La Resolución 000165 de 2023 de la DIAN cambió el manejo de los tiquetes POS: desde 2024 los contribuyentes deben expedirlos como documento equivalente POS electrónico.
Habilitarte no ocurre en un solo lugar: son tres momentos y en cada uno cambias de portal. Esta guía los recorre en ese orden, para que siempre sepas dónde estás.
🧭 En qué orden avanza el proceso
- En Alegra: completas los datos de la empresa (Paso 1).
- En el portal de Habilitación de la DIAN: habilitas el documento equivalente, asocias a Alegra como tu software y corres el set de pruebas (Pasos 2 y 3).
- En la DIAN y de vuelta en Alegra: solicitas la numeración, la asocias, la configuras y firmas el contrato de mandato (Pasos 4, 5 y 6).
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👉 Índice
📋 ¿Qué necesitas antes de iniciar la habilitación?
Ten a mano estos tres requisitos, porque el asistente te los pide en el camino:
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Acceso al portal de la DIAN: RUT y contraseña.
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Firma electrónica de la DIAN activa.
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NIT y datos de la empresa.
Con eso listo, dirígete al portal Mi Alegra y entra al módulo Habilitaciones. Allí encontrarás los asistentes para activar el envío de comprobantes electrónicos a la DIAN.
Identifica el asistente Documento equivalente POS electrónico y haz clic en Habilitar POS electrónico.
En la parte superior del asistente ves la secuencia de los pasos que vas completando, para que siempre sepas en qué parte del proceso vas.
🏢 Paso 1: Datos de la empresa
Completa todos los datos de tu empresa:
1. Selecciona la opción Persona jurídica o Persona natural.
2. Ingresa tu NIT en el campo Número de identificación y haz clic en Consultar.
3. Cuando el sistema cargue los datos, completa el formulario con la información solicitada.
4. Haz clic en Continuar.
📍 Si al consultar el sistema no trae tus datos, verifica que la identificación esté bien escrita. Si es correcta, agrégalos de forma manual. Si seleccionas Persona natural, se activa el campo Tipo de persona según nacionalidad, donde debes elegir Nacional o Extranjero/a.
🔐 Paso 2: Habilitación en la DIAN
En este paso haces dos cosas en la DIAN: habilitar el documento equivalente y decirle que emites con Alegra. Todo ocurre en el portal de Habilitación; la numeración se solicita después, en otro portal, en el Paso 4.
📢 Importante: si la empresa ya está habilitada como facturador electrónico, omite el punto 2.1 y continúa en 2.2.
2.1. Registro como facturador electrónico (solo si aún no lo estás)
La opción de Documentos equivalentes solo aparece si la empresa ya está habilitada como facturador electrónico. Si no lo está, hazlo primero: 🔎 Pasos para habilitarte en la DIAN como facturador electrónico.
2.2. Asociar el modo de operación
Con la habilitación de facturador lista, asocia a Alegra como tu proveedor tecnológico:
1. Ingresa al portal de Habilitación de la DIAN e inicia sesión según el tipo de usuario: Empresa, con la cédula del representante legal y el NIT de la compañía, o Persona, con el tipo y el número de documento.
2. Escribe el token de acceso que la DIAN envía al correo registrado en el RUT, haz clic en Ingrese aquí y continúa con el proceso.
3. Ve a Menú > Registro y habilitación > Documentos electrónicos > Documentos equivalentes y en Selecciona el modo de operación elige Software de un proveedor tecnológico.
4. En Datos de empresa y software escribe Soluciones Alegra S.A.S. como empresa proveedora, selecciona el software de Alegra y haz clic en Asociar.
5. En Modos de operación asociados abre Detalles del set de pruebas y copia el TestSetID: es el código que te van a pedir en el Paso 3. Después entra a Set de pruebas para continuar.
📍 S no ves la opción Documentos equivalentes, la empresa todavía no está habilitada como facturador electrónico: completa el punto 2.1 y vuelve a entrar.
🧪 Paso 3: Set de pruebas
En este paso se envían a la DIAN 30 documentos equivalentes y 10 notas de ajuste en modo de prueba. En Alegra el proceso es automático: tarda pocos minutos y recibes una notificación con el resultado.
1. Ingresa en el campo TestSetID el código que copiaste en Detalles del set de pruebas, en el punto 2.2 del paso anterior.
2. Haz clic en Iniciar prueba.
3. Cuando el sistema indique que las pruebas fueron exitosas, haz clic en Continuar.
📍 Si el set de pruebas presenta algún fallo, haz clic en Reenviar pruebas para verificar y volver a iniciar.
🔗 Paso 4: Asociar prefijos de facturación
Este es uno de los pasos más importantes del proceso: aquí se solicita y se asocia la numeración con la que vas a emitir tus documentos POS electrónicos.
4.1. Solicitar la resolución de numeración
1. Ingresa a la DIAN por Usuarios Registrados e inicia sesión.
2. Elige Numeración de facturación en el menú y luego Solicitar numeración de facturación; confirma tus datos.
3. Haz clic en Autorizar rangos; en Tipo de facturación elige D.E. / P.O.S. e indica un prefijo y un rango de numeración. Después haz clic en Agregar.
4. Haz clic en Borrador para generar el formulario 1302 y luego en Definitivo para emitir la resolución.
5. Solicita la clave dinámica, ingresa tu contraseña de firma electrónica y firma el documento.
💡 AlegraTip: puedes usar POSE como prefijo para tu numeración POS electrónica.
📢 Importante: si ya tienes una resolución de documento equivalente POS electrónico, puedes seguir facturando con ella. Solo debes eliminar la asociación con tu proveedor anterior y asociarla a Alegra.
4.2. Asociar los prefijos al proveedor tecnológico
📢 Importante: espera al menos 1 hora después de solicitar la resolución antes de hacer este paso: es el tiempo mínimo que tarda la DIAN en sincronizar el formulario 1876.
Cuando haya transcurrido ese tiempo, realiza lo siguiente:
1. Ingresa a la DIAN por Facturando Electrónicamente e inicia sesión con tus datos, seleccionando el tipo de usuario.
2. Haz clic en Configuración > Rangos de numeración.
3. En Proveedor - Software, selecciona Soluciones Alegra S.A.S. - Alegra.
4. En Prefijo, selecciona la numeración que solicitaste (formulario 1876) y haz clic en Agregar.
5. Confirma la acción haciendo clic en Aceptar.
📍 Si tienes problemas para asociar la resolución, haz clic en Sincronizar contribuyente a producción en Habilitación > Registro y habilitación > Documentos electrónicos > Documentos equivalentes.
🔢 Paso 5: Configurar numeración
De vuelta en Alegra, registra la numeración que la DIAN ya te autorizó:
1. En el campo Número del formulario, ingresa el número de la resolución y haz clic en Consultar.
2. Elige la numeración habilitada y haz clic en Seleccionar.
3. Verifica los datos e ingresa el número (sin el prefijo) con el que se creará el siguiente documento.
4. Haz clic en Continuar.
📢 Importante: si facturas desde Alegra POS, una vez creada la numeración debes establecerla como predeterminada. Ingresa a Configuraciones > Terminal actual y en Numeración de facturación selecciona la numeración creada para documentos equivalentes POS electrónicos.
El número del formulario corresponde al documento que genera la DIAN al solicitar la numeración de facturación y lo encuentras en el campo 4 de la resolución de facturación.
✅ Paso 6: Aceptar términos y condiciones
Este paso genera el contrato de mandato, el acuerdo con el que autorizas a Alegra como tu software de facturación electrónica ante la DIAN.
1. Ingresa los datos del representante legal: Nombre completo, Tipo de documento, Número de identificación y Correo electrónico.
2. Haz clic en Continuar.
3. Lee el contrato de mandato y acepta los términos y condiciones.
4. Haz clic en Finalizar.
📢 Importante: Alegra no se hace responsable por el contenido, uso, autenticidad o veracidad de la información contenida en los documentos electrónicos que emite el usuario.
¡Lo lograste! 🙌🎉 Completaste la habilitación y ya puedes emitir documentos equivalentes POS electrónicos.
❓ Preguntas frecuentes
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¿Dónde encuentro el TestSetID? En la DIAN, dentro de Modos de operación asociados > Detalles del set de pruebas. Cópialo ahí y pégalo en el campo TestSetID del Paso 3.
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¿Necesito ser facturador electrónico para emitir POS electrónico? Sí. La opción Documentos equivalentes solo aparece si la empresa ya está habilitada como facturador electrónico; si no lo está, hazlo antes de continuar (punto 2.1).
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¿Puedo usar la resolución de POS electrónico que ya tengo? Sí, sigue facturando con ella: solo debes eliminar la asociación con tu proveedor anterior y asociarla a Alegra (punto 4.2).
📍 Tienes más dudas resueltas en las preguntas frecuentes sobre los documentos equivalentes POS electrónicos.
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