Imagina que administras el conjunto residencial Residencial Los Pinos PH. Cada mes debes cobrar cuotas de administraciĂłn, pagar proveedores, controlar gastos comunes y presentar reportes claros a la asamblea.
Con Alegra puedes centralizar toda esta gestiĂłn financiera en un solo lugar, mantener el control de la cartera de copropietarios y cumplir con la Ley 675 de 2001 de forma organizada.
✏️ ¿Qué necesitas antes de comenzar?
Para gestionar Residencial Los Pinos PH en Alegra, es importante contar con:
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NIT de la persona jurĂdica registrado ante la DIAN.
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Reglamento de propiedad horizontal con coeficientes de copropiedad.
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Presupuesto anual aprobado por la asamblea.
👉 Índice
1. ⚙️ ¿Cómo configurar la información del conjunto en Alegra?
Para comenzar, el administrador de Residencial Los Pinos PH registra la informaciĂłn del conjunto en Alegra como una empresa independiente.
Desde ConfiguraciĂłn > Empresa ingresa el nombre del conjunto, su NIT, direcciĂłn y actividad econĂłmica. Esto permite llevar la contabilidad de forma separada y organizada.
Si el conjunto incluye locales comerciales, puede configurar impuestos desde ConfiguraciĂłn > Impuestos para gestionar actividades gravadas.
đź“Ť Nota: SegĂşn la Ley 675 de 2001, la propiedad horizontal es una persona jurĂdica sin ánimo de lucro, por lo que debe contar con NIT propio.
đź’ˇ AlegraTip: Si administras varios conjuntos, puedes crear una empresa diferente en Alegra para cada uno.
🔎 ¿Cómo configurar la información de tu empresa en Alegra y evitar errores con la DIAN?
2. 🏢 ¿Cómo registrar los copropietarios y sus unidades?
El administrador registra a cada propietario de Residencial Los Pinos PH como contacto en Alegra.
Desde Contactos crea cada copropietario con su información básica como nombre, identificación, correo y número de unidad.
También puede incluir el coeficiente de copropiedad definido en el reglamento, el cual sirve como base para calcular las cuotas de administración.
📢 Importante: Mantener actualizado este coeficiente es clave para evitar errores en la liquidación de cuotas.
🔎 ¿Cómo crear e importar nuevos contactos en Alegra?
3. đź’° ÂżCĂłmo gestionar las cuotas de administraciĂłn?
Cada mes, Residencial Los Pinos PH genera el cobro de cuotas a sus copropietarios.
Desde Ingresos > Facturas de venta, el administrador puede:
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Cobrar cuotas ordinarias mensuales.
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Registrar cuotas extraordinarias aprobadas en asamblea.
Esto permite llevar control de ingresos y seguimiento de pagos de cada propietario.
đź’ˇ AlegraTip: Puedes automatizar este proceso con facturaciĂłn recurrente para evitar generar las cuotas manualmente cada mes.
🔎 ¿Cómo hacer una factura de venta en Alegra?
⚠️ Ten en cuenta: para emitir facturas electrónicas válidas ante la DIAN, primero debes habilitar la facturación electrónica en Alegra. 🔎 ¿Cuáles son los pasos para habilitarse en la DIAN como facturador electrónico?
4. đź“Š ÂżCĂłmo controlar los gastos comunes del conjunto?
El conjunto registra sus egresos operativos en Alegra para tener control del presupuesto.
Desde Gastos > Facturas de compra, el administrador de Residencial Los Pinos PH registra pagos como:
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Servicio de vigilancia
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Personal de aseo
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Servicios pĂşblicos de zonas comunes
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Mantenimiento y reparaciones
También puede llevar el control del fondo de imprevistos exigido por ley.
📢 Importante: La Ley 675 de 2001 establece que el fondo de imprevistos debe ser mĂnimo el 1% del presupuesto anual.
đź’ˇ AlegraTip: Clasificar los gastos por categorĂas facilita la presentaciĂłn de informes a la asamblea.
🔎 ¿Cómo crear una factura de compra?
5. đź“‹ ÂżCĂłmo consultar reportes para la asamblea?
Antes de la asamblea, el administrador de Residencial Los Pinos PH consulta la informaciĂłn financiera desde Alegra.
En Reportes puede acceder a:
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Balance general para conocer el estado financiero
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Estado de resultados para comparar ingresos y gastos
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Cuentas por cobrar para identificar propietarios en mora
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Cuentas por pagar para controlar obligaciones
Estos reportes pueden exportarse y compartirse con los copropietarios.
đź“Ť Nota: En conjuntos comerciales o mixtos, los estados financieros deben ser revisados por un revisor fiscal.
🔎 Explicación de los reportes inteligentes.
6. 📌 ¿Qué requisitos legales debes tener en cuenta?
La gestiĂłn de Residencial Los Pinos PH debe cumplir con la Ley 675 de 2001.
Algunos puntos clave:
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La propiedad horizontal es una persona jurĂdica con NIT propio.
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El presupuesto anual debe ser aprobado por la asamblea.
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El fondo de imprevistos es obligatorio.
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Las cuotas extraordinarias requieren aprobaciĂłn de la asamblea.
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Los propietarios en mora pueden perder el derecho a voto.
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Puede ser obligatorio contar con revisor fiscal segĂşn el tipo de propiedad.
📢 Importante: Alegra es la herramienta para gestionar la contabilidad del conjunto, pero no reemplaza al contador ni al revisor fiscal.
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