Si tienes un negocio, es clave que sepas en qué régimen fiscal estás, porque de eso dependen tus impuestos, facturación electrónica y obligaciones ante la DIAN.
En este artículo te explico, paso a paso y sin tecnicismos, qué regímenes existen realmente, qué son las responsabilidades como no responsable de IVA o gran contribuyente y cómo configurarlo correctamente en Alegra.
👉 Índice
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🧾 ¿Qué son las responsabilidades tributarias como responsable o no responsable de IVA?
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⚙️ ¿Cómo configurar tu régimen y responsabilidades en Alegra paso a paso?
1. 🤔 ¿Qué es un régimen fiscal y por qué es importante?
Un régimen fiscal define cómo tributas ante la DIAN, es decir, cómo declaras y pagas impuestos según tu tipo de negocio, ingresos y actividad económica.
Elegir o tener el régimen correcto te permite:
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Cumplir con la DIAN sin errores.
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Evitar sanciones.
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Emitir correctamente tus facturas electrónicas.
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Saber qué impuestos debes cobrar o no a tus clientes.
⚠️ Algo muy importante: no todo lo que suena a Régimen lo es realmente. La DIAN maneja regímenes, responsabilidades y calificaciones, y aquí te los explicamos de forma clara.
2. 📊 ¿Cuáles son los regímenes fiscales que existen?
Los regímenes tributarios más comunes son dos, pero existen otros especiales según el tipo de contribuyente y su actividad económica.
1️⃣ Régimen Ordinario
Es el régimen general y aplica cuando:
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No estás inscrito en el Régimen Simple.
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Declaras el impuesto de renta de forma tradicional.
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Puedes ser responsable de IVA o no, según tu actividad.
La mayoría de las empresas y personas naturales comienzan en este régimen.
En el Régimen Ordinario pueden estar, por ejemplo:
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Personas naturales comerciantes.
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Sociedades como SAS, LTDA o SA.
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Empresas que no optaron por el Régimen SIMPLE.
Dentro de este régimen puedes ser responsable o no responsable de IVA, según tu actividad económica y nivel de ingresos.
2️⃣ Régimen Simple de Tributación (SIMPLE)
Es un régimen opcional, creado para simplificar el cumplimiento tributario.
Características principales:
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Unifica varios impuestos en uno solo.
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Pagos bimestrales.
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Declaración anual.
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Reduce cargas administrativas.
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En ciertos casos, permite no ser responsable de IVA.
👉 Este régimen aplica solo si cumples los requisitos definidos por la DIAN y te inscribes voluntariamente.
Pueden optar por el Régimen SIMPLE, por ejemplo:
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Tiendas, restaurantes y pequeños comercios.
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Profesionales independientes que cumplan los requisitos.
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Pequeñas y medianas empresas que no superen los topes de ingresos definidos por la DIAN.
La inscripción es voluntaria y debe realizarse directamente ante la DIAN.
📌 Nota: además del Régimen Ordinario y el Régimen SIMPLE, existen otros regímenes especiales definidos por la DIAN, como:
• Entidades sin ánimo de lucro pertenecientes al Régimen Tributario Especial (RTE).
• Usuarios industriales o comerciales de zona franca.
• Entidades sujetas a regímenes especiales como el impuesto al patrimonio.
• Sectores económicos con tratamientos tributarios particulares.
Cada uno tiene reglas propias, beneficios y obligaciones específicas. En estos casos, es recomendable contar con acompañamiento contable especializado para asegurar el correcto cumplimiento tributario.
3. 🧾 ¿Qué son las responsabilidades tributarias como responsable o no responsable de IVA?
⚠️ Aquí es donde suele haber confusión. 👀
Ser responsable o no responsable de IVA no es un régimen, sino una responsabilidad tributaria que debes registrar en tu RUT.
Estas responsabilidades pueden aplicar tanto al Régimen Ordinario, al Régimen SIMPLE y también a otros regímenes especiales definidos por la DIAN, como los de entidades sin ánimo de lucro, zonas francas, microempresas o sectores específicos de la economía.
Responsabilidades más comunes:
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Responsable de IVA:
Debes cobrar IVA, facturarlo y pagarlo a la DIAN. -
No responsable de IVA:
No cobras IVA en tus facturas, siempre que cumplas los requisitos legales. -
Agente de retención en la fuente.
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Agente de retención de IVA.
👉 Puedes estar, por ejemplo:
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En el Régimen Ordinario y ser responsable de IVA
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En el Régimen SIMPLE y no ser responsable de IVA
Todo depende de tu actividad económica y lo que diga tu RUT.
📢 Importante: para saber si debes pasar de no responsable a responsable de IVA, tu contador debe revisar cada año si superaste los topes de ingresos anuales definidos por la DIAN para el año gravable anterior. Esta verificación se hace año a año, ya que los montos pueden cambiar.
4. 🏢 ¿Qué significa ser gran contribuyente y cuándo aplica?
Ser gran contribuyente tampoco es un régimen. Es una calificación especial que asigna directamente la DIAN a ciertos contribuyentes por su nivel de ingresos, operaciones o impacto fiscal.
Si eres Gran Contribuyente:
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Tienes obligaciones adicionales.
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Presentas declaraciones en fechas específicas.
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Puedes ser agente de retención aunque no seas responsable directo del impuesto.
⚠️ Esta condición no se elige, la asigna la DIAN y se refleja en tu RUT.
📌 Nota: la DIAN publica periódicamente resoluciones donde lista los contribuyentes clasificados como Grandes Contribuyentes. Si tu empresa aparece en esa resolución, esta condición se reflejará en tu RUT y tendrás plazos y obligaciones especiales definidos por la entidad.
No es una condición que el contribuyente pueda elegir o solicitar libremente.
5. ⚙️ ¿Cómo configurar tu régimen y responsabilidades en Alegra paso a paso?
Una vez tengas claro tu régimen y responsabilidades según la DIAN, sigue este recorrido dentro de Alegra para configurarlos correctamente.
1. Ve a Configuración > Empresa > ingresa a Datos de identificación.
2. Completa y revisa los datos fiscales básicos.
📌 Nota: asegúrate de que la razón social esté escrita exactamente igual a como aparece en tu RUT, Revisa el nombre comercial, si aplica
3. En la sección Responsabilidad tributaria, selecciona la opción que aparece en tu RUT > guarda los cambios.
4. Desplázate a la sección Datos para tus facturas electrónicas > en Obligaciones tributarias, marca solo las que apliquen según tu RUT > guarda los cambios para que Alegra aplique correctamente las reglas fiscales en tus documentos.
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