Imagina que administras el conjunto residencial Residencial Los Pinos PH. Cada mes debes cobrar cuotas de administración, pagar proveedores, controlar gastos comunes y presentar reportes claros a la asamblea.
Con Alegra puedes centralizar toda esta gestión financiera en un solo lugar, mantener el control de la cartera de copropietarios y cumplir con la Ley 675 de 2001 de forma organizada.
✏️ ¿Qué necesitas antes de comenzar?
Para gestionar Residencial Los Pinos PH en Alegra, es importante contar con:
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NIT de la persona jurídica registrado ante la DIAN.
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Reglamento de propiedad horizontal con coeficientes de copropiedad.
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Presupuesto anual aprobado por la asamblea.
👉 Índice
1. ⚙️ ¿Cómo configurar la información del conjunto en Alegra?
Para comenzar, el administrador de Residencial Los Pinos PH registra la información del conjunto en Alegra como una empresa independiente.
Desde Configuración > Empresa ingresa el nombre del conjunto, su NIT, dirección y actividad económica. Esto permite llevar la contabilidad de forma separada y organizada.
Si el conjunto incluye locales comerciales, puede configurar impuestos desde Configuración > Impuestos para gestionar actividades gravadas.
📍 Nota: Según la Ley 675 de 2001, la propiedad horizontal es una persona jurídica sin ánimo de lucro, por lo que debe contar con NIT propio.
💡 AlegraTip: Si administras varios conjuntos, puedes crear una empresa diferente en Alegra para cada uno.
🔎 ¿Cómo configurar la información de tu empresa en Alegra y evitar errores con la DIAN?
2. 🏢 ¿Cómo registrar los copropietarios y sus unidades?
El administrador registra a cada propietario de Residencial Los Pinos PH como contacto en Alegra.
Desde Contactos crea cada copropietario con su información básica como nombre, identificación, correo y número de unidad.
También puede incluir el coeficiente de copropiedad definido en el reglamento, el cual sirve como base para calcular las cuotas de administración.
📢 Importante: Mantener actualizado este coeficiente es clave para evitar errores en la liquidación de cuotas.
🔎 ¿Cómo crear e importar nuevos contactos en Alegra?
3. 💰 ¿Cómo gestionar las cuotas de administración?
Cada mes, Residencial Los Pinos PH genera el cobro de cuotas a sus copropietarios.
Desde Ingresos > Facturas de venta, el administrador puede:
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Cobrar cuotas ordinarias mensuales.
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Registrar cuotas extraordinarias aprobadas en asamblea.
Esto permite llevar control de ingresos y seguimiento de pagos de cada propietario.
💡 AlegraTip: Puedes automatizar este proceso con facturación recurrente para evitar generar las cuotas manualmente cada mes.
🔎 ¿Cómo hacer una factura de venta en Alegra?
⚠️ Ten en cuenta: para emitir facturas electrónicas válidas ante la DIAN, primero debes habilitar la facturación electrónica en Alegra. 🔎 ¿Cuáles son los pasos para habilitarse en la DIAN como facturador electrónico?
4. 📊 ¿Cómo controlar los gastos comunes del conjunto?
El conjunto registra sus egresos operativos en Alegra para tener control del presupuesto.
Desde Gastos > Facturas de compra, el administrador de Residencial Los Pinos PH registra pagos como:
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Servicio de vigilancia
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Personal de aseo
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Servicios públicos de zonas comunes
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Mantenimiento y reparaciones
También puede llevar el control del fondo de imprevistos exigido por ley.
📢 Importante: La Ley 675 de 2001 establece que el fondo de imprevistos debe ser mínimo el 1% del presupuesto anual.
💡 AlegraTip: Clasificar los gastos por categorías facilita la presentación de informes a la asamblea.
🔎 ¿Cómo crear una factura de compra?
5. 📋 ¿Cómo consultar reportes para la asamblea?
Antes de la asamblea, el administrador de Residencial Los Pinos PH consulta la información financiera desde Alegra.
En Reportes puede acceder a:
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Balance general para conocer el estado financiero
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Estado de resultados para comparar ingresos y gastos
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Cuentas por cobrar para identificar propietarios en mora
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Cuentas por pagar para controlar obligaciones
Estos reportes pueden exportarse y compartirse con los copropietarios.
📍 Nota: En conjuntos comerciales o mixtos, los estados financieros deben ser revisados por un revisor fiscal.
🔎 Explicación de los reportes inteligentes.
6. 📌 ¿Qué requisitos legales debes tener en cuenta?
La gestión de Residencial Los Pinos PH debe cumplir con la Ley 675 de 2001.
Algunos puntos clave:
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La propiedad horizontal es una persona jurídica con NIT propio.
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El presupuesto anual debe ser aprobado por la asamblea.
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El fondo de imprevistos es obligatorio.
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Las cuotas extraordinarias requieren aprobación de la asamblea.
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Los propietarios en mora pueden perder el derecho a voto.
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Puede ser obligatorio contar con revisor fiscal según el tipo de propiedad.
📢 Importante: Alegra es la herramienta para gestionar la contabilidad del conjunto, pero no reemplaza al contador ni al revisor fiscal.
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