El registro de nómina es la parte de la contabilidad donde se registran los egresos correspondientes a salarios, bonificaciones y deducciones pagadas o por pagar a tus empleados. Este proceso se lleva a cabo después de liquidar la nómina y se incluye en tu contabilidad como una causación contable.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea registrar en su contabilidad la nómina del mes de octubre, por lo cual realiza un comprobante contable seleccionando las respectivas cuentas del gasto y del pasivo registrando los valores correspondientes y a su vez realiza el comprobante de egreso para registrar el pago”.
En Alegra puedes registrar la nómina de una manera fácil y rápida para tener la información organizada y ganar tiempo administrando tu negocio.
👉 Índice
1. Registra la nómina en un comprobante contable
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Comprobantes Contables”.
2. Haz clic en el botón “Nuevo comprobante”.
3. Diligencia el formulario con la información correspondiente. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
✍️ Formulario “Nuevo comprobante contable”
Sección - Datos básicos
- Fecha: indica la fecha en la que deseas registrar la nómina.
- Tipo de comprobante contable: selecciona la opción correspondiente.
- Numeración:selecciona la numeración correspondiente.
- Observaciones: agrega la información adicional que necesites.
Sección - Movimientos
- Cuenta contable: elige las cuentas del gasto a las que le realizaras el movimiento del débito, por ejemplo: sueldos, gasto auxilio de transporte, etc. Igualmente, elige las cuentas que irán al pasivo, por ejemplo: sueldos por pagar, seguridad social por pagar, etc.
- Contacto: selecciona el empleado o las personas a nombre de quien se harán los movimientos contables.
- Descripción: por cada cuenta contable seleccionada puedes agregar una observación.
- Centro de costo: puedes asociar la nómina a un centro de costo en específico.
- Débito y crédito: utiliza estos campos para incluir el valor del movimiento en cada cuenta contable.
2. Registra el pago de la nómina
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Gastos” y selecciona la opción “Pagos”.
2. Haz clic en el botón “Nuevo pago”.
3. Diligencia el formulario con la información correspondiente. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. En la sección “Tipo de transacción” elige la opción “No”, en el campo “Concepto” selecciona la cuenta contable del pasivo y agrega el “Valor” que vas a pagar.
5. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
✍️ Formulario “Información general del pago”
- Numeración: selecciona la numeración correspondiente.
- Fecha: fecha en la que realizas el egreso.
- Contacto: agrega el contacto correspondiente al pago.
- Cuenta bancaria: banco donde saldrá el dinero.
- Método de pago: es la forma que vas a utilizar para pagar, por ejemplo consignación, transferencia, cheque, efectivo, tarjeta crédito o débito.
- Centro de costo: selecciona la opción correspondiente.
- Moneda: moneda en la que se realizó el egreso.
- Tipo de transacción: selecciona la opción correspondiente:
- Elige Si: si el egreso corresponde al pago de una factura de compra asociada en el sistema, ten en cuenta que para asociar un egreso a una factura de compra debes seleccionar un contacto que tenga facturas registradas y pendientes por pagar.
- Elige No: si deseas asociar el egreso a una cuenta contable, al elegir “No”, debes especificar a qué “cuenta contable” quieres asociar el egreso luego debes indicar el monto y los demás datos que apliquen para registrar el gasto.
A continuación podrás ver la imagen del comprobante contable creado y su correspondiente comprobante de egreso:
Observa:
Al guardar el egreso, se crea automáticamente el asiento contable donde se disminuye la cuenta por pagar creada en la causación de la nómina contra la cuenta del banco seleccionada. Observa:
📢 Importante: una vez realices el pago de algún pasivo laboral a la entidad correspondiente, debes realizar el comprobante de egreso para disminuir la cuenta del pasivo.
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