El Formato 1001 reporta a la DIAN los pagos o abonos en cuenta realizados a terceros y las retenciones en la fuente practicadas durante el año fiscal. Con Alegra puedes configurar las cuentas que se incluyen, ajustar las columnas del reporte y generarlo en Excel listo para cargar al portal de la DIAN.
👉 Índice
📄 ¿Qué es el formato 1001 y quién debe presentarlo?
Es el reporte donde se detallan los pagos o abonos en cuenta realizados a terceros y las retenciones practicadas durante el período fiscal. Es uno de los formatos más usados de información exógena, y lo presentan las empresas y personas que cumplen con los topes definidos por la DIAN cada año.
📌 Marco normativo
- Obligados a presentar: Artículo 1 de la Resolución 000162 de 2023.
- Modificada por la Resolución 000188 de 2024.
- Conceptos a reportar: Artículo 20 de la Resolución 000162 de 2023.
💡 AlegraTip: Si no estás seguro de si tu empresa o tu cliente está obligado, validalo en la web de la DIAN o con tu contador antes de empezar la configuración. Eso te ahorra horas de trabajo si finalmente no aplica.
📑 ¿Qué información y conceptos se deben incluir?
El Formato 1001 reporta, por cada tercero:
- 👤 Datos del tercero: nombre, apellidos, tipo y número de identificación, dirección, municipio, departamento y ciudad.
- 💰 Saldos a reportar por cada concepto.
- 🧾 Retenciones practicadas en la fuente.
- 🧾 Retenciones asumidas en compras.
📍 Los conceptos válidos (códigos del 5001 al 5099, según la versión vigente) están definidos en el Artículo 20 de la Resolución 000162 de 2023.
⚙️ ¿Cómo configurar el formato 1001?
1. Ve a Configuración > Contabilidad > Configurar información exógena.
2. Selecciona el formato 1001, el año > Consultar > Configura las columnas.
3. Haz clic en Guardar cambios.
🔧 Configuración de las columnas
| Columna | Qué incluye |
|---|---|
| Concepto | Código según la Resolución 000162 de 2023 |
| Tipo | Marca si es deducible o no deducible |
| Saldo a reportar | Elige débito, crédito o neto (o deja en blanco para automático) |
| Retenciones practicadas | Retenciones en la fuente aplicadas |
| Retenciones asumidas | Retenciones asumidas en compras |
| Identificación | Tipo y número de identificación del tercero |
| Nombre o razón social | Nombre y apellidos de persona natural o razón social de persona jurídica |
| Dirección y ubicación | Dirección, municipio, departamento y ciudad del tercero |
| Pagos o abonos en cuenta | Valores pagados a terceros por conceptos reportables |
📍 También puedes usar la configuración del año anterior seleccionando Usar configuración anterior, confirmando la acción y revisando la información antes de guardar.
🔍 ¿Por qué Alegra te muestra nombres de cuentas y no códigos?
En el módulo Configurar información exógena, Alegra te muestra los nombres de las cuentas (ej. "Honorarios profesionales", "Servicios técnicos") en lugar de solo los códigos del PUC (5135, 5125, etc.). Esto es a propósito y tiene 2 razones:
- 👤 Es más fácil identificar la cuenta sin tener que memorizar el código del PUC.
- 🔄 Si tienes cuentas auxiliares con códigos largos (8+ dígitos), trabajar por nombre evita errores de tipeo.
💡 Cómo ver el código contable junto con el nombre: Pasa el cursor sobre el nombre de la cuenta — verás el código completo en un tooltip. También puedes ir a Contabilidad → Catálogo de cuentas y consultar los códigos completos junto a cada nombre.
📍 Si quieres exportar el Formato 1001 con códigos en lugar de nombres: El archivo Excel descargado sí muestra el código completo en una columna aparte. Esto te permite trabajar internamente con nombres y entregar a la DIAN el formato con los códigos PUC oficiales.
🎯 ¿Por qué aparecen cuentas que no tienen movimientos?
Cuando entras a Configurar información exógena → Formato 1001, Alegra te muestra todas las cuentas contables asociadas al concepto (por ejemplo, todas las cuentas de Honorarios para el concepto 5001), aunque algunas no tengan movimientos en el año fiscal seleccionado.
Esto puede confundir si tu intención es ver solo las que entran en el reporte.
📍Lo importante: Las cuentas sin movimientos durante el año fiscal no aparecen en el reporte exportado. Solo se incluyen las cuentas con saldos del año seleccionado. La configuración se conserva para que no tengas que volver a parametrizar el año siguiente si esas cuentas empiezan a tener movimiento.
💡 AlegraTip — Si quieres filtrar visualmente: En la pantalla de configuración, usa el buscador para filtrar por nombre o código y ver solo las cuentas que sí estás usando. También puedes ordenar por "Última fecha de movimiento" para identificar rápido cuáles están activas.
📤 ¿Cómo generar el formato 1001?
1. Dirígete a Reportes > Información exógena.
2. Selecciona Formato 1001 - Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas.
3. Elige el año y haz clic en Exportar.
4. Revisa el archivo que recibirás en tu correo o en el Historial de exportables.
📌 Nota: el reporte se descarga en Excel.
Observa:
📢 Recomendaciones importantes
- No es obligatorio completar todos los campos: estos varían según cada empresa.
- Asegúrate de tener creadas las cuentas contables en las que se registrarán los pagos o abonos que realices a terceros.
- Mantén actualizada la información de tus contactos: nombre, apellidos, identificación, dirección, municipio, departamento y ciudad.
- Para reportar en un solo registro los conceptos menores a 3 UVT, activa la opción Cuantías menores. Estos quedarán bajo NIT 222222222, razón social Cuantías menores y tipo de documento 43.
- Si perteneces al Régimen Simple de Tributación, reporta todos los valores como no deducibles y diligencia cero (0) en la casilla de deducibles.
