La Empresa ABC necesitaba corregir facturas emitidas, devolver productos y otorgar descuentos comerciales sin afectar su contabilidad. Gracias a Alegra, logró automatizar todo el proceso de devoluciones y notas crédito, cumpliendo con los requisitos de la DIAN y manteniendo sus registros siempre actualizados. 🚀
👉 Índice
1. 🧾 ¿Qué son las devoluciones en ventas y cuándo aplicarlas?
En Alegra, las devoluciones en ventas permiten corregir o ajustar facturas de forma formal y controlada. La Empresa ABC las usa cuando un cliente devuelve productos, solicita un descuento o requiere una anulación parcial o total de una factura.
Casos en los que la Empresa ABC aplicó devoluciones:
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El cliente devuelve total o parcialmente los productos adquiridos.
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Es necesario anular una factura de venta.
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Se requiere aplicar un descuento o ajuste que no se incluyó en la factura original.
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Se necesita corregir una factura con pagos aplicados o retenciones, sin eliminar esos movimientos.
La devolución genera una nota crédito, que ajusta los valores contables y fiscales asociados a la factura original.
2. ⚙️ ¿Cómo configuro la numeración de las devoluciones?
Antes de comenzar a generar devoluciones, la Empresa ABC configuró su numeración propia:
1. Ingresó al menú de Configuración, en la sección de Facturación, seleccionó Numeraciones > Nueva numeración.
2. Completó la información.
3. Finalmente, hizo clic en Guardar para conservar los cambios.
🎥 Observa:
📍Nota: antes de generar devoluciones, la Empresa ABC válida si la factura original está habilitada como electrónica. Si lo está, configura la numeración para notas crédito electrónicas cumpliendo con los requisitos de la DIAN. Si no lo está, puede crear una nota crédito propia para uso interno o ajustes tradicionales.
3. 🧮 ¿Cómo crear una devolución?
Cuando la Empresa ABC recibió una devolución parcial o necesitaba aplicar un descuento, siguió estos pasos:
1. Entró al menú Ingresos > Devoluciones en ventas > Nueva devolución.
2. Seleccionó al cliente que realizaba la devolución.
3. En el campo Crédito a venta, asocia la factura que deseas ajustar (aunque tenga pagos o retenciones).
4. Hizo clic en Guardar para registrar la nota crédito correspondiente.
🎥 Observa:
4. 🔄 ¿Cómo aplicar devoluciones a facturas con pagos o retenciones?
La Empresa ABC puede aplicar devoluciones incluso si la factura:
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Tiene pagos parciales o totales.
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Incluye retenciones aplicadas.
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Genera saldos a favor del cliente.
En estos casos:
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No es necesario eliminar recibos de caja ni otros documentos previos.
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El sistema conserva la trazabilidad contable y fiscal de cada movimiento.
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La devolución se registra correctamente y mantiene el historial de la operación original.
5. 💰 ¿Qué puedes hacer con el valor de una devolución?
Al generar una devolución en ventas, puedes:
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Devolver el dinero al cliente: registra la salida del dinero sin eliminar pagos previos.
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Abonar el valor a otra factura: utiliza el valor de la devolución para compensar facturas pendientes.
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Dejar el saldo como crédito a favor: conserva valor disponible para aplicar en futuras ventas.
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Emitir la devolución sin gestionar el pago de inmediato: decide después qué hacer con el saldo.
📌 Recomendaciones
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Usa notas crédito para registrar devoluciones y ajustes contables correctamente.
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Si la factura tiene pagos aplicados, retenciones o saldos a favor, el proceso te permite gestionarlo sin eliminar movimientos previos.
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Conserva los documentos y motivos de la devolución para respaldo contable y fiscal.
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Asegúrate de que los datos de la factura y la nota crédito coincidan para evitar errores en el sistema.
Ahora puede corregir facturas, aplicar descuentos o gestionar devoluciones de forma automática, rápida y segura, todo desde un solo lugar con Alegra.
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