¿Cómo conectar MasterShop y Alegra?

Con la integración MasterShop + Alegra puedes automatizar la gestión de tu negocio: solo recibes un pedido en tu tienda y automáticamente se genera la factura de venta o remisión, descontando el inventario de forma inmediata en tu cuenta de Alegra.

📢 Importante:

Para garantizar la trazabilidad contable, debes tener creados previamente tus Centros de Costos, Bodegas y Cuentas Bancarias en Alegra.

👉 Índice

1. 🔗 ¿Cómo conectar MasterShop con Alegra?
2. ✅ ¿Qué configuraciones son necesarias para generar tus documentos automáticamente?
   1. ⚙️ Configuración general
   2. 📦 Relación de bodegas
   3. 🏷️ Relación de productos
3. ⚡ ¿Qué acciones puedes realizar tras la configuración?
4. 🕒 ¿Cómo realizar seguimiento en la sección de Historial?

🔗 ¿Cómo conectar MasterShop con Alegra?

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✅ ¿Qué configuraciones son necesarias para generar tus documentos automáticamente?

Para iniciar, haz clic en el botón Editar configuración. Asegúrate de completar los siguientes campos:

⚙️ Configuración general

Campo	Descripción
Tipo de documento	Elige el documento que deseas generar: Factura de venta Electrónica o Remisión.
¿Te gustaría crear el documento en borrador o en definitivo?	Se recomienda Borrador. Permite editar y modificar el documento completamente en Alegra antes de emitirlo. En definitivo, los cambios son muy limitados.
Vendedor	Asocia el vendedor responsable de las ventas que ingresan por la integración.
Centro de costos	Selecciona el centro de costo para segmentar y controlar tus utilidades.
Habilitar producto para cobros adicionales en los pedidos	Actívalo si cobras el flete o envío de forma independiente. Debes tener un producto creado en Alegra para este concepto.
Pedido sin número de identificación	Si el cliente no registra su documento de identificación, el sistema lo facturará automáticamente como Cliente no identificado con un número específico.
Asociación de cuentas bancarias	Asocia las cuentas de Alegra con las de tu tienda. Usa + Nueva equivalencia para vincular formas de pago: ej. Billetera Mastershop para "cod" (contraentrega) y Caja general para "bank" (pagos anticipados).
Habilitar el pago contraentrega como una forma de pago	Actívala solo si ofreces esta modalidad. Deberás indicar la cuenta por defecto (ej. Billetera Mastershop o Caja General).

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📌 Nota: 

• Factura de Venta Electrónica (Venta directa): al elegir esta opción, cada pedido genera un documento legal que se reporta automáticamente, lo que automatiza el cumplimiento ante la DIAN y garantiza que tus ingresos estén soportados legalmente en tiempo real.

• Remisión (Movimiento de mercancía): esta opción solo registra la salida física de los productos de tu inventario. Se utiliza cuando necesitas controlar el stock pero prefieres emitir la factura legal en un momento posterior.

 

📦 Relación de bodegas

Al conectar tus depósitos, logras que cualquier movimiento de stock que ocurra en la bodega de MasterShop se refleje inmediatamente en la de Alegra, y viceversa. Solo debes hacer clic en + Sincronizar bodega > seleccionar tu bodega de MasterShop junto a su equivalente en Alegra; al hacer esto, garantizas que tu inventario esté siempre actualizado en ambas plataformas en tiempo real y sin necesidad de realizar ajustes manuales.

🎥 Observa: 

 

 

🏷️ Relación de productos

Para que la automatización funcione correctamente, haz clic en + Sincronizar productos, selecciona tu producto en MasterShop y elige su equivalente en Alegra. Debes realizar este proceso manualmente con cada uno de los artículos de tu catálogo.

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📢 Importante: 

• Gestión de productos variables: si en MasterShop tienes un producto con variaciones (ej. tallas o colores), debes crear en Alegra un producto individual por cada variación. Por ejemplo, si un artículo tiene 4 variaciones, en Alegra deberás tener 4 productos creados para poder relacionarlos uno a uno.

• Nuevos productos: secuerda que cada vez que crees un producto nuevo en tu tienda, debes realizar esta sincronización para asegurar que la integración funcione con todo tu inventario.

 

⚡ ¿Qué acciones puedes realizar tras la configuración?

Las acciones permiten que MasterShop cree automáticamente el documento en Alegra. Haz clic en el icono del lápiz (editar) > selecciona el disparador y dale clic a Guardar para que la configuración quede activa.

Estas reglas de automatización aplican tanto para la generación de Facturas de venta electrónicas como para Remisiones:

• Configuración según el método de pago: para asegurar que el documento se genere en el momento correcto, elige el disparador adecuado:

  • 🚚 Pago contraentrega: selecciona Pedido entregado. Así, la factura o remisión se crea solo cuando confirmas que el cliente ya pagó al recibir el producto.

  • 💳 Pago anticipado: te recomendamos seleccionar Pedido en tránsito. Como el pago ya está confirmado, el documento se genera apenas el producto sale hacia su destino.

🎥 Observa: 

 

 

🕒 ¿Cómo realizar seguimiento en la sección de Historial?

Esta sección es fundamental para conocer la trazabilidad de tus documentos y asegurar que la integración opere correctamente.

• Gestión de errores: si ocurre un fallo, recibirás una notificación por correo para revisar el detalle en MasterShop.

• Filtros de búsqueda: identifica rápidamente qué documento falló y conoce el motivo para ajustarlo de inmediato.

• Monitoreo diario: se recomienda revisar el historial una vez al día para confirmar que todo fluya correctamente.

🎥 Observa: 

 

💡 Alegratip: revisar el historial te permite detectar a tiempo si algún producto nuevo no fue vinculado o si hubo un error en los datos de un cliente, evitando vacíos en tu información financiera.

📖 Fuente de información: este artículo ha sido desarrollado tomando como referencia el tutorial: Integración Mastershop con Alegra.

 

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