Las Devoluciones en ventas son documentos que utiliza el vendedor para anular o corregir facturas de venta anteriormente generadas. Adicionalmente, las notas crédito funcionan como comprobante en caso de devolución y de descuento otorgado al cliente.
En Solo Facturación, las notas crédito son documentos que te permiten anular, corregir o ajustar facturas ya emitidas. Además, sirven como soporte en casos de devoluciones, rebajas o descuentos otorgados a tus clientes.
👉 Índice
- 🔢 ¿Cómo configurar la numeración para notas crédito electrónicas?
- 🧾 ¿Cuáles son los tipos de devoluciones en ventas?
- ✍️ ¿Cómo emitir una devolución desde cero?
- 📑 ¿Cómo emitir una devolución desde la factura de venta?
🔢 ¿Cómo configurar la numeración para notas crédito electrónicas?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Configuración.
2. En el recuadro de Facturación selecciona la opción Numeraciones.
3. Haz clic en el botón Nueva numeración.
4. Completa la información. 🔎 Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, haz clic en el botón Guardar para conservar los cambios.
Observa:
📝 Formulario - Nueva numeración
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Tipo de documento | Elige la opción Nota crédito para este tipo de numeración. |
| Numeración electrónica | Activa esta opción para emitir las notas crédito de forma electrónica ante la DIAN. |
| Nombre | Ingresa un nombre que te permita identificar fácilmente esta numeración frente a otras creadas. |
| Número inicial | Define el número con el que iniciará la numeración. Si es la primera nota crédito, coloca 1. |
| Numeración automática | Marca esta opción para que el sistema asigne los números de forma consecutiva en las próximas notas crédito. |
| Prefijo | Ingresa un prefijo si necesitas diferenciar varias numeraciones, por ejemplo, por punto de venta. |
| Preferida | Selecciona esta opción para que esta numeración sea la predeterminada al crear nuevas notas crédito. |
📢 Importante: una vez configurada la numeración, es relevante que configures la precisión decimal. Recuerda que para emitir una nota crédito se debe utilizar la misma precisión que utilizaste en la factura de venta, de lo contrario, te podría salir la siguiente notificación:
Para conocer la precisión decimal de tu cuenta, dirígete al menú de Configuración e ingresa a la opción Empresa del recuadro Empresa.
🧾 ¿Cuáles son los tipos de devoluciones en ventas?
En Solo Facturación, al momento de emitir una nota crédito debes elegir el tipo según el motivo de la operación. Cada uno tiene un uso específico que asegura que tu contabilidad y los documentos enviados a la DIAN estén correctos:
👉 Esta clasificación aplica tanto para las notas crédito de facturas electrónicas como para las notas de ajuste POS.
| Tipo de nota crédito | Nota Crédito | Nota ajuste POS | Uso principal |
|---|---|---|---|
| Devolución parcial de bienes y/o no aceptación parcial del servicio | ✅ | ✅ | Cuando el cliente devuelve parte de los productos o no acepta un servicio. |
| Anulación de factura electrónica | ✅ | ❌ | Cancelar una factura electrónica emitida con errores. |
| Rebaja o descuento parcial o total | ✅ | ✅ | Aplicar un descuento o rebaja sobre el valor facturado. |
| Ajuste de precio | ✅ | ✅ | Corregir diferencias en el valor facturado. |
| Descuento comercial por pronto pago | ✅ | ❌ | Otorgar un descuento por pagar antes de la fecha límite. |
| Descuento comercial por volumen de ventas | ✅ | ❌ | Beneficio otorgado por compras en grandes cantidades. |
| Anulación del documento equivalente electrónico (POS) | ❌ | ✅ | Cancelar una venta realizada en el punto de venta. |
| Otros | ✅ | ✅ | Está disponible únicamente en notas crédito no electrónicas y en notas de ajuste. |
📍Nota: si necesitas registrar una situación distinta a las opciones listadas, debes seleccionar la opción Otros y detallar el motivo en la descripción de la nota crédito. Esto garantiza mayor claridad en tus registros contables y ante la DIAN.
✍️ ¿Cómo emitir una devolución desde cero?
📢 Importante: para cuentas registradas en Colombia, las notas de crédito se generan desde el menú de ingresos, seleccionando la opción Devoluciones en ventas.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú Ingresos y selecciona la opción Devoluciones en ventas.
2. Haz clic en el botón + Nueva devolución.
3. Completa la información. Observa los campos del formulario y su explicación.
📍 Nota: según el tipo de nota crédito que asignes, el sistema te permitirá asociar automáticamente la información de la factura o modificar los datos necesarios antes de guardar.
4. Finalmente, haz clic en Emitir para aplicar los cambios y emitir la nota crédito.
Observa:
📢 Importante: solo se puede agregar una factura por cada nota de crédito, si deseas anular dos facturas de venta, se deberán crear dos notas de crédito.
📝 Formulario - Nueva devolución
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Cliente | Selecciona el cliente al que se le aplicará la nota crédito. |
| Tipo de nota crédito | Despliega la lista y elige el tipo de operación correspondiente (devolución, rebaja, ajuste, etc.). |
| Fecha de creación | Indica la fecha en la que se genera la nota crédito. |
| Factura de venta asociada | Selecciona la factura a la que estará vinculada la nota crédito. |
| Razón | Escribe el motivo que justifica la creación de la nota crédito. |
| Notas | Agrega observaciones adicionales que serán visibles en la impresión del documento. |
📑 ¿Cómo emitir una devolución desde la factura de venta?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú Ingresos y selecciona la opción Facturas de venta.
2. Ubica la factura de venta a la que aplicaras la nota de crédito y en la columna de Acciones selecciona Ver detalle.
3. Haz clic en el botón Más acciones y selecciona la opción Aplicar nota de crédito.
📍 Nota: si la opción no está activa, es porque ya aplicaste una nota crédito. Para aplicar una segunda nota, debes hacerlo desde cero.
4. El sistema completará la misma información de la factura en la nota crédito de forma automática. Válida los datos agregados al documento.
5. Finalmente, haz clic en Emitir para aplicar los cambios y emitir la nota crédito.
Observa:
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