La Nómina Electrónica es un documento que soporta los valores relacionados con los salarios y prestaciones de los empleados, facilitando su emisión, distribución y almacenamiento de manera electrónica.
Puedes configurar tu cuenta de Alegra Nómina para realizar la liquidación y emisión de los pagos y deducciones de tus empleados a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) de forma sencilla, eficiente y segura.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar crea una cuenta para liquidar la nómina de sus empleados, desea configurar y personalizar la información de su negocio”.
👉 Índice:
- Configura la información de tu empresa en tu cuenta de Alegra Nómina.
- Registra la información de tus empleados.
- Conoce los devengados.
- Conoce las deducciones.
- Crea las numeraciones para las nóminas electrónicas.
1. Configura la información de tu empresa en tu cuenta de Alegra Nómina
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”.
2. En el recuadro “Configuración general” selecciona la opción “Datos básicos de la empresa”.
3. Completa los campos con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finaliza haciendo clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
✍️ Formulario “Datos básicos de empresa”
- Información general:
- Nombre o razón social: diligencia el nombre de tu empresa.
- Tipo de persona: elige si tu empresa está constituida como persona natural o jurídica.
- NIT: diligencia el número de identificación de tu empresa.
- DV: corresponde al dígito de verificación, este se diligencia automáticamente.
- Dirección: diligencia el domicilio de tu empresa.
- Municipio: selecciona el municipio donde se ubica tu empresa.
- Teléfono: agrega el teléfono de la empresa.
- Correo electrónico: agrega el correo de la empresa.
- Logo de tu empresa: haz clic en “Examinar” para seleccionar el logo desde un archivo en tu computador.
- Datos de pago:
- Método de pago: selecciona el método que utilizas para realizar el pago a los trabajadores.
- Frecuencia de pago: selecciona con qué frecuencia realizas el pago de nómina a tus empleados.
- Calendario de nómina: el sistema te mostrará “Días comerciales” por defecto.
- Fecha de inicio de liquidación: selecciona la fecha en la que deseas que se liquide la primera nómina.
- Seguridad social:
- ARL: selecciona el nombre de la administradora de riesgo laboral afiliada a tu empresa.
2. Registra la información de tus empleados
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Empleados” y haz clic en el botón “Nuevo empleado”.
2. Completa los campos con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
3. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
✍️ Formulario “Nuevo empleado/a”
- Datos principales: diligencia los nombres, apellidos e identificación del trabajador.
- Dirección y contacto: agrega los datos de contacto del trabajador.
- Contrato:
- Tipo de contrato: elige el tipo de contrato que tiene el trabajador.
- Fecha de contratación: agrega la fecha en la que el trabajador comienza a laborar según el contrato.
- Salario: indica el valor devengado mensual del trabajador sin incluir el auxilio de transporte.
- Salario integral: indica si el trabajador devenga más de 10 SMMLV + 30% de prestaciones.
- Frecuencia de pago: selecciona con qué frecuencia realizas el pago de nómina a tu trabajador, puede ser mensual o quincenal.
- Tipo de trabajador: selecciona la clasificación de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) del trabajador para la cotización a la seguridad social.
- Subtipo de trabajador: selecciona si el trabajador tiene una sub clasificación de PILA para la cotización a la seguridad social.
- Auxilio de transporte: marca si el trabajador aplica para el auxilio de transporte.
- Alto riesgo: indica si el trabajador desempeña una actividad de alto riesgo.
- Sábado laboral: elige si el sábado se considera un día laboral para el trabajador.
- Nivel de riesgo: elige el nivel de riesgo al que está expuesto el trabajador en su puesto de trabajo.
- Puesto de trabajo:
- Cargo: ingresa el cargo que ocupa el trabajador en la empresa.
- Área: indica el área o departamento en el que el trabajador se desempeña dentro de la empresa.
- Días de vacaciones acumuladas: ingresa la cantidad de días que el trabajador ha acumulado por concepto de vacaciones.
- Datos de pago: selecciona el método que utilizas para realizar el pago al trabajador.
- Afiliación: elige la EPS, caja de compensación, fondo de pensiones y cesantías a los que está afiliado el trabajador.
Puedes ver el detalle, editar, desactivar o eliminar la información de tus empleados usando los botones de acciones rápidas.
🔎 Descubre crea o importa tus empleados en tu cuenta.
3. Conoce los devengados
El devengado corresponde a todos los conceptos por los que un empleado recibe una remuneración, por ejemplo, el salario, horas extras, comisiones, auxilio de transporte, recargos nocturnos y diurnos, etc.
✏️ Recuerda: tu cuenta de Alegra tiene creados de forma automática la mayoría de los devengados, sin embargo, puedes crear de forma personalizada los que consideres necesarios.
Para crear tus devengados sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Configuración”.
2. Ubica en el recuadro “Conceptos” y selecciona la opción “Devengados”.
3. Haz clic en el botón “Nuevo devengado” y selecciona en la lista el “Tipo de devengado”.
4. Asígnale un “Nombre” para poderlo identificar. Finalmente, haz clic en “Crear devengado” para guardar los cambios.
Observa:
4. Crea tus deducciones
Las deducciones de nómina son los descuentos que se aplican al salario del trabajador, por ejemplo, aportes a la salud, pensión, deudas, etc.
✏️ Recuerda: tu cuenta de Alegra tiene creadas de forma automática la mayoría de las deducciones, sin embargo, puedes crear de forma personalizada las que consideres necesarias.
Para crear tus deducciones sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Configuración”.
2. Ubica en el recuadro “Conceptos” y selecciona la opción “Deducciones”
3. Haz clic en el botón “Nueva deducción” y selecciona en la lista el “Tipo de deducción”.
4. Asígnale un “Nombre” para poderla identificar.
5. Asígnale un “Nombre” para poderlo identificar. Finalmente, haz clic en “Crear deducción” para guardar los cambios.
Observa:
5. Crea las numeraciones para la nómina electrónica
A través de las numeraciones puedes asignar consecutivos a tus documentos de nómina. Recuerda que para crear numeraciones no requieres expedir autorizaciones de la DIAN.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Configuración”.
2. Selecciona la opción “Numeraciones” del recuadro “Numeraciones”.
3. Haz clic en el botón “Nueva numeración”
4. Completa los campos con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finaliza haciendo clic en “Crear numeración”.
Observa:
💡 Pausar o retrocede el video.
✍️ Formulario “Nueva numeración”
- Tipo de documento:
- Nómina electrónica: para emitir la nómina de tus trabajadores.
- Nota de ajuste: para corregir o modificar la información de una nómina previamente emitida.
- Cancelación de nómina: para anular una nómina previamente emitida.
- Prefijo: agrega una o varias letras a tus numeraciones para diferenciarlas.
- Número inicial: indica el número con el que empezarás a generar los documentos.
- Nombre: asigna el nombre con el que identificarás la numeración.
- Preferida: si marcas, esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una emisión de nómina.
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