Los comprobantes contables son documentos que te permiten mover saldos entre cuentas de manera manual, asociar cada cuenta contable a un contacto diferente y además, registrar en el sistema los saldos iniciales de las cuentas del balance.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea registrar la depreciación anual de su maquinaria y equipo, por lo que realiza un comprobante contable seleccionando las respectivas cuentas del activo y gasto registrando así los valores correspondientes”.
En Alegra puedes realizar comprobantes contables entre tus cuentas para ganar tiempo administrando tu negocio y tener la información organizada.
Crea comprobantes contables
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Comprobante contable”.
2. Haz clic en el botón “Nuevo comprobante”.
3. Completa los campos del formulario. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
💡 ✍️ Formulario “Nuevo comprobante contable”
Datos básicos
- Fecha: indica la fecha en la que estás realizando el comprobante contable. Si es un saldo inicial, ingresa la fecha desde la que vas a llevar tu información en Alegra.
- Tipo de comprobante contable: elige el tipo de comprobante contable que corresponda.
- Numeración: selecciona la numeración correspondiente según el tipo de comprobante contable que estás generando.
- Código: corresponde a un campo no editable, el cual mostrará el prefijo y la numeración consecutiva que le corresponde al comprobante contable.
- Observaciones: puedes agregar cualquier otra información que desees sobre el comprobante contable.
Movimientos
- Cuenta contable: elige las cuentas a las cuales les vas a hacer el ajuste. Debes tener en cuenta a qué grupo pertenecen para hacer el movimiento del débito y el crédito de manera correcta.
- Contacto: es el beneficiario, persona o empresa a nombre de quien se harán los movimientos de las cuentas contables. Puedes seleccionar un contacto diferente por cada cuenta contable.
- Descripción: por cada cuenta contable elegida puedes agregar una pequeña observación.
- Centro de costos: asocia la cuenta contable a un centro de costo específico.
-
Débito y Crédito: utiliza estos campos para disminuir o aumentar el saldo dependiendo de la naturaleza de la cuenta (deudora o acreedora).
Recuerda que tienes la opción de eliminar los movimientos que registraste si así lo deseas:
📍 Nota: tu comprobante contable estará listo cuando los movimientos del Débito y Crédito sean iguales, ya que si existe una diferencia no se podrá guardar el comprobante.
Puedes Ver Detalles, Editar, Convertir a abierto, Anular o Eliminar tus comprobantes contables en el momento que lo necesites, solo debes ingresar a la opción “Comprobantes contables”, ubicar el comprobante y hacer clic en el ícono de “Acciones”.
Observa:
📍 Nota: la opción de “Convertir a abierto” solo aplica cuando un comprobante contable ya ha sido anulado previamente. De no ser así, esta opción se encontrará deshabilitada.
📢 Importante: ten presente que los cambios que hagas en los comprobantes afectarán los saldos de las cuentas que estén involucradas en él.
Alegra también cuenta con la opción de clonar tus comprobantes contables. Con esta opción podrás duplicar tus comprobantes recurrentes con un solo clic, solo debes ingresar al detalle del comprobante y hacer clic en la opción “Clonar”:
📑 Contenido relacionado
- Cuáles son y cómo funcionan las cuentas automáticas dentro del catálogo de cuentas.
- Aprende a crear cuentas contables adicionales en Alegra.
¿Aún no tienes cuenta en Alegra?
Conoce las soluciones del ecosistema Alegra: Alegra Contabilidad, Alegra POS, Alegra Tienda y Alegra Nómina (solo para Colombia).
Aprende con nosotros y certifícate de forma gratuita en Alegra Academy.
¡Únete a nuestro foro de Alegra Community! Allí podrás compartir experiencias y aclarar tus dudas sobre facturación electrónica, contabilidad, normatividad y mucho más.
Descubre las funcionalidades más pedidas y entérate de todas nuestras actualizaciones en el blog de novedades. Accede a contenido exclusivo para contadores y estar Siempre al día.
¡Crece junto a Alegra! Únete a nuestras capacitaciones virtuales y fortalece tus conocimientos en contabilidad, facturación electrónica y más.
Si tienes inquietudes sobre este u otros procesos, nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte las 24 horas, cualquier día de la semana, y sin costos adicionales.
