Las prestaciones sociales son beneficios legales que el empleador debe pagar a sus trabajadores, adicionales al salario, para cubrir necesidades o riesgos asociados al trabajo. En Colombia incluyen: Prima de servicios, Cesantías, Intereses a las Cesantías y Vacaciones.
📢 Importante: Esta guía aplica exclusivamente para planes de Alegra Nómina que cuentan con la funcionalidad de cálculos automáticos.
👉 Índice
💡 ¿Cuál es la diferencia entre provisionar y liquidar?
Antes de empezar, es importante entender estos dos conceptos:
| Concepto | ¿Qué es? | ¿Requiere acción manual? |
|---|---|---|
| Provisión | Ahorro contable mensual que Alegra calcula automáticamente cada vez que generas la nómina. Indica cuánto dinero debes reservar. | ❌ No, es automática |
| Liquidación | Pago efectivo de las prestaciones (como la Prima en junio o diciembre) o al terminar un contrato. | ✅ Sí, debes iniciarla |
📍 La provisión no genera un pago real al empleado; es un registro contable. La liquidación sí implica el desembolso del dinero.
💰 ¿Cómo liquidar las prestaciones sociales?
Sigue estos pasos para generar el pago y el reporte a la DIAN de todos tus empleados al mismo tiempo:
1. Ve a Liquidación > Nuevo periodo > Selecciona el mes y. año > Crear periodo.
2. En el detalle del periodo, selecciona la opción Incluir prestaciones sociales:
- Elige la prestación que vas a pagar (Prima, Cesantías, Intereses a las Cesantías).
- El sistema cargará automáticamente los días trabajados y la base sugerida para el cálculo. Puedes ajustarlos manualmente si lo necesitas.
3. Haz clic en Siguiente > Guardar.
📍 Finaliza el proceso en Liquidar Nómina.
Observa:
💡 AlegraTip — Vacaciones: Las vacaciones no se liquidan de forma masiva. Para registrarlas, edita la nómina del empleado (icono del lápiz ✏️), haz clic en Agregar ingreso adicional y selecciona el concepto según corresponda:
- Vacaciones disfrutadas durante el periodo.
- Vacaciones compensadas (pagadas en dinero).
Si necesitas ajustar una prestación para un solo trabajador, haz clic en el icono del lápiz en su nómina, selecciona Agregar ingreso adicional y elige el concepto. Allí podrás editar la base y los días sugeridos.
📄 ¿Cómo emitir las prestaciones sociales ante la DIAN?
Según las disposiciones de la DIAN (Oficio 912416 - int 253 de 2021), puedes emitir las prestaciones de manera mensual o anual y en el momento del pago, según las políticas de tu empresa. Sigue estos pasos:
1. Ve a Emisión > Ubica el período a emitir > Ir a emitir.
2. Haz clic en Emitir todo > Agregar prestaciones sociales encontradas para este periodo.
3. Ajusta los valores si es necesario.
📍 El sistema mostrará un valor sugerido basado en la provisión mensual.
Ese valor puedes modificarlo según cómo manejes tus prestaciones en la nómina electrónica:
Cómo manejas la provisión Qué valor debes emitir 📅 Provisionas mensualmente La diferencia entre el total que ya provisionaste durante el semestre y el valor real pagado al empleado. 📆 Provisionas anualmente Edita el valor para reflejar el acumulado del año o el monto real pagado al empleado. ❌ No realizas provisión Digita manualmente el valor total correspondiente al pago de cada prestación que aplique al período. 📢 Importante: Si en este período solo aplica una prestación (por ejemplo, solo prima de servicios), debes ingresar las demás prestaciones con valor cero.
4. Agrega los días correspondientes > Ajusta el valor si lo necesitas > Emitir nómina > Confirmar emisión.
Observa:
🚩 Casos especiales en la emisión
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Vacaciones (disfrutadas o compensadas)
Los conceptos de vacaciones pasan automáticamente a la emisión cuando los registras en la liquidación. No es necesario agregarlos manualmente como las demás prestaciones.
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Provisión de vacaciones
Dado que la DIAN no definió un concepto específico para la provisión de vacaciones en su anexo técnico, debes gestionarla de forma manual:
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Crea el concepto desde Configuración > Devengados como Otro concepto no salarial, indicando el nombre (ej. Vacaciones provisionadas).
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En el detalle de la emisión del empleado, haz clic en Editar y acepta Desvincular la nómina.
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Agrega la provisión de vacaciones como un concepto adicional.
📢 Importante: Si desvinculas la nómina para agregar la provisión de vacaciones, deberás agregar también manualmente las demás provisiones (Prima, Cesantías e Intereses a las Cesantías) desde esa misma edición. La desvinculación rompe el vínculo automático con la liquidación.
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