Las remisiones son documentos provisionales que respaldan la entrega de mercancía a tus clientes antes de elaborar la factura de venta. Del mismo modo, las órdenes de servicio sirven para respaldar la prestación de un servicio.
En Alegra, puedes crear estos documentos para organizar tu logística y luego convertirlos en facturas de venta de manera sencilla, facilitando el proceso y ayudando a reducir errores en tu facturación.
📢 Importante: este documento es informativo y de respaldo; por sí solo, no genera registros en las cuentas de venta ni en las cuentas por cobrar. Su función es respaldar la salida física de mercancía hacia el cliente, permitiéndote llevar el control de lo entregado antes de proceder con la facturación definitiva.
👉 Índice
1. 🚀 ¿Cómo crear remisiones en Alegra?
1. Dirígete al menú de Ingresos, selecciona la opción Remisiones y haz clic en + Nueva remisión.
2. Completa con la información solicitada y finaliza haciendo clic en Guardar.
🎥 Observa:
📝 Formulario - Nueva Remisión
| Campo | Descripción |
| Moneda | Elige la divisa en la que se realizará la transacción (ej. Pesos, Dólares). |
| Lista de precios | Selecciona el esquema de precios que deseas aplicar a los productos de esta remisión. |
| Vendedor |
Asocia al asesor comercial responsable de la gestión con el cliente. |
| Bodega | Indica el lugar físico de donde saldrán los productos para descontarlos del inventario. |
| Centro de costo | Asigna la remisión a un área o proyecto específico para segmentar tus reportes. |
| Tipo de documento* | Define el tipo de documento a crear; en este caso selecciona Remisión. |
| Contacto* | Selecciona o crea el cliente al cual se le entregará la mercancía o servicio. |
| Identificación | Número de documento o NIT del contacto seleccionado (se llena automáticamente). |
| Teléfono | Número de contacto del cliente para temas logísticos y de entrega. |
| Creación* | La fecha en la que se elabora y emite el documento de remisión. |
| Vencimiento* | Fecha límite estimada para formalizar la factura o completar el servicio. |
| Ítem* | El producto o servicio que se va a entregar (puedes buscarlo por nombre). |
| Referencia | Código interno (SKU) que identifica de forma única a cada producto. |
| Precio* | Valor unitario del ítem seleccionado según la lista de precios o ingresado manualmente. |
| Descuento | Porcentaje o valor que deseas restar al precio base del producto. |
| Impuesto | Gravamen aplicado al producto (ej. IVA), si aplica para este documento informativo. |
| Descripción | Espacio para añadir detalles adicionales sobre el ítem o condiciones de entrega. |
| Cantidad* | Número de unidades físicas que salen de tu inventario para el cliente. |
📌 Nota: en el detalle del producto verás dos datos clave: cantidad en inventario y cantidad en remisión (entregada, pero aún no facturada). Así puedes controlar tu stock físico vs. disponible.
a. ✏️ Acciones adicionales
Una vez creada la remisión, desde la parte superior del documento podrás:
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❇️ Imprimirla: genera la versión lista para impresión o entrega física al cliente.
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❇️ Descargarla: guarda el documento en tu equipo en formato digital.
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❇️ Clonarla: crea una copia con la misma información para agilizar nuevos registros similares.
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❇️ Enviarla por correo: comparte el documento directamente con tu cliente desde el sistema.
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❇️ Convertirla en venta (factura): genera la factura a partir de la remisión, manteniendo los ítems asociados.
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❇️ Adjuntar archivos: agrega documentos de soporte como órdenes de compra, guías firmadas o comprobantes.
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❇️ Cerrar la remisión: permite cerrar remisiones parcialmente facturadas para evitar que queden abiertas indefinidamente. Puedes volver a abrirla en cualquier momento para editarla o continuar con la facturación de los ítems pendientes.
Observa:
-
❇️ También puedes exportar a Excel todas tus remisiones si así lo deseas.
Observa:
2. 🔄 ¿Cómo convertir remisiones en facturas de venta?
En Alegra cuentas con dos caminos sencillos para formalizar el cobro de tus entregas. Elige la que mejor se adapte a tu flujo de trabajo:
a. 📦 Desde el módulo de Remisiones
1. Dirígete al menú Ingresos y selecciona la opción Remisiones.
2. Haz clic en la remisión que deseas facturar y selecciona Convertir en factura. Revisa los ítems que se cargarán.
Puedes:
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Facturar parcialmente: elimina los ítems que no cobrarás ahora; quedarán pendientes en la remisión.
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Agregar ítems: incluye productos o servicios adicionales antes de generar la factura.
3. Finalmente, haz clic en Guardar para generar la factura de venta.
🎥 Observa:
b. ➕ Desde el formulario Nueva factura de venta
3. 📑 ¿Cómo facturar varias remisiones al mismo tiempo?
Alegra te ayuda a optimizar tu tiempo, permitiéndote facturar varias remisiones de forma simultánea. Al seleccionar múltiples documentos desde el listado, el sistema generará automáticamente una factura en una nueva pestaña con toda la información consolidada.
👉 Para que esta acción sea posible, las remisiones deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Deben estar a nombre del mismo cliente.
- Deben estar en estado Pendiente por facturar.
- No pueden ser remisiones anuladas.
🎥 Observa:
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