Alegra es un sistema contable y administrativo, que cuenta con herramientas que facilitan la gestión de las finanzas y se adaptan a los requerimientos fiscales establecidos por la DIAN.
Con las funciones contables de Alegra puedes ganar tiempo administrando tu negocio y estar al día con tus obligaciones fiscales. En este artículo te mostraremos paso a paso cómo configurarlas.
🎥 Sistema contable y de facturación | Alegra Colombia.
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👉 Índice
- 🏢 ¿Cómo ingresar la información de tu empresa?
- 👥 ¿Cómo guardar la información de tus contactos?
- 🧾 ¿Cómo crear una numeración para tus comprobantes?
- 🏦 ¿Cómo crear tus cuentas de banco?
- 📊 ¿Cómo clasificar la información de tu negocio en diferentes cuentas contables?
- 💰 ¿Cómo crear y configurar los impuestos que deseas aplicar a tus productos o servicios?
- 📦 ¿Cómo crear tus productos o servicios en el sistema?
- ⚖️ ¿Cómo ingresar los saldos iniciales de tus cuentas contables?
1. 🏢 ¿Cómo ingresar la información de tu empresa?
Luego de crear una cuenta en Alegra Contabilidad, debes ingresar la información de tu empresa. Esto te permitirá crear documentos contables personalizados con todos los datos de tu negocio.
En el sistema puedes guardar el nombre de tu negocio, logo, teléfono, sitio web y correo electrónico. También puedes configurar el régimen al que pertenece tu empresa y la precisión decimal con la que deseas trabajar.
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2. 👥 ¿Cómo guardar la información de tus contactos?
Ahora que ya tienes registrados los datos de tu negocio, es momento de ingresar la información de tus contactos y asociarles una cuenta contable donde se registrarán todas sus transacciones.
Una vez tengas registrados los datos de tu negocio, puedes empezar a crear tus contactos para llevar el control de sus transacciones. En Alegra Contabilidad puedes hacerlo de forma manual desde Nuevo contacto, registrándolos como Cliente, Proveedor o ambos.
Además, tienes la opción de crear contactos mediante archivo, cargando un documento en formato PNG, JPG o PDF, lo que facilita el registro y la organización de la información sin hacerlo todo paso a paso.
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3. 🧾 ¿Cómo crea una numeración para tus comprobantes?
Ahora debes configurar las numeraciones de tus documentos. Esto te permitirá llevar la información de manera ordenada, mediante un consecutivo que se actualiza de forma automática.
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4. 🏦 ¿Cómo crea tus cuentas de banco?
Con la herramienta Bancos de Alegra Contabilidad puedes llevar un control de las entradas y salidas del dinero de tu negocio, asociadas a cuentas de banco o efectivo, al igual que gestionar las transacciones de tus tarjetas de crédito.
Esta función también te permite configurar el saldo inicial con el que deseas comenzar a registrar tus transacciones.
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5. 📊¿Cómo clasificar la información de tu negocio en diferentes cuentas contables?
Las cuentas contables son los grupos que permiten organizar y registrar correctamente la información financiera de tu empresa, como ingresos, gastos, activos y pasivos. En Alegra Contabilidad puedes clasificar esta información de dos formas: de manera automática con ayuda de la inteligencia artificial o de forma manual, según tus necesidades.
Con la inteligencia artificial, el sistema te sugiere la cuenta contable adecuada al registrar tus movimientos, lo que agiliza el proceso y reduce errores. Si lo prefieres, también puedes hacerlo de forma manual, seleccionando directamente la cuenta contable correspondiente o creando nuevas cuentas dentro del catálogo, para adaptarlo completamente a la estructura contable de tu negocio.
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🔗 ¿Cómo configurar las cuentas contables del catálogo de cuentas para obtener reportes confiables?
6. 💰 ¿Cómo crear y Configura los impuestos que deseas aplicar a tus productos o servicios?
En Alegra Contabilidad encontrarás creados los impuestos locales más comunes, pero si lo deseas también puedes crear impuestos adicionales y retenciones que se ajusten a las actividades de tu negocio.
🎥 Observa:
Al momento de crear un nuevo impuesto, debes configurar las cuentas contables donde deseas que se registren sus valores cada vez que realices una transacción. A continuación te explicamos cómo hacerlo:
- Cuentas contable para ventas: selecciona la cuenta contable donde se registrarán los valores del impuesto cada vez que lo asocies a tus facturas de venta.
- Cuentas contable para compras: selecciona la cuenta contable donde se registrarán los valores del impuesto cada vez que lo asocies a tus facturas de compra.
7. 📦 ¿Cómo crear tus productos o servicios en el sistema?
En Alegra Contabilidad puedes crear productos inventariables para llevar el control de las cantidades disponibles de tu inventario. Estas se incrementan mediante facturas de compra y disminuyen con facturas de venta. Además puedes crear productos no inventariables para facturar por otros conceptos, como servicios.
🎥 Observa:
Al momento de crear un nuevo producto o servicio en Alegra Contabilidad, deberás configurar la información de tus cuentas contables:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Cuenta contable (Requerido) | Define la cuenta donde se registran los valores por las ventas del ítem. Por defecto se asigna la cuenta de Ventas, pero puedes elegir subcuentas para una clasificación más detallada. |
| Cuenta de inventario (Requerido para inventariables) | Indica la cuenta contable donde se registran las entradas y salidas del producto en inventario. |
| Cuenta de costo de venta (Requerido) | Especifica la cuenta donde se registra el valor correspondiente al costo de venta del producto. |
🔗 ¿Cómo crear productos y servicios para facturar?
8. ⚖️ ¿Cómo ingresar los saldos iniciales de tus cuentas contables?
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