).
1. Ve a Contactos > + Nuevo contacto.
2. Completa el formulario con la información solicitada.
📍Recuerda seleccionar dentro del formulario si tu contacto es Cliente o Proveedor.
3. Haz clic en Crear contacto para conservar los cambios.
5. 🧾 ¿Cómo facturar las ventas de tu cafetería?
Las facturas de venta respaldan tus actividades comerciales y pueden ser por productos o servicios. Con tus clientes y productos registrados en Alegra, podrás emitirlas en segundos desde tu navegador.
1. Ve a Ingresos > Factura de venta > + Nueva factura de venta.
2. Completa el formulario con la información solicitada.
3. Para finalizar, haz clic en el botón Guardar.
🎥 Observa:
Alegra te permite crear Órdenes de compra con cantidades y precios para enviar a tus proveedores. Una vez recibas el pedido, registra la Factura de compra detallando los ítems, valores y condiciones de pago.
1. Ve a Gastos > Facturas de compra > + Nueva factura de compra.
2. Completa el formulario con los campos solicitados.
3. Para finalizar, haz clic en el botón Guardar.
7. 💻 ¿Cómo usar Alegra POS?
Además de vender usando nuestra versión web, también puedes crear tus facturas usando Alegra POS, un sistema simple y ágil de facturación para puntos de venta, ideal para Cafeterías.
1. Ubica Venta > Selecciona lista de precios y verifica la Numeración.
2. Elige el Cliente o agrega uno nuevo con el icono (+).
3. Selecciona los Productos para la factura y haz clic en Vender.
4. Elige el Método de pago > Ingresa el Valor recibido > Haz clic en Facturar.
🎥 Observa:
