Las Notas de Ajuste son los documentos electrónicos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes, disminuciones parciales o la anulación de un Documento Soporte Electrónico. Son indispensables para corregir errores aritméticos o de contenido en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a expedir factura o documento equivalente.
En Alegra, puedes emitir las notas de ajuste a tus documentos soporte electrónicos de forma rápida, cumpliendo con todos los requisitos de la DIAN.
👉 Índice
⚙️ ¿Cómo configurar la numeración de tus notas de ajuste?
1. Dirígete al menú Configuración. En Facturación, selecciona Numeraciones.
2. Haz clic en el botón + Nueva numeración y en la opción Tipo de documento, selecciona Nota de ajuste a doc. soporte.
📌 Nota: recuerda que debes activar la numeración electrónica.
3. Completa la información solicitada y finaliza dando clic en Guardar.
🎥 Observa:
❓ ¿Cómo crear tus notas de ajuste?
Alegra te ofrece flexibilidad para realizar tus registros. Por ello, cuentas con dos opciones que te permiten generar tus notas de ajuste de la manera que más se adapte a tu flujo de trabajo:
a. ➕ Desde Notas de ajuste
1. Dirígete al menú de Gastos y selecciona la opción Notas de ajuste > + Nueva nota de ajuste.
2. Completa la información solicitada y finaliza haciendo clic en Emitir.
📝 Formulario Nueva Nota de ajuste
| Campo | Descripción |
| Proveedor* | Selecciona de tu lista de contactos al proveedor que corresponde el ajuste. |
| Identificación | Se completará automáticamente al seleccionar el proveedor. |
| Teléfono | Se completará automáticamente con el contacto registrado. |
| Fecha* | Selecciona la fecha en la que estás realizando el registro de la nota. |
| Tipo* | Elige el tipo de nota de ajuste (ej: Devolución, anulación o corrección). |
| No. Documento soporte | Selecciona el documento soporte específico al que deseas aplicar el ajuste. |
| Concepto | Elige la cuenta contable o categoría de gasto que vas a afectar. |
| Precio | Indica el valor unitario del ítem o el monto a ajustar. |
| Desc % | Si aplica, ingresa el porcentaje de descuento que se restará del valor. |
| Impuesto | Selecciona el impuesto asociado si el documento original lo incluía. |
| Cantidad | Registra el número de unidades a las que se les aplicará el ajuste. |
| Descripción | Detalla el ítem o servicio específico que estás corrigiendo. |
📌Nota: este campo solo estará visible si el documento soporte original cuenta con una o más retenciones aplicadas.
- Notas (Opcional): agrega información importante que tus proveedores verán en la nota de ajuste.
- Razón (Obligatorio): agrega la información del motivo por el que se realiza la nota de ajuste.
b. 📄 Desde un Documento Soporte
1. En el menú de Gastos, selecciona Documento Soporte.
2. Ingresa al Documento Soporte al que le aplicarás la nota de ajuste, y en la fila de Acciones haz clic en la opción Más acciones > Aplicar nota de ajuste.
3. El sistema diligenciará la misma información del Documento Soporte electrónico en la Nota de Ajuste de forma automática. Válida los datos agregados al documento y finaliza dando clic en Emitir.
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