La funcionalidad de Multiempresas en Alegra te permite gestionar varias empresas desde un solo lugar sin cerrar sesión ni cambiar de cuenta. Con ella puedes ver todas tus empresas, navegar entre ellas, agregar nuevas o conectar las que ya existen en Alegra.
👉 Índice
❓ ¿Qué permite hacer la funcionalidad Multiempresas?
La funcionalidad Multiempresas te permite tener más de una empresa asociada:
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🔹 Ver todas tus empresas en una sola vista centralizada.
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🔹 Agregar nuevas empresas directamente desde el botón Multiempresa.
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🔹 Conectar empresas existentes que ya tengas en Alegra.
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🔹 Acceder a cada empresa sin cerrar sesión.
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🔹 Ver qué soluciones están activas por empresa (por ejemplo: Alegra Contabilidad, Alegra POS, etc.).
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🔹 Definir una empresa principal para iniciar sesión siempre de manera predeterminada.
Todo esto sin perder contexto ni abrir múltiples sesiones, lo que mejora considerablemente tu flujo de trabajo cuando gestionas varias unidades de negocio.
💻 ¿Cómo acceder a Multiempresas desde Alegra?
1. En la barra superior verás el botón de Multiempresas, haz clic y visualizarás las siguientes opciones:
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El nombre de la empresa actual.
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El ícono de la empresa.
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Una etiqueta que indica si es la empresa principal.
Observa:
Desde aquí puedes interactuar con las opciones disponibles sin salir de tu sesión actual.
📍 Si tienes solo una empresa, el sistema te sugerirá crear o conectar otra para activar la funcionalidad completa.
🔗 ¿Cómo conectar empresas existentes?
Si ya tienes otras cuentas de Alegra y deseas gestionarlas desde Multiempresas:
1. Haz clic en Agregar empresa > Conectar empresas de Alegra.
2. Ingresa el correo del administrador de la empresa que quieres conectar.
3. El sistema enviará un código OTP por correo; el administrador recibe el código, lo ingresa y la empresa queda asociada.
Observa:
📌 Importante
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La empresa a conectar debe tener cupo disponible de usuarios; si no lo tiene, se mostrará un error con indicaciones.
- El administrador de la empresa principal también se convierte en administrador de la empresa conectada. (Usando su correo para gestionar esa conexión).
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Solo los administradores pueden ver y usar la funcionalidad Multiempresas.
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Si el usuario es invitado como contador externo, solo verá las empresas de su espacio de contabilidad.
➕ ¿Cómo agregar una nueva empresa?
Para agregar una nueva empresa desde Multiempresas. Haz clic en Agregar empresa > Nueva empresa e ingresa los siguientes datos:
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Nombre de la empresa
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Tu cargo dentro de la empresa
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Sector de actividad
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País de origen
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Rango de ingresos mensuales
✔ Todos los campos son obligatorios y deben validarse antes de continuar.
✔ Luego selecciona la solución principal para esa empresa (por ejemplo: Contabilidad, POS, etc.).
📌 Importante
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Se genera una empresa completamente nueva e independiente dentro de Alegra.
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Los usuarios de tus otras empresas NO se trasladan automáticamente: cada empresa tiene su propio listado de usuarios.
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Cada empresa se administra por separado (usuarios, planes, cuotas, datos y permisos), aunque tú seas el mismo usuario en todas ellas.
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El usuario que crea la empresa será su administrador.
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La nueva empresa inicia con el plan DEMO asignado por defecto.
📍 En resumen: una empresa nueva es totalmente independiente de las demás. Compartir usuarios o configuraciones entre empresas requiere invitarlos o configurarlos por separado.
🔄 ¿Cómo cambiar entre empresas?
Una vez tengas varias empresas asociadas:
1. Abre el menú de Multiempresas.
2. Haz clic en la empresa a la cual deseas cambiar.
Observa:
📍 Nota
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El sistema cambiará el contexto de la empresa sin necesidad de cerrar sesión ni abrir otra instancia del navegador.
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La empresa que hayas marcado como empresa principal será aquella que se muestre por defecto al iniciar sesión.
🆔 ¿Qué pasa si tienes dos empresas con el mismo NIT?
Es posible que dentro de Multiempresas identifiques dos (o más) empresas creadas con el mismo NIT. Esto puede ocurrir, por ejemplo, si en algún momento se creó una empresa adicional para el mismo contribuyente.
📍 Cada empresa que creas o conectas en Multiempresas es una instancia independiente dentro de Alegra, sin importar si comparte el mismo NIT con otra. Esto significa que:
- La información de cada empresa (facturas, comprobantes de contabilidad, clientes, ítems, configuraciones) se maneja por separado y no se fusiona ni se sincroniza automáticamente entre empresas, aunque tengan el mismo NIT.
- Cada empresa emite y numera sus documentos electrónicos (facturas, notas crédito/débito, etc.) de forma independiente ante la DIAN.
- Si necesitas consolidar información entre dos empresas con el mismo NIT, debes evaluar con tu equipo contable o administrativo cuál de las empresas seguirá activa y cómo migrar o reportar la información pendiente, ya que Alegra no realiza esta fusión de forma automática.
💡 AlegraTip: Si identificas que tienes empresas duplicadas por error y no sabes cuál mantener activa, contacta al equipo de soporte de Alegra para que te orienten sobre tu caso puntual antes de tomar decisiones sobre cuál empresa conservar.
📊 ¿Qué beneficios obtengo con Multiempresas?
La funcionalidad Multiempresas te aporta:
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🌟 Productividad: evita el paso de cerrar y volver a iniciar sesión entre cuentas.
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📈 Eficiencia operativa: un solo punto de acceso para todas tus empresas.
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🧠 Visión integral: podrás ver soluciones y datos empresariales desde una perspectiva centralizada.
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⚙️ Escalabilidad: fácil administración de nuevas empresas conforme tu negocio crece.
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🔒 Control administrativo: gestión de roles y accesos por empresa manteniendo seguridad y orden.
Esto se traduce en menos errores humanos, decisiones más rápidas y menor tiempo invertido en tareas administrativas repetitivas.
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