Cuando tu conexión a internet falla, Alegra POS te permite seguir vendiendo en modo de contingencia usando una numeración de papel autorizada por la DIAN. Así no detienes tus ventas y cumples con la normativa. En este artículo te explicamos cómo funciona.
📢 Importante: La facturación en contingencia aplica para usuarios que tienen habilitada la facturación electrónica en su cuenta de Alegra POS en Colombia.
👉 Índice
- 💡 ¿Qué es la facturación en contingencia?
- 🔧 ¿Cómo configurar la numeración de contingencia?
- 💳 ¿Cómo vender sin conexión a internet?
- ✔️ ¿Cómo identificar facturas sincronizadas y sin sincronizar?
- 🔧 ¿Cómo editar facturas con estado "Error"?
💡 ¿Qué es la facturación en contingencia?
La facturación en contingencia es un mecanismo que la DIAN autoriza para que puedas continuar emitiendo documentos cuando no tienes acceso a internet. En este modo, usas una numeración de papel (no electrónica) que debes haber habilitado previamente ante la DIAN.
Una vez recuperes la conexión, debes reportar estos documentos a la DIAN dentro del plazo establecido.
📍La contingencia es diferente a la tirilla de impresión offline. 🔎 ¿Qué es la tirilla de impresión en ventas sin conexión?
✅ ¿Qué necesitas antes de empezar?
- Tener habilitada la facturación electrónica en Alegra.
- Haber solicitado y recibido aprobación de la DIAN para una numeración de contingencia (papel).
- Haber configurado dicha numeración en Alegra (ver sección 3).
- Tener el talonario físico de contingencia disponible en el punto de venta.
🔧 ¿Cómo configurar la numeración de contingencia?
1. Ve a Configuración > Facturación > Numeraciones > Nueva numeración.
2. Ingresa los datos de tu resolución de contingencia aprobada por la DIAN: prefijo, rango de inicio, rango fin y fecha de vencimiento > Guardar.
📍Tipo de documento selecciona Factura de venta - Contingencia.
Observa:
📌 Nota: Esta numeración solo estará disponible para uso cuando el sistema detecte que estás sin conexión.
💳 ¿Cómo vender sin conexión a internet?
Sigue el proceso normal de venta. Alegra te avisará que no tienes internet. Cuando pierdas internet, verás un mensaje así:
Te encuentras sin internet, puedes seguir haciendo ventas, tu información se sincronizará al recuperar tu conexión.
Pasos para vender sin internet:
1. El sistema te ofrecerá usar la numeración de contingencia disponible. Selecciónala > Selecciona los productos > Vender.
2. Elige el método de pago (efectivo, tarjeta, etc.). De forma opcional, puedes:
- Seleccionar un vendedor
- Agregar observaciones sobre el pago
3. Haz clic en Facturar para generar la factura.
💡 AlegraTip: Ten siempre impreso y a mano el talonario físico de contingencia. En caso de fallo de internet, este documento es tu respaldo legal inmediato.
✔️ ¿Cómo identificar facturas sincronizadas y sin sincronizar?
Después de emitir una factura, puedes verificar su estado mirando la opción Enviar por correo.
Si está sincronizada:
- La opción "Enviar por correo" está activa (disponible)
- Puedes enviarla por email
Si no está sincronizada:
- La opción "Enviar por correo" está inactiva (gris)
- Se sincronizará cuando recuperes internet
Para ver el estado general:
-
Busca el apartado Sincronización en la pantalla.
-
Allí puedes ver qué facturas están sincronizadas (✔️) y cuáles no.
🔧 ¿Cómo editar facturas con estado "Error"?
Si una factura genera error durante la sincronización, debes editarla.
1. Busca en la parte superior de la pantalla el mensaje Error al sincronizar y haz clic en Más detalles aquí.
2. Se abrirá el menú Ventas > Busca la factura con estado Error > Editar.
3. Modifica los datos que están incorrectos (revisa producto, cantidad, precio, cliente, método de pago, etc.) > Haz clic en Guardar.
4. Selecciona nuevamente el Método de pago > Facturar para que la factura se sincronice correctamente.
Observa:
📌 Nota: Revisa bien los datos antes de guardar. Los errores más comunes son:
- Producto inexistente o con datos incorrectos
- Cantidad negativa
- Cliente no existe
- Método de pago inválido
Tips importantes para Alegra POS sin internet
-
Numeración de facturas: Si usas tanto Alegra POS como Alegra Contabilidad, usa una numeración diferente para cada uno. Esto evita conflictos en los consecutivos cuando recuperes internet.
-
Usa siempre el mismo navegador: Accederás más rápido y tendrás mejor desempeño.
-
No limpies el caché si tienes facturas pendientes: Si limpias el caché (memoria) del navegador antes de sincronizar, pierdes las facturas sin sincronizar. Solo hazlo después de estar completamente sincronizado.
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