Cambios en los sistemas de facturación en Colombia según la resolución 000042

Mediante la resolución 000042 del 05 de Mayo del 2020, la DIAN reglamenta nuevos cambios para los sistemas de  facturación en Colombia, entre ellos un nuevo calendario para la implementación de facturación electrónica y determino los requisitos, condiciones y procedimientos que deben tener las facturas y los sistemas de facturación.

Calendario de implementación

Según la resolución antes menciona estas son las fechas máximas para iniciar a expedir facturas electrónicas:

• Grupo 1: Junio 15 de 2020.
• Grupo 2: Julio 1 de 2020.
• Grupo 3: agosto 4 de 2020.
• Grupo 4: Septiembre 1 de 2020
• Grupo 5: Octubre 1 de 2020.
• Grupos 6, 7 y 8: Noviembre 1 de 2020.

Nota: el grupo al que pertenece una empresa depende del código CIIU principal que aparece en el RUT de dicha empresa (o código de actividad económico). Puedes consultar el grupo al que perteneces en la pagina 34 de la resolución 000042.

Si deseas habilitarte cómo facturador electrónico consulta este artículo, es un procedimiento que te tomara menos de 10 minutos.

Entre los cambios mas importantes y ya aplicados por Alegra tenemos:

• Ajustes en el PDF de las facturas: los usuarios que tengan facturación electrónica activa podrán aplicar ajustes al PDF de la factura electrónica como habilitar o no la columna de descuento, mostrar o no los  impuestos, entre otros. Consulta este articulo para personalizar tus plantillas de impresión.
  • Todos los comprobantes electrónicos se crean con la plantilla "Clásico (carta electrónica)" y este estilo no se podrá cambiar para los comprobantes electrónicos.
  • Podrás activar la opción de "Unidad de medida" para que en el PDF salga impreso la unidad de medida del producto vendido.
  • Podrás activar la opción de "Impuestos incluidos" para que puedas visualizar en el PDF el precio de venta del bien o del serivicio con el valor del impuesto implícito.
    Nota: según el art. 18 de la Resolución 42 del 2020, es obligatorio incluir el valor del impuesto en el precio de venta.

• • Por norma el PDF de la factura debe llevar el nombre y el NIT del software de facturación en el que se emiten las facturas.
  • Se agrega el código QR, la moneda, la fecha y hora de generación y la información del pago en las facturas de venta no electrónicas.
  • Las facturas irán identificadas cómo "Factura electrónica de venta" o "Factura de venta de papel" según sea el caso.
• Nuevos campos el formulario de creación de facturas: se agregaron dos campos nuevos en el formulario de creación de facturas en las cuentas de los usuarios que no tienen factura electrónica activa (estos campos también se incluirán en el PDF de las facturas).
• Configura múltiples numeraciones con prefijos de esta manera podrás crear varias numeraciones para tus documentos. Ejemplo puedes tener dos numeraciones para notas de crédito, una para notas de crédito tradicionales y otra para las electrónicas. Ver más.

Importante: con los anteriores cambios Alegra cumple con todos los requisitos establecidos por la DIAN en las facturas de venta, electrónicas y de papel y además nos preparamos para ofrecerte nuevas funciones de facturación electrónica.

• Ajustes en el PDF de las notas crédito: Hemos aplicado cambios en los PDF de las notas de crédito para cumplir con el articulo 30 de la resolución 0042,entre los cuales tenemos:
  • Las notas  de crédito electrónicas estarán identificadas como "Nota de crédito de la factura electrónica de venta" con el fin de cumplir con el punto 1 del artículo 30 de la resolución 000042.
  • Se agrego la sección "Documento referenciado" que contiene la siguiente información de la factura electrónica a la que se le aplica la nota de crédito:
    • Número de la factura con su prefijo correspondiente.
    • CUFE de la factura asociada.
    • Fecha de generación del CUFE.
    • Tipo de nota de crédito aplicada a la factura.

• • Se agrego al PDF información como: moneda en la que se realiza la nota de crédito, fecha y hora de generación, fecha y hora de expedición y firma digital.
  • Se agrego la columna "Unidad" al PDF.

• Cambios en las responsabilidades tributarias
  Debido a que las responsabilidades fiscales pasaron de ser 115 a solo 5 responsabilidades hemos hecho algunos cambios en la manera en como se configuran las responsabilidades de tu empresa y las de los contactos en tu cuenta de Alegra, ahora se mostraran solo tres responsabilidades que tendrás que activarle a cada nuevo contacto según su RUT.

Importante: si ya tenias las responsabilidades configuradas en tu cuenta de Alegra no debes preocuparte, realizamos este cambio respetando la configuración que tenias previamente asociada a tus contactos o a tu empresa.

Nota: en la configuración solo me muestran tres de las cinco responsabilidades ya que una de ellas se asocia por defecto cuando configuras el "Régimen simple de tributación" y la responsabilidad "No responsable" se asocia por defecto cuando no eliges ninguna de las otras obligaciones.

Las responsabilidades son las siguientes:

• • O-13 Gran contribuyente.
  • O-15 Autorretenedor.
  • O-23 Agente de retención IVA.
  • O-47 Régimen simple de tributación.
  • R-99-PN No responsable.
• Nueva función para crear documentos equivalentes sistema P.O.S. Ver más.
• Cambios en el nombre de los archivos XML de un documento electrónico
  • Para cumplir con el estándar del decreto 042 hemos cambiado el nombre de los documentos electrónicos que se envíen por correo a los adquirientes de los mismos.
    Esta es la estructura de los nombres de los archivos:
    El AR (Application Response)es el  único documento válido como factura de venta.
  • Según la norma se deben enviar dichos documentos en un archivo ZIP que contenga las validaciones (AR) de la factura electrónica y la factura (Attached Document).
    
    Nota: el envió de los documentos electrónicos en un archivo ZIP esta habilitado por defecto para todas la cuentas que tengan facturación electrónica activa.

Si deseas cambiar la configuración del envió de documentos en un archivo ZIP puedes hacerlo en el menú "Configuración", recuadro"Facturación" opción "Datos generales".

Al deshabilitar la opción del envió de documentos en archivos ZIP tus documentos se enviaran por separado.