La DIAN por medio de la Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021 modificó y adicionó algunos artículos a la Resolución 00042 del 5 de mayo de 2020, adicionalmente, la Resolución 000085 del 08 de abril del 2022 estableció que la aceptación y/o rechazo de las facturas de venta electrónicas generadas a crédito deberán registrarse desde el proveedor tecnológico del adquiriente del bien o servicio (cliente), ya que estos eventos deben ser firmados electrónicamente a través del certificado digital que le otorga su proveedor de Factura Electrónica con el fin de garantizar su integridad y autenticidad.
Por ejemplo: La Empresa Ejemplar emite una factura de venta electrónica a crédito. Para que la factura pueda reconocerse como título valor o deducirse en las declaraciones tributarias del cliente, este debe generar los eventos de “Acuse”, “Recibo” y “Aceptación expresa” o “Reclamo”.
Conoce el proceso de aceptación tácita de las facturas electrónicas en Alegra a continuación.
👉 Índice
- Preguntas frecuentes.
- Aceptación tácita de las facturas de venta.
- Estado de emisión y envío a cliente.
1. Preguntas frecuentes
¿Cuándo debo empezar notificar los eventos de aceptación de facturas electrónicas?
Por medio del comunicado de prensa N. 061 del 2022, la DIAN estableció que a partir del 13 de julio de 2022 entrará en rigor la obligatoriedad de notificar los eventos de aceptación de las facturas electrónicas.
¿Cuáles son los eventos que se pueden notificar?
Mediante los proveedores tecnológicos, se podrán notificar los siguientes eventos:
Responsable del envío: Adquiriente (Cliente)
- Acuse de recibo: es un documento electrónico por el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) manifiesta que ha recibido el documento electrónico (factura electrónica), de conformidad con el artículo 774 del Código de Comercio.
- Recibo del bien y/o prestación del servicio: es un documento electrónico por el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) informa que ha recibido los bienes o servicios adquiridos.
- Aceptación expresa de la factura electrónica de venta: es un documento electrónico por el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) informa al emisor (proveedor o vendedor) que acepta expresamente la factura electrónica generada a su nombre. Este evento deberá notificarse dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo de la mercancía y/o servicio.
📢 Importante: una vez que se haya generado este evento, no será posible rechazar la factura de venta, ni tampoco se podrán emitir notas de crédito o débito relacionadas con el documento aceptado. - Reclamo de la factura electrónica de venta: es un documento electrónico por el cual el adquiriente del bien o servicio (cliente) manifiesta que no está de acuerdo con la operación registrada en la factura electrónica. Este evento impide el registro de los eventos “Aceptación Expresa de Documento” o “Aceptación Tácita de la factura electrónica de venta”. En este caso, el emisor (proveedor o vendedor) deberá generar un documento electrónico (nota crédito o nota débito) a su cliente. Este evento deberá notificarse dentro de los 3 días hábiles siguientes al recibo de la mercancía y/o servicio.
Responsable del envío: Emisor / facturador electrónico (proveedor o vendedor)
- Aceptación tácita: es un documento electrónico por el cual el emisor (proveedor o vendedor) considera que el adquiriente del bien o servicio (cliente) aceptó expresamente la factura electrónica generada a su nombre. Esto sucede cuando han pasado 3 días hábiles desde que se recibieron los bienes o servicios y el cliente no ha notificado la “Aceptación expresa” o el “Reclamo” de la factura.
En Alegra, puedes registrar los eventos tanto como cliente (desde el menú de “Gastos”) como emisor (desde el menú de “Ingresos”).
- Si deseas conocer cómo registrar los eventos en tu rol de cliente, visita: 🔎 Recibe tus comprobantes electrónicos en el buzón de correo.
- Si deseas conocer cómo registrar los eventos en tu rol de emisor, sigue leyendo.
2. Aceptación tácita de las facturas de venta
Sigue estos pasos:
1. Haz clic en el menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. Accede al detalle de la factura que deseas aceptar de forma tácita.
3. En la sección de “Estado de emisión y envío a cliente” selecciona la opción “Mostrar detalles” y haz clic en “Aceptar factura de forma tácita”.
📍 Nota: recuerda que podrás hacerlo hasta 3 días después de que tu cliente haya notificado el evento de recepción de los productos y/o servicios.
4. Haz clic en la opción “Enviar aceptación”.
Observa:
✏️ Aceptación tácita masiva de tus facturas
En el panel general de tus “Facturas de venta” se habilitará un botón cuando tengas una o varias facturas pendientes que ya cumplan con las condiciones necesarias para la Aceptación tácita. Esto te permitirá ahorrar tiempo y realizar la aceptación de manera masiva:
3. Estado de emisión y envío a cliente
Tus facturas electrónicas disponen de un panel de emisión que te permitirá seguir su estado en cada etapa del proceso:
- Estado DIAN: obtén los detalles de la respuesta proporcionada por la DIAN respecto a la factura electrónica. Es importante revisar esta información para asegurarse de que la factura pueda ser reconocida como un documento legalmente válido.
- Envío de factura al cliente: obtén los detalles de envío de la factura al cliente: “Enviada”, “Entregada” o “Leída”.
- Estado de factura: conoce los eventos de aceptación en tiempo real que han sido notificados por el cliente. Recuerda que una vez completados estos eventos, la factura podrá reconocerse como un documento título valor.
Observa:
✏️ Acciones
- Descargar XML: te permite descargar el documento XML de la factura.
- Copiar CUFE: podrás copiar el código único de la factura electrónica.
- Ver comprobante en la DIAN: te permite visualizar la factura en la página de la DIAN.
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