Un recibo de caja menor es un documento contable que respalda entradas y salidas de dinero de un fondo de caja menor, usado para gastos pequeños o imprevistos cuando no hay factura disponible. Este soporte es importante para llevar control interno y justificar gastos ante auditorías o en conciliaciones contables.
👉 Índice
- 📌 ¿Para qué sirve un recibo de caja menor?
- 📋 ¿Qué información debe incluir?
- 📆 ¿Cuándo se emite un recibo de caja menor?
- 📊 ¿Cómo registrar el recibo en Alegra?
- ✅ Beneficios de usar recibos de caja menor.
📌 ¿Para qué sirve un recibo de caja menor?
El recibo de caja menor se utiliza para:
- ✔ Documentar pagos pequeños realizados con efectivo del fondo de caja menor.
- ✔ Justificar gastos que no cuentan con factura.
- ✔ Facilitar el control y arqueo del fondo al cierre del periodo.
- ✔ Respaldar movimientos de dinero ante revisiones contables.
📋 ¿Qué información debe incluir?
Un recibo de caja menor debe contener, al menos:
- Número consecutivo
- Fecha de la transacción
- Concepto del gasto
- Valor en números y letras
- Firma de quien entrega y recibe el dinero
💡 Esto permite mantener un registro organizado y auditable.
📆 ¿Cuándo se emite un recibo de caja menor?
Se emite cada vez que se realiza un gasto con el fondo de caja menor, por ejemplo:
- Compra de suministros menores
- Pago de transporte o viáticos pequeños
- Reintegro de efectivo al fondo
📍Debe completarse en el momento del gasto o lo antes posible y seguir una numeración consecutiva para control interno.
📊 ¿Cómo registrar el recibo en Alegra?
En Alegra, el movimiento equivalente a un recibo de caja menor se registra como ingreso o salida de dinero desde el módulo de Gastos > Pagos:
1. Selecciona Nuevo pago.
2. Completa la información y haz clic en Guardar.
🎥 Observa:
✅ Beneficios de usar recibos de caja menor
- ✨ Control claro de los movimientos de efectivo.
- 📁 Registro ordenado y auditable.
- 📊 Facilita conciliaciones y arqueos de caja.
- 🔎 Soporte válido para contabilidad y revisiones internas.
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