La cotización es un documento informativo en el que se establece el precio de un producto o servicio en venta. Contiene la información de la persona o empresa vendedora, del cliente y la respectiva descripción de los productos o servicios.
Los valores de la cotización se pueden mantener en un período de tiempo definido y también se pueden anexar al documento las condiciones de la negociación, los términos de financiación o descuentos por pronto pago.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar vende muebles para el hogar y recibe un pedido de un cliente que necesita equipar su nuevo departamento, por lo que utiliza Alegra para realizar rápidamente una cotización y enviarla por correo electrónico a su cliente”.
En Alegra puedes generar tus cotizaciones de forma rápida y sencilla.
✨ Nota: las cotizaciones no generan movimientos de inventario o cuentas por cobrar.
Crea cotizaciones
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Cotizaciones”.
2. Luego, haz clic en el botón “+ Nueva cotización”.
3. Completa la información de la compra. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar”.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva cotización”
- Cliente: es a quien va dirigida la cotización.
- Fecha de creación: es la fecha en que se crea la cotización. También puedes generar cotizaciones con fecha anterior o posterior a la actual.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la cotización.
- Moneda: selecciona la moneda que deseas usar en la cotización. 🔎 Descubre cómo crear diferentes monedas.
- Bodega: selecciona la bodega donde se encuentra el producto inventariable que agregarás al documento.
- Centro de costo: asocia la cotización a un centro de costo.
- Vendedor: asocia un vendedor a la cotización.
- Lista de precios: define precios especiales para tus clientes. 🔎 Descubre cómo crear listas de precios.
Ítem/Productos - Buscar ítem: selecciona el producto existente o crea uno nuevo.
- Referencia: código alfanumérico único que identifica a tu producto, agrégalo de forma opcional.
- Precio: precio del producto a cotizar, el cual puedes modificar cuando realizas la cotización.
- Desc %: ingresa el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
- Impuesto: selecciona el impuesto del producto en la cotización actual. 🔎 Conoce cómo crear impuestos.
- Descripción: agrega o modifica la descripción del producto solo para la cotización que estás creando.
- Cantidad: indica la cantidad del producto a cotizar.
- Total: el sistema calcula de forma automática el valor del producto, menos el descuento por la cantidad.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
- Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la cotización y en la impresión.
Luego de crear la cotización puedes editarla, imprimirla, convertirla a factura de venta, enviarla por correo o clonarla, es decir, copiar toda la información de una cotización para generar una nueva igual. Observa:
Asimismo, al revisar el listado de tus cotizaciones, podrás observar el estado de cada una en la columna “Estado”. Esto te permitirá identificar fácilmente cuáles cotizaciones ya han sido facturadas. Observa:
Finalmente, te contamos que en Alegra también puedes exportar a Excel el listado de todas tus cotizaciones en el período de tiempo que elijas:
✨ Si deseas volverte un experto utilizando Alegra, te recomendamos realizar el curso gratuito “Curso Introductorio de Alegra”, donde obtendrás un certificado al finalizar el mismo. 🎓
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