Si quieres entender cómo aplicar Alegra en situaciones reales de negocio, en este artículo te muestro cómo la empresa XYZ Distribuciones logró organizar su inventario en varias bodegas, crear productos correctamente, controlar ventas, analizar reportes y gestionar compras sin errores usando Alegra. 🚀
👉 Índice
- 🏷️ ¿Cómo creó la empresa XYZ sus productos y servicios en Alegra?
- 🏬 ¿Cómo gestionó el inventario en diferentes bodegas dentro de Alegra?
- 💸 ¿Cómo registró su primera venta?
- 📋 ¿Qué reportes usó XYZ para analizar sus ventas?
- 📊 ¿Qué beneficios obtuvo XYZ al usar casos de uso integrados en Alegra?
🏷️ ¿Cómo creó la empresa XYZ sus productos y servicios en Alegra?
Antes de registrar ventas, XYZ necesitaba ordenar su catálogo. Así lo hizo:
1. Ingresó a Inventario > Ítems de venta > Nuevo ítem.
2. Creó cada producto indicando su Referencia, unidad, costo y precio.
3. Activó la opción de inventariable para controlar existencias.
4. Indicó la bodega principal en la que se almacenaría el producto.
🎥 Observa:
💡 AlegraTip: Alegra permite agregar una referencia o Código del producto o servicio, el primero para agregar un código único del producto y el segundo, para clasificarlo según los estándares definido por Colombia Compra Eficiente. 🔎 Agrega el código de producto a tus ítems de venta.
🏬 ¿Cómo gestionó el inventario en diferentes bodegas dentro de Alegra?
La empresa XYZ tenía dos puntos de almacenamiento:
-
Bodega principal
-
Bodega de distribución
Y usó Alegra así:
1. Creó ambas bodegas en Inventario > Bodegas > Nueva bodega.
2. Distribuyó existencias con Transferencias de inventario.
3. Revisó existencias por ubicación antes de generar ventas.
🎥 Observa:
📌 Nota: XYZ evitó ventas sin stock porque el sistema le mostraba existencias exactas por bodega antes de facturar.
💸 ¿Cómo registró su primera venta?
Con los productos creados y bodegas organizadas, XYZ comenzó a vender.
🧾 Registró cada venta así:
1. Entró a Ingresos > Facturas de venta > Nueva factura.
2. Seleccionó un cliente.
3. Agregó productos (Alegra muestra existencias por bodega).
4. Emitió y envió la factura al correo del cliente.
🎥 Observa:
📤 Alegra actualiza inventario automáticamente cada vez que creas una factura.
📊 ¿Qué reportes usó XYZ para analizar sus ventas?
- Ventas generales: obtuvieron una visión amplia de todas sus facturas y devoluciones emitidas durante el mes.
✨ Genera el Reporte de Ventas. - Ventas por ítem: identificaron qué productos rotaban más y ajustaron stock.
✨ Genera el Reporte de Ventas por ítems. - Ventas por cliente: detectaron sus mejores compradores y crearon campañas de fidelización.
✨ Genera el Reporte de Ventas por cliente. - Rentabilidad por ítem: revisaron qué productos dejaban más ganancia real.
✨ Genera el Reporte de Rentabilidad por ítems. - Ventas por vendedor: compararon desempeño del equipo comercial.
✨ Genera el Reporte de Ventas por vendedor. - Estado de cuenta cliente: consulta el estado de cuenta de un cliente específico. ✨ Genera el Reporte de Estado de cuenta de cliente.
- Ventas diarias: tuvieron un resumen por forma de pago y numeración.
✨ Genera el Reporte de Ventas diarias.
📊 ¿Qué beneficios obtuvo XYZ al usar estos casos de uso?
- ⏱️ Procesos más ágiles: vender, inventariar y comprar sin duplicar trabajo.
- 📦 Control total del inventario en múltiples bodegas.
- 📊 Decisiones con datos reales gracias a reportes automáticos.
- 📩 Envío automático de facturas a los clientes.
- 💰 Mejor gestión de costos y rentabilidad por producto.
- ⚠️ Menos errores humanos y riesgo de pérdidas.
⚠️ ¿Qué puntos clave debes tener en cuenta para evitar errores?
- Mantén tus bodegas bien configuradas para que ventas y compras actualicen el stock correcto.
- Crea productos con costo real actualizado para obtener rentabilidades correctas.
- Usa siempre los reportes de ventas e inventario antes de comprar o ajustar precios.
- Si cometiste un error en ventas, registra una devolución o nota crédito, no modifiques stock manualmente.
- Evita crear productos duplicados: afecta reportes y existencias.
👉 Con Alegra, la empresa XYZ pasó de manejar Excel desordenados a tener un sistema automatizado, visual y confiable que facilita decisiones basadas en datos reales.
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