El cierre de cuentas contables por terceros te permite realizar el cierre anual de todos los movimientos contables de una o varias cuentas que están vinculadas a diferentes terceros, consolidando esos movimientos bajo un único tercero. Esto implica sustituir los terceros asociados a cada movimiento de la cuenta por un nuevo tercero al finalizar el año.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar ha realizado varias ventas a diferentes clientes a lo largo del año. En cada factura de venta, se incluyeron impuestos como el IVA y retenciones en la fuente, que deben ser declarados y pagados a la DIAN. Para que los movimientos asociados a estas cuentas queden asignados a la DIAN y no a cada cliente en particular, la empresa realiza un cierre de cuentas por tercero".
En Alegra, puedes realizar el cierre anual de cuentas por terceros de forma automatizada, sin necesidad de realizar cálculos o reclasificaciones manuales, reduciendo el riesgo de errores y optimizando tu tiempo de trabajo.
👉 Índice
1. ¿Qué es el cierre de cuentas por terceros?
El cierre de cuentas por terceros permite reclasificar los movimientos contables dentro de cada cuenta seleccionada, cambiando el titular del movimiento de un tercero anterior (como un cliente o proveedor) por un nuevo tercero asignado. Esto facilita la organización de la información contable y mejora la precisión de los reportes financieros.
🔸 ¿Cuál es la diferencian entre el cierre del periodo contable y el cierre de cuentas por terceros?
El cierre del periodo contable se enfoca en determinar los resultados del ejercicio con las cuentas de resultados. En cambio, el cierre de cuentas por terceros organiza la información en cuentas del estado de situación financiera, asegurando que los movimientos contables reflejen correctamente los terceros responsables.
🔎 Conoce cómo cerrar los períodos contables en Alegra.
2. Cierra tus cuentas contables por terceros
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Contabilidad", selecciona la opción "Complementos contables" y haz clic en "Cierre de cuentas por tercero".
2. Selecciona "Iniciar cierre" en el periodo contable que estás por cerrar.
3. Selecciona los terceros y asigna las cuentas contables que correspondan a cada uno. Repite el proceso por cada tercero.
4. Verifica la información y haz clic en "Finalizar cierre". Puedes seguir usando tu cuenta mientras se completa el proceso en segundo plano; recibirás una notificación cuando esté listo.
Observa:
⚡ Al finalizar el cierre, Alegra generará automáticamente el comprobante contable para saldar las cuentas. Además, puedes generar el reporte Balance de prueba por terceros para validar que todas las cuentas se hayan ajustado correctamente.
✏️ Otras acciones que puedes realizar en el papel de trabajo
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Si el tercero que deseas seleccionar no está registrado en Alegra, podrás crearlo haciendo clic en "Agregar tercero" al final de la lista de tus contactos.
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Si requieres mover las cuentas de un tercero a otro, realiza un breve desplazamiento sobre la cuenta y selecciona "Mover a otro tercero" si estás en la vista del tercero de origen o "Mover a este tercero" si estás en la vista del tercero de destino.
Observa: -
Haz clic en "Limpiar cuentas" para desasociar las cuentas asignadas a un tercero o elimina el grupo completo, incluyendo al tercero, haciendo clic en la "Papelera".
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Para guardar tu progreso y continuar en otro momento, haz clic en "Posponer".
📢 Importante
- Puedes realizar solo un cierre de cuentas por cada periodo o año, por lo tanto, asegúrate de incluir en él todos los terceros que corresponda.
- Las cuentas que puedes asignar se limitan exclusivamente a las categorías de activo, pasivo y patrimonio.
- Una vez que una cuenta contable ha sido asignada a un tercero específico, no podrá ser utilizada o asignada a otro tercero.
- Para ejecutar el cierre, se utiliza como contrapartida la misma cuenta contable donde se habían registrado originalmente los movimientos. Únicamente se reclasifica el tercero titular del movimiento.
- Para modificar la información de un periodo cerrado, haz clic en "Abrir y editar", realiza los ajustes y pulsa en "Guardar" los cambios.
Observa:
📌 Nota: cada vez que edites un periodo cerrado, el sistema anulará el comprobante contable generado y dará lugar a uno nuevo tras guardar los cambios. - Si lo deseas, puedes modificar los datos básicos (excepto la fecha) del comprobante contable de cierre, como el tipo de comprobante, la numeración o agregar observaciones.
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