A través del Conciliador fiscal puedes conectar tu cuenta de Alegra con la DIAN para importar la información de tus documentos electrónicos. Con esta herramienta podrás visualizar la información relacionada con las compras, ventas y hallar diferencias entre la DIAN y tu contabilidad, simplificando el proceso de conciliación y asegurándote la correcta presentación de tus obligaciones.
Por ejemplo: “La Empresa Ejemplar realizaba sus conciliaciones fiscales en un archivo de Excel, lo cual le tomaba bastante tiempo y esfuerzo. Ahora utiliza el Conciliador fiscal de Alegra para agilizar y realizar el proceso de manera sencilla”.
👉 Índice
- ¿Qué es y para qué sirve el Conciliador fiscal?
- ¿Cómo importar los datos?
- Gestiona tus conciliaciones fiscales.
- ¿Cómo realizar una conciliación fiscal?
📢 Aclaraciones importantes sobre la conciliación fiscal.
1. ¿Qué es y para qué sirve el Conciliador fiscal?
El Conciliador fiscal te permite obtener el panorama completo de tus transacciones reportadas ante la DIAN en un periodo específico, para que puedan ser comparadas con los registros contables de tu cuenta. Además, ofrece la posibilidad de conocer el detalle de cada registro, facilitando su conciliación y análisis.
Entre los beneficios y ventajas de la herramienta se destacan:
- Centralizar la información de ambas bases de datos (Alegra y DIAN) en un solo lugar.
- Evitar tener que realizar conciliaciones manuales en archivos de Excel.
- Identificar qué impuestos se encuentran registrados en la DIAN.
- Identificar las devoluciones aplicadas en tus compras y ventas.
- Facilitar la gestión contable y fiscal de tu empresa.
- Permitir detectar incongruencias que puedan resultar en multas o sanciones.
2. ¿Cómo importar los datos?
Sigue estos pasos:
1. Desde el menú de “Contabilidad” selecciona la opción “Conciliador fiscal” y haz clic en “Importar información”.
📍 Nota: al crear una conciliación por primera vez, podrás configurar las “Numeraciones a conciliar”. Allí debes marcar aquellas que vas a incluir en tus próximas conciliaciones fiscales.
2. “Conecta tu usuario de la DIAN”: en este paso tienes dos opciones:
✅ Token de acceso: copia y pega desde tu correo el token o link de acceso a la DIAN. Conoce cómo obtener el link de acceso.
✅ Subir el archivo: agrega el archivo que descargaste previamente de la DIAN. Conoce cómo descargar listados en la DIAN.
Luego, haz clic en “Continuar”.
3. “Elige el periodo a conciliar”: selecciona el periodo del que vas a traer tus ventas y compras desde la DIAN. Luego, haz clic en “Continuar”.
📍 Nota: debes seleccionar el periodo si cargaste la información vía “Token de acceso”; si fue mediante “Subir archivo”, se completa automáticamente.
4. “Sincroniza tu información”: puedes esperar a que la importación se complete al 100% o “Continuar en segundo plano” si así lo prefieres.
📍 Nota: el tiempo de espera dependerá de la cantidad de información a importar.
5. ¡Información importada! Felicidades, los datos se importaron con éxito, haz clic en “Continuar”.
Observa:
📍 Nota: puedes modificar las numeraciones desde el botón de configuración. Los cambios se aplicarán a partir de la próxima conciliación y pueden ajustarse tantas veces como sea necesario.
Observa:
✏️ ¿Cómo obtener el link de acceso?
Desde el correo que recibiste de la DIAN, haz clic derecho en “Ingrese aquí” y selecciona “Copiar dirección de enlace” (en Windows) o “Copiar la dirección del vínculo” (en Mac). Este será el enlace que debes pegar en el campo “Token de acceso” en Alegra.
Observa:
📢 Importante: fallo en la conexión con la DIAN
Si estando en el paso “Sincroniza tu información” notas que falla el proceso de conexión con la DIAN, puede ser por varias causas:
- El token que suministraste se venció (recuerda que tiene duración máxima de una hora).
- La página de la DIAN está caída o experimenta intermitencias.
Para solucionarlo, te recomendamos verificar que el servicio de la DIAN esté disponible, generar un nuevo token de acceso y “Reintentar la conexión”. Si no logras continuar el proceso, comunícate con nuestro equipo de soporte para apoyarte.
3. Gestiona tus conciliaciones fiscales
Una vez importada la información, encontrarás el listado de conciliaciones, ordenadas por número, fecha desde, fecha hasta, total de documentos DIAN, valor por conciliar, estado en Alegra y la opción de “Ver detalles” para cada una. También dispones de los botones “Crear conciliación” para realizar una nueva importación y “Filtrar” para realizar una búsqueda personalizada.
Cuando ingresas al detalle de un periodo importado, encontrarás el resumen de la información, los saldos de las ventas, de las compras y el valor total por conciliar.
Observa:
📝 Acciones
- Conciliar: haz clic para iniciar el proceso de conciliación.
- Comparar con Alegra: desactiva esta opción para mostrar únicamente los saldos importados de la DIAN.
- Ver detalles: encontrarás un reporte mucho más específico en donde podrás analizar los saldos de tus compras y ventas. Desde esta vista también puedes ir a “Conciliar” el periodo.
- Eliminar: puedes realizar esta acción desde el listado de las conciliaciones.
Observa:
4. ¿Cómo realizar una conciliación fiscal?
Desde el panel del Conciliador fiscal sigue estos pasos:
1. Accede al resumen del periodo que vas a conciliar haciendo clic en “Ver detalles”.
2. Haz clic en “Conciliar”.
3. Concilia los registros de tus ventas, compras y pagos.
Observa:
📝 Acciones
- Posponer: guarda el avance de la conciliación para continuar más tarde.
- Actualizar: permite sincronizar los nuevos registros que estaban pendientes por ingresar en Alegra.
📢 Aclaraciones importantes sobre la conciliación fiscal
- Las partidas comparadas que no presentan diferencias o descuadres entre sí, son conciliadas de manera automática, podrás consultarlas en la sección “Conciliados”. Además, desde esta sección también podrás deshacer la conciliación de los documentos que hayas conciliado de forma manual. Los que concilia Alegra en automático no se pueden deshacer.
- Los documentos resaltados en color rojo indican que no existe uno de los registros para aplicar la conciliación. Podrás crear la factura o verificar su estado de emisión ante la DIAN.
- Los documentos resaltados en color amarillo sugieren que existe una variación entre los datos de ambas partidas, por ejemplo, en el contacto, en el número del documento o en los montos totales con diferencias decimales.
📢 Nota: puedes decidir presentar la conciliación con estas diferencias marcando la casilla resaltada. Si requieres revertir esta acción, podrás hacerlo desde la sección “Conciliados”.
Observa:
- Al realizar la conciliación de tus compras, es posible que encuentres registros que no tengan una factura emitida electrónicamente ante la DIAN. Para gestionar estos casos, puedes hacer clic en “Compra sin soporte”, que te permitirá excluirlos de la conciliación y localizarlos en la sección “Sin soporte electrónico”. Esta sección es útil para identificar las compras que carecen de la respectiva factura de venta electrónica, así como para hacerles seguimiento o deshacerlas en caso de ser necesario, devolviéndolas al panel de conciliación.
Observa:
- Al realizar la conciliación de tus ventas, es posible que encuentres ventas no fiscales, es decir, sin soporte electrónico otorgado por la DIAN. Para gestionar estos casos, puedes hacer clic en “Venta sin soporte”, que te permitirá excluirlos de la conciliación y localizarlos en la sección “Sin soporte electrónico”. Al igual que en las compras, desde esta sección puedes identificar las ventas que no se emitieron electrónicamente, así como hacerles seguimiento o deshacerlas en caso de ser necesario, devolviéndolas al panel de conciliación.
Observa:
- El Conciliador fiscal también incluye pagos registrados en Alegra que no tengan factura de compra asociada, siempre que coincidan con un documento electrónico en la DIAN. Esto es útil para usuarios que registran ciertos gastos directamente desde el menú de "Pagos". Si el contacto y monto del pago coinciden con algún documento de compra traído desde la DIAN, se conciliará automáticamente y aparecerán en la sección “Conciliados” con el tipo “Pago”.
Observa:
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