La Empresa ABC necesitaba corregir facturas emitidas, devolver productos y otorgar descuentos comerciales sin afectar su contabilidad. Gracias a Alegra, logró automatizar todo el proceso de devoluciones y notas crédito, cumpliendo con los requisitos de la DIAN y manteniendo sus registros siempre actualizados. 🚀
👉 Índice
- 🧾 ¿Qué son las devoluciones en ventas y cuándo aplicarlas?
- ⚙️ ¿Cómo configuró las devoluciones?
- 🧮 ¿Cómo crear una devolución?
- 🏷️ ¿Cómo aplicó descuentos posteriores en sus devoluciones?
- 📊 ¿Qué beneficios aplicó la Empresa ABC?
🧾 ¿Qué son las devoluciones en ventas y cuándo aplicarlas?
En Alegra, las devoluciones en ventas permiten corregir o ajustar facturas de forma formal y controlada. La Empresa ABC las usa cuando un cliente devuelve productos, solicita un descuento o requiere una anulación parcial o total de una factura.
Casos en los que la Empresa ABC aplicó devoluciones:
- Cuando un cliente devolvió parte de los productos por defectos.
- Cuando se aplicó un descuento comercial después de crear la factura.
- Cuando se detectó un error en el precio o cantidad facturada.
- Cuando fue necesario anular una factura completa.
⚙️ ¿Cómo configuró las devoluciones?
Antes de comenzar a generar devoluciones, la Empresa ABC configuró su numeración propia:
1. Ingresó al menú de Configuración, en la sección de Facturación, seleccionó Numeraciones > Nueva numeración.
2. Completó la información.
3. Finalmente, hizo clic en Guardar para conservar los cambios.
🎥 Observa:
📍Nota: antes de generar devoluciones, la Empresa ABC válida si la factura original está habilitada como electrónica. Si lo está, configura la numeración para notas crédito electrónicas cumpliendo con los requisitos de la DIAN. Si no lo está, puede crear una nota crédito propia para uso interno o ajustes tradicionales.
🧮 ¿Cómo crear una devolución?
Cuando la Empresa ABC recibió una devolución parcial o necesitaba aplicar un descuento, siguió estos pasos:
1. Entró al menú Ingresos > Devoluciones en ventas > Nueva devolución.
2. Seleccionó el cliente que realizaba la devolución.
3. En el campo Crédito a venta, eligió la factura con saldo pendiente.
4. Hizo clic en Guardar.
🎥 Observa:
📍Nota: la devolución quedó asociada a la factura original y redujo el saldo pendiente automáticamente.
Puedes consultar todas las notas crédito emitidas desde Ingresos > Devoluciones en ventas.
🏷️ ¿Cómo aplicó descuentos posteriores en sus devoluciones?
Cuando se aplicó un descuento comercial después de la emisión de la factura, la Empresa ABC utilizó la función de nota crédito por descuento:
1. Entro al menú de Ingresos y seleccionó la opción Devoluciones en ventas.
2. Hizo clic en el botón Nueva devolución.
3. Completó la información.
📍 Nota: en el campo Monto debes colocar el valor total de la nota crédito.
4. Finalmente, hizo clic en el botón Guardar para generar el documento.
🎥 Observa:
📊 Alegra ajustó automáticamente el saldo del cliente y reflejó los ingresos netos en contabilidad.
📊 ¿Qué beneficios aplicó la Empresa ABC?
- ✅ Cumplimiento total con la DIAN mediante notas crédito electrónicas.
- 🧾 Trazabilidad completa: cada devolución está asociada a la factura original.
- 📉 Control contable automático: ingresos ajustados sin errores ni duplicaciones.
- ⏱️ Agilidad operativa: ajustes y devoluciones gestionados en minutos.
- 📈 Mejor relación con clientes: devoluciones y descuentos reflejados rápidamente.
⚠️ Puntos clave a tener en cuenta
- Mantener firma digital y numeración electrónica actualizadas.
- Usar notas crédito para ajustar facturas electrónicas, no editarlas directamente.
- Registrar siempre el motivo de la devolución para respaldo documental.
- Aplicar devoluciones solo sobre facturas con saldo pendiente.
- Conservar documentos durante al menos 5 años, como exige la DIAN.
- Validar que la precisión decimal coincida entre factura y nota crédito para evitar rechazos.
Ahora puede corregir facturas, aplicar descuentos o gestionar devoluciones de forma automática, rápida y segura, todo desde un solo lugar con Alegra.
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