La gestión del Documento Soporte Electrónico (DSE) ahora es más transparente. Alegra te permite mejorar la supervisión y reducir la confusión en los reportes de la DIAN, al ofrecerte las fechas de Operación y Generación separadas en el formulario y el detalle del documento.
Entender esta distinción es crucial, ya que la posibilidad de que las fechas difieran aplica específicamente cuando manejas operaciones acumuladas. Este artículo te guía para que tengas total claridad sobre la función de cada fecha y cómo son interpretadas por la DIAN.
👉 Índice
🔍 ¿Qué es el Documento Soporte Electrónico?.🗓️ ¿Cuáles son las Fechas Clave en el Documento Soporte?
🔍 ¿Cómo emitir Documentos Soporte Electrónico en compras a sujetos no obligados a facturar?.
Estas son las dos fechas que utiliza el sistema de Documento Soporte y su significado en tu contabilidad:
| Fecha | Definición y Significado |
| Fecha de operación | Es la fecha real del gasto o servicio recibido. Corresponde al momento en que se causó la operación en tu contabilidad, independientemente de cuándo se emita o envíe el Documento Soporte a la DIAN. |
| Fecha de generación | Es la fecha en la que el Documento Soporte se firma y se transmite electrónicamente a la DIAN. Es la fecha de emisión que la DIAN utiliza para registrar el documento en sus sistemas y reportes. |
Puedes conocer estas fechas yendo a Alegra > Gastos > Documentos de soporte > + Nuevo documento soporte > Tipo de operación > Acumulada.
🎥 Observa:
🔀 ¿Por qué pueden diferir las fechas en las operaciones acumuladas?
La divergencia entre estas fechas es una característica propia de las operaciones acumuladas.
Cuando usas este tipo de operación, tienes la posibilidad de consolidar varios gastos que ocurrieron en días previos en un solo Documento Soporte.
Por lo tanto, la fecha de operación siempre indicará el periodo en el que el gasto se causó realmente, mientras que la fecha de generación marcará el momento exacto de la emisión y envío electrónico a la DIAN. Esta diferencia de tiempo es lo que provoca que los periodos de ambas fechas no coincidan.
📊 ¿Cómo las refleja la DIAN en sus reportes?
La DIAN utiliza la fecha de generación para el registro oficial.
Debes tener presente que, si bien tú registras el gasto en tu contabilidad utilizando la fecha de operación, la DIAN prioriza la fecha de generación para consolidar los documentos en sus sistemas y reportes oficiales.
Por esta razón, un Documento Soporte cuya operación haya ocurrido en un periodo (ejemplo: septiembre) podría reflejarse ante la DIAN como un documento emitido en el periodo posterior (ejemplo: octubre), dependiendo de la fecha en que se haya enviado electrónicamente.
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