El Documento Soporte Electrónico es tu herramienta clave para registrar compras a proveedores no obligados a facturar. Con Alegra, creas estos documentos de forma sencilla, permitiendo contabilizar transacciones, soportar costos y deducciones, e informar compras de servicios al exterior.
👉 Índice
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🗂️ ¿Cómo crear Documentos Soporte en compras a no obligados a facturar?
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💰 ¿Cómo funciona la autorretención de IVA en Documento Soporte?
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💸 ¿Cómo aplicar retención en la fuente en Documento Soporte?
🏢 ¿Cómo realizar la habilitación en la DIAN?
Antes de crear tu primer Documento Soporte Electrónico, debes completar el proceso de habilitación en la DIAN a través del sistema MUISCA.
🔎 ¿Cuáles son los pasos para habilitarse en la DIAN como facturador electrónico?
📍 Este paso es obligatorio y debe realizarse antes de emitir cualquier Documento Soporte Electrónico.
🗂️ ¿Cómo crear Documentos Soporte en compras a no obligados a facturar?
1. Ve a Gastos > Documento soporte > Nuevo documento soporte.
2. Completa el formulario con la información solicitada.
3. Haz clic en Emitir.
🎥 Observa:
📍 Importante
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Si tu empresa genera retenciones de impuestos, haz clic en el botón Aplicar retención. Allí podrás aplicar Retención en la fuente y Retención de IVA al 100%, las cuales se enviarán directamente en el XML del documento.
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Si necesitas aplicar otro tipo de retención, primero debes emitir el documento y luego ingresar a Más acciones → Editar retenciones para registrarlas
📑 ¿Cómo clonar Documentos Soporte?
Si realizas compras similares en diferentes fechas, puedes clonar el documento soporte para ahorrar tiempo.
1. Ve a Gastos > Documento soporte > Haz clic sobre el documento a clonar.
2. Ubica el botón Mas Acciones > Clonar.
3. Verifica o actualiza la información del formulario y haz clic en Emitir.
🎥 Observa:
💡 AlegraTip: La clonación es muy útil cuando tienes compras recurrentes con los mismos proveedores.
👤 ¿Cómo gestionar contactos proveedores?
📢 Importante: Debes actualizar en tus contactos de proveedores el campo Residencia fiscal.
⚠️ Recomendaciones
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Si el contacto no está marcado como proveedor, primero debes marcarlo como tal.
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Luego define si es Residente o No residente.
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Esta información es necesaria para aplicar correctamente las retenciones.
📷 Observa:
💰 ¿Cómo funciona la autorretención de IVA en Documento Soporte?
📢 Importante: En Alegra puedes generar el Documento Soporte Electrónico y, según la validación tributaria, asociar IVA y aplicar autorretención automáticamente.
Casos comunes en los que se aplica:
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Operaciones con empresas en el exterior por prestación de servicios.
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Empresas obligadas por resolución de la DIAN según el volumen de operaciones.
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Empresas con actualización del RUT con responsabilidad 09.
📍 Nota: La autorretención se aplica sobre el 100% del IVA registrado y se reporta como autorretención ante la DIAN.
⚖️ ¿Cómo configurar retenciones de IVA?
Puedes configurarlas de dos formas.
Opción 1: Desde Configuración
1. Ve a Configuración > Impuestos > Retenciones > Nueva retención.
2. Completa el formulario con la información solicitada y haz clic en Guardar.
🎥 Observa:
Opción 2: Desde el formulario de Documento Soporte
1. Ve a Gastos > Documento soporte > Nuevo documento soporte.
2. Completa el formulario y selecciona Aplicar retención > Nueva retención.
3. Completa la información y guarda y haz clic en Emitir.
💸 ¿Cómo aplicar retención en la fuente en Documento Soporte?
1. Ve a Gastos > Documento soporte > Nuevo documento soporte.
2. Completa el formulario y selecciona + Aplicar retención > Nueva retención.
3. Completa el formulario y guarda. Luego, agrega la retención creada y haz clic en Emitir.
📄 Restricciones importantes del XML
📢 Importante: Al emitir un Documento Soporte Electrónico:
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El XML incluirá automáticamente las retenciones de Retención en la fuente y retenciones de IVA del 100%.
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No podrán añadirse ni eliminarse estas retenciones desde Más acciones → Editar retenciones después de emitido el documento.
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Solo será posible modificar la condición de asumida (gasto asumido vs. retención aplicada).
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Desde pagos asociados no se pueden añadir retenciones de Retención en la fuente ni IVA del 100%.
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Sí podrás añadir o eliminar otros tipos de retención distintos a estos.
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