En Alegra puedes emitir Documento Soporte Electrónico de manera fácil y segura. Esta herramienta es fundamental para facturadores electrónicos que necesitan respaldar compras de proveedores no obligados a facturar. A continuación, resolvemos las preguntas más frecuentes sobre este proceso.
👉 Índice
- 📋 ¿Quiénes están obligados a emitir documento soporte?
- 📅 ¿Cuándo entró en vigencia?
- 🆔 ¿Puedo emitir a proveedor sin RUT usando cédula?
- ✅ ¿Los No obligados a facturar deben generar doc soporte electrónico?
- 📝 ¿Es necesario solicitar nueva resolución?
- 🔗 ¿Se deben asociar los prefijos?
- 📊 ¿Cuáles son los tipos de operación?
📋 ¿Quiénes están obligados a emitir documento soporte?
Están obligados a emitir Documento Soporte Electrónico todas las personas naturales y jurídicas que sean facturadores electrónicos y que necesiten respaldar compras de proveedores que no están obligados a emitir factura electrónica.
Esta obligación surge cuando tu empresa efectúa transacciones con proveedores no obligados a facturación electrónica, y requieres documentación de soporte válida ante la DIAN.
📅 ¿Cuándo entró en vigencia?
La obligación de emitir Documento Soporte Electrónico se estableció mediante la DIAN Resolución 000488 del 29 de abril de 2022. Su aplicación fue obligatoria a partir del 1 de agosto de 2022.
Desde esa fecha, todo facturador electrónico debe cumplir con esta normativa al realizar operaciones con proveedores no obligados a facturación electrónica.
🆔 ¿Puedo emitir a proveedor sin RUT usando cédula?
No. Si el proveedor no posee RUT, debe solicitar su registro ante la DIAN. Sin embargo, es importante aclarar que:
- El proveedor no se convierte en obligado a generar otros documentos electrónicos por esta formalización.
- Es simplemente un requisito administrativo de la DIAN.
- En Alegra, debes registrar a tus proveedores utilizando su NIT, no su cédula.
Asegúrate de que la DIAN haya formalizado el registro del proveedor antes de emitir documentos soporte.
✅ ¿Los No obligados a facturar deben generar doc soporte electrónico?
No. Solo están obligados a generar Documento Soporte Electrónico aquellas personas o empresas que:
- Sean obligadas a facturar electrónicamente, y
- Sean responsables del IVA.
Si no cumplen ambas condiciones, no tienen la obligación de emitir este documento.
📝 ¿Es necesario solicitar nueva resolución?
Se recomienda encarecidamente solicitar una nueva resolución de numeración con un prefijo diferente para documentos soporte electrónicos. Esto permite:
- Diferenciar claramente los documentos soporte electrónicos de los documentos soporte en papel.
- Organizar mejor tu archivo contable y tributario.
- Facilitar auditorías y reportes ante la DIAN.
Una numeración separada con prefijo único es una práctica recomendada para mantener control administrativo efectivo.
🔎 Solicita en línea tu resolución de documento soporte en la DIAN.
🔗 ¿Se deben asociar los prefijos?
Sí, es obligatorio. Debes asociar los prefijos de tus documentos soporte en el formulario 🔍 Habilitación Documento Soporte Electrónico ante la DIAN.
Para esto necesitas:
- Una numeración existente, O
- Una nueva numeración asignada por la DIAN
Una vez tengas el prefijo habilitado, vincularlo en Alegra es sencillo durante la configuración de emisión.
📊 ¿Cuáles son los tipos de operación?
Existen dos tipos de operación según la periodicidad de emisión:
|
Tipo |
Descripción |
Cuándo usar |
|
Individual |
Se emite en el momento exacto de la operación |
Compra puntual a un proveedor |
|
Acumulada |
Se deben registrar las compras realizadas a un mismo proveedor durante los últimos 6 días, es decir, desde la fecha actual y hasta 5 días hacia atrás. |
Compras frecuentes al mismo proveedor; la emisión deberá realizarse a más tardar el último día de la semana. |
📌 Nota: el tipo acumulada es más eficiente si realizas compras reiteradas al mismo proveedor. Debes estar atento a los plazos semanales para cumplir la obligación.
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