Conecta tu eShop de WooCommerce con Alegra Contabilidad usando Zapier para crear facturas automáticamente cada vez que tus clientes realicen una compra. Ahorra tiempo gestionando órdenes y mantiene tu negocio organizado.
👉 Índice
- 🔗 ¿Cómo conectar Alegra con Zapier?
- 🛒 ¿Cómo conectar WooCommerce con Zapier?
- 🔧 ¿Cómo crear el nuevo Zap?
- ⚙️ ¿Cómo configurar la notificación de nuevas órdenes?
- 👤 ¿Cómo configurar el contacto del cliente?
- 📦 ¿Cómo configurar los productos a facturar?
- 📄 ¿Cómo configurar la generación automática de facturas?
- 🔍 ¿Cómo ubicar los IDs de los ítems de venta?
1. 🔗 ¿Cómo conectar Alegra con Zapier?
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a tu cuenta de Zapier y dirígete a My apps > Search apps > Alegra Contabilidad.
2. Ingresa el usuario y token de tu cuenta de Alegra Contabilidad.
3. Haz clic en Yes, continue para enviar los datos.
Si aún no tienes una cuenta de Zapier, completa el formulario para crearla. Para conocer tu usuario y token de acceso.
2. 🛒 ¿Cómo conectar WooCommerce con Zapier?
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a tu cuenta de Zapier y dirígete a My apps > Search apps > WooCommerce.
2. Ingresa la URL, usuario y clave de tu eShop en WooCommerce.
3. Haz clic en Yes, Continue para enviar la información.
🎥 Observa:
3. 🔧 ¿Cómo crear el nuevo Zap?
Antes de crear el Zap, realiza esta preparación en WooCommerce:
1. Añade campos personalizados en el formulario de registro de clientes:
- Tipo de identificación (cédula, NIT, pasaporte, etc.)
- Número de identificación
📌 Nota: Se recomienda usar el plugin Checkout Manager for WooCommerce para esto.
2. En WooCommerce > Ajustes > Finalizar Compra > Facturación, añade los campos adicionales en posición 1 y 2 para que Zapier pueda capturar la información correctamente.
3. Completa todos los campos en la plantilla de Zapier.
Observa:
Luego que termines de configurar el formulario de registro, debes completar los campos que aparecen en esta plantilla de Zapier.
4. ⚙️ ¿Cómo configurar la notificación de nuevas órdenes?
Sigue estos pasos:
1. Selecciona tu cuenta de WooCommerce y haz clic en Continue.
2. Dirígete a Trigger Rule > Pedido creado > Continue.
3. Haz clic en Test trigger > Continue para finalizar.
🎥 Observa:
5. 👤 ¿Cómo configurar el contacto del cliente?
Sigue estos pasos:
1. Selecciona la cuenta de Alegra que deseas sincronizar y haz clic en Continue.
2. Completa el formulario con la información correspondiente y marca Create Alegra item if it doesn’t exist.
3. Haz clic en Continue > Test & Continue para probar la integración.
🎥 Observa:
✍️ Explicación de los campos
|
Campo |
Origen |
|
Primer Nombre |
Nombre de facturación (Billing first name) |
|
Apellidos |
Apellido de facturación (Billing last name) |
|
Teléfono Principal |
Teléfono de facturación (Billing phone) |
|
Tipo de Persona |
Persona natural o Persona jurídica |
|
Tipo de Contacto |
Clientes |
|
Tipo de Identificación |
Metadatos de WooCommerce |
|
Número de Identificación |
Metadatos de WooCommerce |
|
Dirección |
Dirección de facturación (Billing Address) |
|
Departamento |
Dirección 2 (Billing Address 2) |
|
Ciudad |
Ciudad de facturación (Billing City) |
|
País |
País de facturación (Billing Country) |
|
Correo Electrónico |
Correo de facturación (Billing Email) |
|
Régimen |
Obligatorio si tienes facturación electrónica activa |
6. 📦 ¿Cómo configurar los productos a facturar?
Sigue estos pasos:
1. En Producto, selecciona Line items Sku.
2. En Correo Alegra, ingresa el correo de acceso a tu cuenta de Alegra Contabilidad.
3. En Token Alegra, ingresa el token de tu cuenta.
4. Haz clic en Continue > Test & Continue para finalizar.
🎥 Observa:
📢 Importante:
- Los ítems deben estar previamente creados en Alegra.
- El SKU en WooCommerce debe coincidir exactamente con la Referencia en Alegra.
7. 📄 ¿Cómo configurar la generación automática de facturas?
Sigue estos pasos:
1. Selecciona la cuenta de Alegra que deseas vincular.
2. Completa el formulario con la información correspondiente.
3. Haz clic en Continue > Test & Continue > Turn Zap on para finalizar y activar el Zap.
🎥 Observa: 
A partir de ahora, cada orden en WooCommerce generará automáticamente una factura en Alegra Contabilidad.
✍️ Explicación de los campos
|
Campo |
Descripción |
|
Fecha |
Se toma de la fecha de creación de la orden |
|
Fecha de Vencimiento |
Se toma de la fecha de creación |
|
Estado |
Borrador o Abierta |
|
Numeración |
Selecciona la numeración de tus facturas |
|
Cliente ID |
Se obtiene del contacto creado previamente |
|
Ítems ID |
IDs de los productos en Alegra (ver sección siguiente) |
|
Precios |
Line Items Price |
|
Cantidad |
Line Items Quantity |
|
Descuentos |
Discount Total |
|
Bodega/Almacén |
ID de la bodega asociada |
|
Vendedor |
ID del vendedor |
|
Centro de Costos |
ID del centro de costo |
|
Impuesto |
Selecciona de los creados en Alegra |
|
Método de Pago |
Efectivo |
|
Forma de Pago |
Efectivo o Crédito |
|
Emitir Factura Electrónica |
Sí o No |
8. 🔍 ¿Cómo ubicar los IDs de los ítems de venta?
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú Inventario > Ítems de venta.
2. Selecciona un ítem de venta y toma de la barra de direcciones el ID.
Observa: 
En la imagen del ejemplo el ID del ítem es el número 193.
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