Las prestaciones sociales son beneficios económicos adicionales al salario que el empleador debe reconocer a sus trabajadores según la normativa laboral. Con Alegra Nómina puedes provisionarlas, liquidarlas y emitirlas fácilmente para mantener tu información organizada y cumplir con la normativa.
⚡ Principales prestaciones sociales: Cesantías, Intereses sobre cesantías, Prima de servicios, Vacaciones.
👉 Índice
- 📊 ¿Cuál es la diferencia entre provisionar, liquidar y emitir las prestaciones sociales?
- 🧾 ¿Cómo liquidar y pagar las prestaciones sociales de tus empleados?
- ➕ ¿Cómo agregar las prestaciones sociales en la emisión de nómina?
1. 📊 ¿Cuál es la diferencia entre provisionar, liquidar y emitir las prestaciones sociales?
❇️ Provisionar
Significa reservar y contabilizar anticipadamente el valor de las prestaciones sociales que un trabajador ha acumulado. No implica el pago inmediato, sino el reconocimiento de la obligación para garantizar que la empresa cuente con los recursos cuando deba pagarlas.
Al liquidar la nómina en Alegra, el sistema calcula automáticamente la provisión de prestaciones sociales en cada período de liquidación. Podrás visualizar estos valores al descargar el detalle de la liquidación de nómina.
🎥 Observa:
❇️ Liquidar
Hace referencia al cálculo del valor de las prestaciones sociales acumuladas por el empleado hasta una fecha determinada.
Por ejemplo:
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Intereses a las cesantías: se liquidan en enero de cada año.
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Prima de servicios: se liquida en junio y diciembre.
❇️ Emitir
La emisión corresponde al proceso de reportar la nómina electrónica ante la DIAN, incluyendo las prestaciones sociales cuando corresponda.
Para que estos pagos puedan registrarse como costos o gastos en las declaraciones tributarias, deben ser reportados mediante la nómina electrónica.
La emisión de las prestaciones sociales puede realizarse:
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Mensualmente.
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Anualmente, en la nómina de diciembre.
📢 Importante:
Si la prima de servicios se provisiona de forma anual, su emisión se realizará únicamente en el momento del pago, es decir, en junio y diciembre, por el valor acumulado del período.
Ten en cuenta que esta periodicidad aplica solo para prestaciones sociales. Los demás conceptos de nómina deben emitirse mensualmente.
2. 🧾 ¿Cómo liquidar y pagar las prestaciones sociales de tus empleados?
🔔 ¡Atención!
Este paso debe realizarse únicamente si, para el período que estás por liquidar, corresponde efectuar el pago de las prestaciones sociales al empleado.
Si no corresponde el pago, es decir, solamente se van a incluir como provisión, podrás realizar la liquidación siguiendo los pasos del artículo: Líquida y emite tu nómina. Una vez hayas liquidado la nómina, continúa al paso 3: Agrega las prestaciones sociales en la emisión.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú Liquidación > + Nuevo periodo.
2. Selecciona el período y el año a liquidar, luego haz clic en Crear periodo.
3. Activa la opción Incluir prestaciones sociales, elige la prestación correspondiente, agrega los días trabajados y, si lo necesitas, ajusta la base sugerida para el cálculo.
4. Haz clic en Guardar y finaliza la liquidación de la nómina.
🎥 Observa:
📌 Nota: este proceso calcula las prestaciones sociales para todos los empleados de forma masiva. Si necesitas ajustarlas para un trabajador específico, puedes hacerlo editando la información desde su ficha.
3. ➕ ¿Cómo agregar las prestaciones sociales en la emisión de nómina?
Puedes elegir emitir las prestaciones sociales de forma mensual o anual. Aunque el proceso de emisión es el mismo, debes tener en cuenta los valores que vas a reportar:
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Emisión mensual: corresponde al valor mensual de las prestaciones sociales y, por lo general, coincide con el valor de la provisión mensual.
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Emisión anual: en la emisión del último mes del año (diciembre), debes incluir el valor acumulado de la provisión de las prestaciones sociales durante todo el año.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú Emisión > Ubica el período a emitir y haz clic en Ir a emitir.
2. En la columna Acciones del empleado, haz clic en Emitir y selecciona Agregar prestaciones sociales encontradas para este periodo.
📍 Nota: en este paso, ten en cuenta la periodicidad de la provisión que elegiste.
3. Agrega los días correspondientes, ajusta el valor si lo necesitas y haz clic en Emitir nómina > Confirmar emisión.
🎥 Observa:
📌 Nota: si un trabajador se retira de la empresa, la emisión de las prestaciones sociales debe realizarse de forma proporcional al tiempo trabajado:
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Si realizas emisión mensual, considera los días acumulados hasta la fecha de retiro.
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Si realizas emisión anual, considera los meses y días acumulados hasta la fecha de retiro.
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