Las Devoluciones en ventas son documentos que utiliza el vendedor para anular o corregir facturas de venta anteriormente generadas. Adicionalmente, las notas crédito funcionan como comprobante en caso de devolución y de descuento otorgado al cliente.
En Solo Facturación, las notas crédito son documentos que te permiten anular, corregir o ajustar facturas ya emitidas. Además, sirven como soporte en casos de devoluciones, rebajas o descuentos otorgados a tus clientes.
👉 Índice
- 🔢 ¿Cómo configurar la numeración para notas crédito electrónicas?
- 🧾 ¿Cuáles son los tipos de devoluciones en ventas?
- ✍️ ¿Cómo emitir una devolución en ventas?
🔢 ¿Cómo configurar la numeración para notas crédito electrónicas?
1. Dirígete al menú Configuración. En Facturación, selecciona Numeraciones.
2. Haz clic en el botón + Nueva numeración y en la opción Tipo de documento, selecciona Nota crédito.
📌 Nota: recuerda que debes activar la numeración electrónica.
3. Completa la información solicitada y finaliza dando clic en Guardar.
🎥 Observa:
📢 Importante
Una vez configurada la numeración, es relevante que configures la precisión decimal. Recuerda que para emitir una nota crédito se debe utilizar la misma precisión que utilizaste en la factura de venta, de lo contrario, te podría salir la siguiente notificación:
Para conocer la precisión decimal de tu cuenta, dirígete al menú de Configuración e ingresa a la opción Empresa del recuadro Empresa.
🧾 ¿Cuáles son los tipos de devoluciones en ventas?
En Solo Facturación, al momento de emitir una nota crédito debes elegir el tipo según el motivo de la operación. Cada uno tiene un uso específico que asegura que tu contabilidad y los documentos enviados a la DIAN estén correctos:
👉 Esta clasificación aplica tanto para las notas crédito de facturas electrónicas como para las notas de ajuste POS.
| Tipo de nota crédito | Nota Crédito | Nota ajuste POS | Uso principal |
|---|---|---|---|
| Devolución parcial de bienes y/o no aceptación parcial del servicio | ✅ | ✅ | Cuando el cliente devuelve parte de los productos o no acepta un servicio. |
| Anulación de factura electrónica | ✅ | ❌ | Cancelar una factura electrónica emitida con errores. |
| Rebaja o descuento parcial o total | ✅ | ✅ | Aplicar un descuento o rebaja sobre el valor facturado. |
| Ajuste de precio | ✅ | ✅ | Corregir diferencias en el valor facturado. |
| Descuento comercial por pronto pago | ✅ | ❌ | Otorgar un descuento por pagar antes de la fecha límite. |
| Descuento comercial por volumen de ventas | ✅ | ❌ | Beneficio otorgado por compras en grandes cantidades. |
| Anulación del documento equivalente electrónico (POS) | ❌ | ✅ | Cancelar una venta realizada en el punto de venta. |
| Otros | ✅ | ✅ | Está disponible únicamente en notas crédito no electrónicas y en notas de ajuste. |
📌Nota: si necesitas registrar una situación distinta a las opciones listadas, debes seleccionar la opción Otros y detallar el motivo en la descripción de la nota crédito. Esto garantiza mayor claridad en tus registros contables y ante la DIAN.
✍️ ¿Cómo emitir una devolución en ventas?
En Alegra, cuentas con la flexibilidad de registrar tus devoluciones de forma rápida y organizada. El sistema te ofrece dos caminos diferentes para realizar este proceso; puedes elegir el que mejor se adapte a tu flujo de trabajo o a la necesidad del momento:
a. 🔄 Desde el menú de Devoluciones en ventas
1. Dirígete al menú Ingresos y selecciona la opción Devoluciones en ventas > + Nueva devolución.
2. Completa la información solicitada y finaliza haciendo clic en Emitir para aplicar los cambios y emitir la nota crédito.
📌 Nota: según el tipo de nota crédito que asignes, el sistema te permitirá asociar automáticamente la información de la factura o modificar los datos necesarios antes de guardar.
🎥 Observa:
📢 Importante
Solo se puede agregar una factura por cada nota de crédito, si deseas anular dos facturas de venta, se deberán crear dos notas de crédito.
📝 Formulario Nueva devolución
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Cliente | Selecciona el cliente al que se le aplicará la nota crédito. |
| Tipo de nota crédito | Despliega la lista y elige el tipo de operación correspondiente (devolución, rebaja, ajuste, etc.). |
| Fecha de creación | Indica la fecha en la que se genera la nota crédito. |
| Factura de venta asociada | Selecciona la factura a la que estará vinculada la nota crédito. |
| Razón | Escribe el motivo que justifica la creación de la nota crédito. |
| Notas | Agrega observaciones adicionales que serán visibles en la impresión del documento. |
b. 📄 Desde una Factura de venta
1. Dirígete al menú Ingresos y selecciona la opción Facturas de venta.
2. Ingresa a la factura de venta a la que aplicarás la nota de crédito y el la fila de acciones, haz clic en Más acciones > Aplicar nota de crédito.
📌 Nota: si la opción no está activa, es porque ya aplicaste una nota crédito. Para aplicar una segunda nota, debes hacerlo desde Devoluciones en ventas.
3. El sistema completará la misma información de la factura en la nota crédito de forma automática. Valida los datos agregados al documento > Emitir.
🎥 Observa:
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