Si tu empresa necesita respaldar compras a proveedores que no emiten factura electrĂłnica, con Alegra puedes generar el Documento Soporte ElectrĂłnico de forma rápida, segura y cumpliendo con la DIAN. En este artĂculo te mostramos cĂłmo la empresa XYZ pasĂł de habilitarse en la DIAN a emitir su primer documento soporte directamente desde Alegra. 🚀
👉 Índice
- 📝 ¿Qué hizo la empresa XYZ para habilitarse como emisora de Documento Soporte Electrónico?
- ⚙️ ¿Cómo configuró la numeración del Documento Soporte en Alegra?
- 🧾 ¿Cómo creó y envió su primer Documento Soporte desde Alegra?
- 📊 ¿Qué beneficios obtuvo con Alegra y la DIAN?
📝 ¿Qué hizo la empresa XYZ para habilitarse como emisora de Documento Soporte Electrónico?
La empresa XYZ iniciĂł el proceso con la DIAN:
1. RegistrĂł su habilitaciĂłn para emitir Documento Soporte ElectrĂłnico.
- SeleccionĂł un software de un proveedor tecnolĂłgico y eligiĂł Alegra como plataforma autorizada.
- VerificĂł que su RUT estuviera actualizado con la responsabilidad fiscal correcta para autorretenciĂłn de IVA si aplicaba.
- CondiciĂłn fundamental: el proveedor de la compra no debe estar obligado a facturar electrĂłnicamente.
2. Obtuvo su resoluciĂłn de numeraciĂłn para DSE.
- Definió rango y prefijo para diferenciar los documentos soporté de otras numeraciones.
- FirmĂł la solicitud con su firma digital activa y recibiĂł la resoluciĂłn autorizada por la DIAN.
3. AsociĂł los prefijos con Alegra.
- Una vez autorizado por DIAN, la resolución de numeración se sincroniza automáticamente con Alegra (puede tomar 24-48 horas).
- Puedes validar que se completĂł entrando a ConfiguraciĂłn > FacturaciĂłn > Numeraciones y verificando que el prefijo aparezca con estado Activo.
Con estos pasos listos, XYZ estaba preparada para emitir documentos soporté en Alegra.
🔎 Habilitación Documento Soporte Electrónico.
⚙️ ¿Cómo configuró la numeración del Documento Soporte en Alegra?
Después de habilitarse en la DIAN, la empresa XYZ ingresó a Alegra y configuró su numeración en pocos minutos:
1. EntrĂł al menĂş ConfiguraciĂłn > FacturaciĂłn > Numeraciones > Nueva numeraciĂłn.
2. SeleccionĂł Documento Soporte como tipo de documento.
3. RegistrĂł los datos de la resoluciĂłn de la DIAN: nĂşmero de resoluciĂłn, prefijo (si aplicaba), rango y vigencia.
4. DefiniĂł el prĂłximo nĂşmero de documento soporte que se emitirĂa.
🎥 Observa:
đź’ˇ AlegraTip: Alegra te guĂa paso a paso con asistentes automáticos para que la configuraciĂłn sea simple y segura. 🔎 Configurar la numeraciĂłn en Alegra.
🧾 ¿Cómo creó y envió su primer Documento Soporte desde Alegra?
Con todo listo, la empresa XYZ emitiĂł su primer Documento Soporte en Alegra:
1. IngresĂł al menĂş Gastos > Documento Soporte > Nuevo documento soporte.
2. SeleccionĂł el proveedor y completĂł los datos de la operaciĂłn: descripciĂłn del bien o servicio, valor total, impuestos y retenciones si aplicaban.
3. ValidĂł que los datos fueran correctos y dio clic en Emitir.
4. Alegra generó automáticamente el Documento Soporte Electrónico con la numeración autorizada por la DIAN listo para enviar o conservar.
🎥 Observa:
✍️ Campos principales al crear el Documento Soporte en Alegra
| Campo | DescripciĂłn |
|---|---|
| Número de documento soporté | Secuencia asignada con la resolución de la DIAN |
| Fecha de emisiĂłn | Fecha en que se genera el documento |
| IdentificaciĂłn del adquirente (NIT/ID del comprador) | IdentificaciĂłn tributaria de la empresa o persona que adquiere el bien o servicio |
| NIT del proveedor | IdentificaciĂłn tributaria del proveedor (no obligado a facturar electrĂłnicamente) |
| Valor total | Total de la operaciĂłn, incluyendo impuestos |
| IVA | Impuesto al valor agregado aplicado sĂ corresponde |
| RetenciĂłn en la fuente | Retenciones aplicables segĂşn la operaciĂłn |
đź’ˇ AlegraTips
- Configura alertas en Alegra para controlar el vencimiento de tu resoluciĂłn.
- Conserva los documentos generados en formato PDF o XML segĂşn exigencia de la DIAN.
- Para compras frecuentes a un mismo proveedor, usa plantillas para no repetir informaciĂłn.
📍 Nota: si cometes un error, puedes hacer una anulación o nota crédito, ya que no se pueden modificar documentos soporte ya emitidos.
📊 ¿Qué beneficios obtuvo XYZ al usar Alegra y la DIAN?
- ⏱️ Emiten documentos soporté en menos de 1 minuto.
- âś… Cumplen con todos los requisitos legales de la DIAN.
- đź“Š Tienen reportes de gastos y retenciones al dĂa.
- đź“© Pueden enviar los documentos directamente por correo o conservarlos en Alegra.
- ⚠️ Reducen riesgos de sanciones gracias a la validación automática y uso de numeración autorizada.
⚠️ Puntos clave a tener en cuenta
- No puedes modificar un Documento Soporte ya emitido; emite anulación o nota crédito si hay errores.
- Mantén tu firma digital vigente para evitar rechazos de la DIAN.
- Todos los documentos deben conservarse al menos 5 años según la normativa.
- Cumple con los plazos de emisiĂłn: individual al momento de la compra o acumulado antes del Ăşltimo dĂa hábil de la semana.
👉 Con Alegra, la empresa XYZ pasó de procesos manuales y dispersos a un sistema automático, rápido y seguro, cumpliendo con la DIAN y mejorando la gestión contable y fiscal de su negocio.
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