Un empleado de medio tiempo es quien trabaja menos horas que un empleado de tiempo completo, con una jornada pactada en el contrato. En Alegra Nómina lo registras igual que a cualquier otro empleado: lo que cambia es la jornada que seleccionas y, con ella, el salario, las prestaciones y la base de los aportes.
Aquí ves cómo registrarlo paso a paso, qué pasa con las prestaciones y la seguridad social, y qué revisar antes de liquidar el periodo.
👉 Índice
👥 ¿Cómo registrar un empleado de medio tiempo?
Primero creas a la persona y después defines su jornada. Sigue estos pasos:
1. Ve al menú Empleados > + Nuevo empleado > Agregar manualmente.
2. Completa los datos personales y de contacto. Después de escribir el número de identificación, haz clic en Autocompletar para traer la información que ya tiene el sistema.
3. En la sección Contrato, selecciona Medio tiempo en Tipo de jornada y escribe el salario pactado para esa jornada.
4. En Afiliaciones, registra EPS, AFP, ARL, caja de compensación y nivel de riesgo. Completa Datos de pago y haz clic en Guardar.
📍 El sistema no permite guardar a un empleado de medio tiempo con un salario inferior a la mitad del salario mínimo legal vigente. Si el formulario no te deja continuar, revisa ese valor antes de volver a guardar.
Si tienes varios empleados por registrar, puedes crearlos con la plantilla de Excel o subiendo el contrato para que la IA extraiga los datos. El detalle está en ¿Cómo crear o importar empleados en Alegra Nómina?.
💰 ¿Qué salario puedes registrar y cómo se paga?
El salario que registras es el que se pactó para esa jornada parcial, y es la base de los devengados, de las prestaciones y de los aportes. No registres el salario de tiempo completo en una ficha de medio tiempo: el sistema lo toma como base de todo el cálculo.
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Salario mínimo permitido: la mitad del salario mínimo legal vigente. Por debajo de ese valor el empleado no se guarda.
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Horas adicionales: si el empleado trabaja más horas de las pactadas, regístralas como horas extra en la liquidación del periodo. No cambies el salario base para incluirlas.
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Auxilio de transporte: aplica si el empleado devenga hasta 2 SMMLV. Se suma al devengado y a la base de prestaciones, pero no a la base de seguridad social.
📍 Notas
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La base de cotización a salud y pensión sale del salario, sin el auxilio de transporte.
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La base mínima de cotización de una jornada parcial depende de la normativa vigente. Confírmala con tu contador antes de emitir si tu caso está en el límite del salario permitido.
🧾 ¿Qué pasa con las prestaciones sociales?
Un empleado de medio tiempo tiene las mismas prestaciones que uno de tiempo completo. Lo que cambia es el valor: la provisión se calcula sobre el salario registrado y los días trabajados, así que en una jornada parcial es proporcional a ese salario.
| Prestación | Provisión mensual | Base de cálculo |
|---|---|---|
| Cesantías | 8,33% | Salario y auxilio de transporte |
| Intereses sobre cesantías | 1% | Salario y auxilio de transporte |
| Prima de servicios | 8,33% | Salario y auxilio de transporte |
| Vacaciones | 4,17% | Salario, sin auxilio de transporte |
📍 Los porcentajes son la provisión mensual que usa Alegra Nómina. El valor a pagar depende de los días trabajados en el periodo y del salario registrado.
📢 Importante: la provisión no es un pago, es un registro contable. El dinero se desembolsa cuando liquidas la prestación, no cuando la provisionas.
La liquidación se genera desde Liquidación > Nuevo periodo con la opción Incluir prestaciones sociales, y las vacaciones se registran como ingreso adicional en la nómina del empleado. El paso a paso está en ¿Cómo provisionar, liquidar y emitir las prestaciones sociales en Alegra Nómina?.
🩺 ¿Qué pasa con la seguridad social y los parafiscales?
El empleado de medio tiempo se afilia y cotiza como cualquier otro. Lo que cambia es el valor de la base, que sale del salario registrado.
| Concepto | Quién aporta | Porcentaje |
|---|---|---|
| Salud | Trabajador | 4% |
| Pensión | Trabajador | 4% |
| Salud | Empleador | 8,5% |
| Pensión | Empleador | 12% |
| ARL | Empleador | Según el nivel de riesgo |
| SENA | Empleador | 2% |
| ICBF | Empleador | 3% |
| Caja de compensación | Empleador | 4% |
📢 Importante: si tu empresa aplica la exoneración del artículo 114-1 del Estatuto Tributario, no aportas el 8,5% de salud ni SENA e ICBF por los empleados que devengan menos de 10 SMMLV.
📍 Los porcentajes son los vigentes para 2026. Verifícalos al inicio de cada periodo; el detalle de devengados y deducciones está en ¿Cuáles son los conceptos básicos para liquidar tu nómina?.
⚠️ ¿Qué debes verificar antes de liquidar?
Antes de calcular el periodo, revisa estos cinco puntos:
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Tipo de jornada: que el contrato del empleado diga Medio tiempo. Si la jornada cambió, edita su contrato antes de liquidar.
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Salario y días: que el salario sea el pactado y que los días trabajados del periodo estén completos. Si hubo ausencias, regístralas como novedad.
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Afiliaciones completas: EPS, AFP, ARL, caja de compensación y nivel de riesgo. Si falta uno de esos datos, el empleado aparece en las exclusiones de la PILA y no se incluye en el archivo.
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Horas extra y recargos: que estén en la liquidación del periodo y no sumados al salario base.
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Prestaciones del periodo: revisa si el periodo incluye prima, cesantías o intereses antes de emitir.
📢 Importante: los empleados de medio tiempo se excluyen automáticamente del archivo PILA, porque el sistema los identifica con ese tipo de trabajador. Por ahora, la planilla de estos empleados se gestiona por fuera de Alegra.
📍 Al generar el archivo, revisa la lista de empleados excluidos. Ahí aparecen tanto los de medio tiempo como los que tienen datos incompletos. Cómo se genera el archivo: ¿Cómo generar el archivo de pago PILA desde Alegra Nómina?.
💬 Preguntas frecuentes
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¿Puedo registrar a un empleado de medio tiempo con un salario menor a la mitad del salario mínimo? No. Alegra no guarda la ficha si el salario está por debajo de la mitad del salario mínimo legal vigente.
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¿Cómo registro a un empleado pensionado que ya no aporta a pensión? El registro es obligatorio: sin la ficha del empleado no puedes emitir su nómina. Ten en cuenta que Alegra calcula el 4% de pensión como deducción del trabajador. La forma de excluir esa deducción en la ficha está en validación con el equipo de Producto; mientras tanto, escribe a Soporte antes de emitir para no reportar un aporte que no corresponde.
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¿El auxilio de transporte aplica a un empleado de medio tiempo? Aplica si el empleado devenga hasta 2 SMMLV. Entra en el devengado y en la base de prestaciones, pero no en la base de seguridad social.
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¿Puedo importar varios empleados de medio tiempo? Sí. Puedes crearlos con la plantilla de Excel o desde el contrato con IA; en cada registro indica la jornada de medio tiempo y el salario pactado.
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