Las notas crédito son documentos que el vendedor expide para indicarle al cliente que tiene un saldo a su favor, bien sea para acreditar la devolución de un valor determinado o para que la empresa pueda corregir errores en las facturas ya expedidas de una manera sencilla. El saldo a favor del cliente podrá ser usado en compras posteriores.
En Alegra, la nota crédito sin referencia a factura (nota crédito tipo 22) se puede aplicar a facturas de venta electrónicas que ya han sido aceptadas, esto según el Oficio 100153157-6527 de 2022 y el numeral 13.1.5.2 del Anexo Técnico de Factura Electrónica de venta, con el fin de poder corregir o realizar ajustes en la factura correspondiente.
Por ejemplo: “La Empresa Ejemplar vende computadores. El cliente acepta la factura electrónica y luego se da cuenta de que debe devolver uno de los equipos, la empresa aplica una nota crédito sin referencia a la factura electrónica y le envía el PDF soportando la nota crédito creada”.
A continuación, te explicaremos el proceso para aplicar la nota crédito sin referencia a tus facturas de venta electrónicas aceptadas por tus clientes (consideradas como Título valor).
👉 Índice:
- Aplica la nota crédito desde la factura de venta.
- Aplica la nota crédito desde el módulo de devoluciones.
1. Aplica la nota crédito desde la factura de venta
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” opción “Facturas de venta”.
2. Accede a la factura de venta a la cual deseas aplicarle la nota crédito.
3. Haz clic en la opción “Más Acciones” y selecciona “Aplicar nota crédito”.
4. En el campo “Tipo de operación” verifica que esté seleccionada la opción “Sin referencia a factura electrónica” y completa el formulario. Observa los campos del formulario y su explicación.
📍 Nota: en el campo "Monto" debes colocar el valor total de la factura electrónica.
5. Finalmente, haz clic en “Guardar y emitir”.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📝 Formulario “Nueva devolución”
- Tipo de documento: en este campo debes elegir la opción “Nota crédito”.
- Numeración: el sistema carga la numeración de manera automática.
- Número: el sistema carga de manera automática el consecutivo a emitir.
- Contacto: es el cliente a quien va dirigida la nota crédito, recuerda que debe coincidir con el de la factura de venta.
- Razón: motivo por el cual se está creando la nota crédito.
- Notas: información adicional que será visible en la impresión del documento.
- Tipo de operación: aquí se encontrarán dos opciones, para este caso debes seleccionar “Sin referencia a factura electrónica”.
- Concepto: elige la opción de acuerdo al motivo por el cual se está aplicando la nota crédito.
- Fecha: fecha de creación de la nota crédito.
- Moneda: selecciona la moneda con la cual se creará la nota crédito.
🔎 Descubre cómo realizar transacciones en diferentes monedas. - Bodega: selecciona la bodega asociada a los productos que vas a incluir en la nota, recuerda que al aplicar la nota crédito, las cantidades regresarán a tu inventario.
🔎 Conoce cómo gestionar tu inventario en diferentes Bodegas - Almacenes - Depósitos. - Centro de costo: selecciona el centro de costos correspondiente a la factura de venta.
🔎 Aprende a crear centros de costos. - Orden de entrega: asocia las órdenes de entrega de tus clientes en este campo.
- Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario, a los que les vas a aplicar el descuento o los que debes a corregir.
- Crédito a ventas: selecciona la factura a la cual se aplicará el descuento y en el campo “Monto” indica el valor total de la nota crédito.
📢 Importante: en esta sección debes incluir la factura relacionada con la operación para mantener un control preciso de tu contabilidad, sin embargo, al emitir la nota crédito, esta no estará vinculada a la factura de venta.
2. Aplica la nota crédito desde el módulo de devoluciones
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Devoluciones en ventas”.
2. Haz clic en el botón “Nueva devolución”.
3. Completa la información. Observa los campos del formulario y su explicación.
📍 Nota: en el campo "Monto" debes colocar el valor total de la nota crédito.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar y emitir”.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📢Importante: solo podrás emitir esta nota crédito si la factura electrónica fue aceptada por el cliente y se convierte en título valor. Por lo tanto, la nota crédito no estará vinculada a un XML o a la factura electrónica en la DIAN. En cambio, se reflejará en la operación para el control de la contabilidad, y podrás ver el PDF creado como soporte.
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