La DIAN establece una vigencia para todas las resoluciones de facturación autorizadas, estos periodos pueden oscilar entre los 6 a los 24 meses. Puedes validar el tiempo otorgado por la DIAN para el vencimiento de tu resolución desde el PDF de la misma.
Observa:
Si una vez vencida tu resolución, identificas que no has utilizado todo el rango de numeración autorizado, debes autorizar los rangos sin utilizar. Ahora si al momento de emitir tus facturas de venta se presenta la siguiente notificación:
Quiere decir que ya utilizaste todo el rango autorizado y se debe autorizar en la DIAN un nuevo rango. A continuación te explicamos el proceso:
👉 Índice:
- Solicita una nueva resolución electrónica.
- Asocia tus prefijos de facturación al proveedor electrónico.
- Crea la nueva resolución en Alegra.
- Emite tu factura de venta en estado “Borrador”.
Paso 1 - Solicita una nueva resolución electrónica
Lo primero que debes hacer es solicitar una nueva resolución autorizando nuevos rangos de numeración y para ello, sigue estos pasos:
1. Dirígete a la página web “DIAN”, ubica la sección “Transaccional” y haz clic en la opción “Usuario Registrado”.
2. Ingresa los datos de acceso y haz clic en “Ingresar”. Luego, en la columna “Destacados del mes” selecciona la opción “Numeración de facturación”.
3. En el menú de la parte izquierda, ubica la opción “Numeración de facturación” y haz clic en “Solicitar numeración de facturación”.
4. Haz clic en el botón “Aceptar” y luego en “Ingresar”. Ahora haz clic en la opción “Autorizar Rangos”, elige el “Tipo Facturación” (Facturación electrónica de venta) y agrega la información correspondiente en los campos “Prefijo”, “Rango Desde” y “Rango Hasta”, luego haz clic en “Agregar”.
5. Selecciona la opción “Borrador” y luego haz clic en “Aceptar”. Ahora, haz clic en el botón “Definitivo”, en la ventana emergente solicita la clave dinámica, para ello haz clic en “Solicítela aquí”, luego selecciona la opción “Ver mi bandeja de comunicaciones”, cópiala y pégala, ingresa tu contraseña y haz clic en “Firmar” y luego en “Aceptar”.
6. Finalmente, haz clic en la opción “Firmar”, en la ventana emergente solicita la clave dinámica, para ello haz clic en “Solicítela aquí”, luego selecciona la opción “Ver mi bandeja de comunicaciones”, cópiala y pégala, ingresa tu contraseña y haz clic en “Firmar” y luego en “Aceptar”.
Observa:
📢 Importante: asegurarte de descargar la resolución que comienza con el número 1876.
Paso 2 - Asocia tus prefijos de facturación al proveedor electrónico
Recuerda que debes esperar aproximadamente una hora después de haber solicitado la resolución, esto porque es el tiempo mínimo que tarda la DIAN en sincronizar el formulario 1876 en la sección “facturando electrónicamente”. Después de transcurrido el tiempo, sigue estos pasos:
1. Dirígete a la página web “DIAN” y ubica la sección “Temas de interés” y en el menú de “Factura Electrónica”, haz clic en “Facturando Electrónicamente”.
2. Selecciona el tipo de usuario e ingresa los datos de acceso, revisa tu correo electrónico y haz clic en “Acceder”.
3. En el menú de la parte izquierda, ubica la opción “Configuración” y selecciona la opción “Asociar Rangos de numeración”.
4. En el campo “Proveedor - Software” selecciona “Soluciones Alegra S.A.S.”, en el campo “Prefijo” selecciona la resolución que solicitaste previamente y luego, haz clic en el botón “Agregar”.
5. Finalmente, haz clic en el botón “Aceptar” para confirmar la acción.
Observa:
Paso 3 - Crea la nueva resolución en Alegra
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Configuración”.
2. Ubica el recuadro de “Facturación” y selecciona la opción “Numeraciones”.
3. Haz clic en el botón “Nueva numeración”.
4. Diligencia el formulario con la información correspondiente. Observa los campos del formulario y su explicación.
📍 Nota: cuando ingreses el número del formulario de tu resolución, haz clic en el botón “Consultar”, de esta manera Alegra importará de forma automática la información de tu resolución.
5. Finalmente, ingresa el número de tu próxima factura y haz clic en el botón “Guardar”.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva numeración”
- Tipo de documento: en este campo debes seleccionar la opción “Factura de venta”.
- Numeración electrónica: selecciona esta opción si usaras la numeración para emitir facturas electrónicas.
- Preferida: si marcas, esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una factura de venta.
- Nombre: nombre que te ayuda a identificar la numeración.
- Número de formulario: ingresa el número del formulario de autorización de facturación y haz clic en el botón “Consultar”, luego selecciona la resolución solicitada.
- Próxima factura: ingresa el número con el que se creará la próxima factura que emitas.
- Prefijo: indica los caracteres de la numeración, te permite diferenciar entre varias numeraciones.
- Desde el número: indica desde que número empieza la numeración solicitada.
- Hasta el número: indica hasta qué número puede facturar la numeración solicitada.
- Vigencia desde: indica la fecha inicial de vigencia de la resolución.
- Vigencia hasta: indica la fecha final de vigencia de la resolución.
- Texto de autorización: indica aquí la información relacionada con la autorización otorgada por la DIAN, será visible en el pie de factura.
¿Dónde encuentro el número del formulario?
Podrás ver el número del formulario de autorización de facturación en el formato 1876.
Paso 4 - Emite tu factura de venta en estado “Borrador”
Si al momento de emitir la factura de venta te sale la notificación “El campo número de documento debe estar dentro del rango de la numeración electrónica” es porque estás utilizando la numeración sin rangos autorizados. Para modificar la numeración desde la factura de venta creada debes seguir estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. Ubica la factura con estado “Borrador” y en la columna de “Acciones” selecciona la opción de “Editar”.
3. Haz clic en la “Flecha hacia abajo” que vas a encontrar en la parte superior del prefijo y consecutivo de la factura de venta. Allí debes seleccionar la numeración vigente.
📍 Nota: recuerda que la numeración que la factura de venta está utilizando debe estar “Activa” para que te permita cambiarla.
4. Dirígete al final de la factura y haz clic en el botón “Guardar”. Una vez cargue el cambio, haz clic en “Más acciones” y seleccionas “Facturar y emitir”.
Observa:
¿Aún no tienes cuenta en Alegra?
Conoce las soluciones del ecosistema Alegra: Alegra Contabilidad, Alegra POS, Alegra Tienda y Alegra Nómina (solo para Colombia).
Aprende con nosotros y certifícate de forma gratuita en Alegra Academy.
¡Únete a nuestro foro de Alegra Community! Allí podrás compartir experiencias y aclarar tus dudas sobre facturación electrónica, contabilidad, normatividad y mucho más.
Descubre las funcionalidades más pedidas y entérate de todas nuestras actualizaciones en el blog de novedades. Accede a contenido exclusivo para contadores y estar Siempre al día.
¡Crece junto a Alegra! Únete a nuestras capacitaciones virtuales y fortalece tus conocimientos en contabilidad, facturación electrónica y más.
Si tienes inquietudes sobre este u otros procesos, nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte las 24 horas, cualquier día de la semana, y sin costos adicionales.
