La cotización es un documento informativo en el que se detallan los precios de productos o servicios ofrecidos por una empresa. Incluye los datos del vendedor, del cliente y una descripción clara de los productos o servicios cotizados.
Este documento también puede establecer un período de validez para los precios ofrecidos, e incluir condiciones de la negociación, términos de financiación o descuentos especiales, como por pronto pago.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar vende muebles para el hogar y recibe un pedido de un cliente que necesita equipar su nuevo departamento, por lo que utiliza Alegra para realizar rápidamente una cotización y enviarla por correo electrónico a su cliente”.
En Alegra, puedes generar tus cotizaciones de forma rápida y sencilla.
📍 Nota: las cotizaciones no generan movimientos de inventario o cuentas por cobrar.
Crea cotizaciones
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Cotizaciones”.
2. Haz clic en el botón “+ Nueva cotización”.
3. Completa los campos del formulario. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar” para generar el documento.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva cotización”
- Personalizar opciones: agrega información adicional para la cotización, como la moneda, lista de precio o vendedor.
- Cliente: es a quien va dirigida la cotización.
- Fecha de creación: es la fecha en que se crea la cotización. También puedes generar cotizaciones con fecha anterior o posterior a la actual.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la cotización.
- Ítem: selecciona el ítem de venta para la cotización, puedes modificar los campos de “Referencia”, “Precio”, “Descuento %”, “Impuesto”, “Descripción” y “Cantidad”.
- Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la cotización y en la impresión.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
✨ Cotizaciones más rápidas y precisas
Con esta nueva función, la creación de cotizaciones será más ágil y eficiente. El sistema predecirá y autocompletará los productos basándose en patrones de venta anteriores, optimizando tu tiempo y facilitando tu proceso. ¡Así podrás enfocarte en lo que realmente importa! Observa:
¿Qué puedes hacer después de crear una cotización?
Una vez creada la cotización, puedes realizar las siguientes acciones según tus necesidades:
-
Editar
-
Imprimir
-
Convertir venta: puedes convertir a Factura de venta o a Tiquete. Observa:
-
Enviar por correo
-
Clonar
¿Cómo hacer seguimiento a tus cotizaciones?
Desde el listado de cotizaciones, puedes consultar el estado de cada una en la columna “Estado”, donde se indica si la cotización ya fue facturada o no. Esto te permite llevar un seguimiento efectivo y tomar decisiones oportunas.
Observa:
También puedes exportar a Excel el listado de todas tus cotizaciones en el período que elijas.
✨ Te recomendamos realizar el curso gratuito “Curso Introductorio de Alegra”, donde obtendrás un certificado al finalizar el mismo. 🎓
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