La DIAN estableció mediante la Resolución N°000013 del 11 de febrero de 2021 que, en caso de enfrentar problemas técnicos, las personas obligadas a emitir el documento soporte de pago y las notas de ajuste del documento soporte de pago de Nómina Electrónica, deberán emitirlos en un plazo máximo de 48 horas posteriores a la superación del inconveniente tecnológico.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar se da cuenta de que presenta problemas técnicos, los cuales imposibilitan la emisión de sus documentos de soporte de pago de nómina electrónica, motivo por el cual, se activa el plan de contingencia. Una vez que se resuelve el inconveniente tecnológico, la empresa envía los documentos pendientes de emisión”.
En Alegra Nómina tenemos todo listo para que puedas emitir tus documentos soporte de nómina electrónica.
👉 Índice:
- ¿Qué hacer si presentas inconvenientes al momento de emitir?
- Documentos que debes conservar en caso de contingencia.
1. ¿Qué hacer si presentas inconvenientes al momento de emitir?
Si al momento de presentar la transmisión del documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica, presentas inconvenientes tecnológicos que impidan realizar la emisión de estos, se deberán emitir en un plazo máximo de 48 horas contadas a partir del día siguiente en que se supere el inconveniente tecnológico.
En el momento que esto suceda no es necesario comunicarlo a la DIAN, solo se deben de conservar los soportes del inconveniente tecnológico presentado, para ser entregados a la DIAN en caso de ser exigidos.
2. Documentos que debes conservar en caso de contingencia
En caso de presentar inconvenientes tecnológicos, te recomendamos guardar los siguientes soportes:
- Imagen o captura de pantalla: se debe tomar a la totalidad de la pantalla en donde se está realizando el proceso de emisión, se debe visualizar la hora y fecha de forma clara.
- Mensajes: enviar un correo electrónico interno a la empresa, notificando los inconvenientes presentados.
- Carta del representante legal: realizar una carta interna donde se visualice y certifique el inconveniente tecnológico presentado, debe estar firmada por el representante legal.
📢 Importante: estos soportes son documentos internos de la empresa, los cuales puedes ser utilizados en caso de que la DIAN los requiera.
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