Un empleado es un colaborador que brinda sus servicios y conocimientos para la ejecución de actividades laborales a una compañía a cambio de una remuneración. Este vínculo entre colaborador y empleador se formaliza de manera verbal o escrita mediante un contrato laboral.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar desea liquidar su Nómina con Alegra, para ello decide importar todos sus empleados en Alegra Nómina".
En Alegra tienes la opción de importar masivamente desde Excel tus empleados o crearlos uno a uno para la liquidación de tu nómina de manera ágil y sencilla.
Aquí te explicamos el paso a paso:
1. Importa tus empleados desde Excel
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a tu cuenta de “Alegra Nómina” y en el menú selecciona la opción “Empleados”.
2. Selecciona la opción “Importar desde Excel” y haz clic en el botón “Continuar”.
3. Descarga, diligencia y guarda la plantilla de Excel, en la hoja "Información de apoyo" encontrarás explicación de los conceptos para terminar de diligenciarla.
4. Luego de terminar de diligenciar la plantilla, dirígete nuevamente a Alegra, haz clic en "Importar plantilla", selecciona el archivo de Excel y haz clic en el botón “Continuar”.
5. Identifica cada columna con el nombre de la información correspondiente y luego selecciona la opción “Continuar”.
6. Cargará una ventana de validación, donde se mostrará cuántos empleados tienen inconsistencia y cuantos se importaran de manera correcta. Si hay información con inconsistencias puedes corregir tu plantilla y volverla a cargar. Si el total de empleados están correctos, selecciona la opción "Continuar” y luego “Finalizar”.
Observa:
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Importante: puedes decidir no importar una columna, para hacerlo, selecciona la opción "No Importar" en el título de la columna.
2. Crea tus empleados uno a uno
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Empleados” y selecciona el botón de “Nuevo empleado”.
2. Diligencia las diferentes secciones del formulario, haz clic en “Siguiente” y luego en “Guardar”. Más adelante podrás ver la explicación del formulario.
3. Haz clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
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Formulario "Nuevo Empleado"
Sección 1 - Datos principales:
- Primer nombre: ingresa el primer nombre del empleado.
- Segundo nombre: ingresa el segundo nombre del empleado.
- Primer apellido: ingresa el primer apellido del empleado.
- Segundo apellido: ingresa el segundo apellido del empleado.
- Tipo de identificación: selecciona de la lista el tipo de identificación del empleado.
Dirección y contacto
- Municipio: selecciona de la lista el municipio donde reside el colaborador.
- Dirección: ingresa la dirección de residencia del colaborador.
- Celular: ingresa el número de celular del colaborador.
- Correo electrónico: ingresa el correo electrónico del colaborador.
Sección 2 - Contrato:
- Tipo de contrato: selecciona el tipo de contrato que acordaste con tu colaborador.
- Fecha de contratación: indica la fecha de vinculación que aparece en el contrato laboral del colaborador.
- Salario: indica el valor devengado del colaborador, sin incluir el auxilio de transporte.
- Salario integral: selecciona si el empleado tiene o no salario integral teniendo en cuenta que un salario integral equivale a la suma de 10 salarios mínimos mensuales.
- Frecuencia de pago: selecciona con qué frecuencia realizas el pago de nómina a tu colaborador.
- Tipo de trabajador: selecciona la clasificación de PILA del empleado para la cotización a la seguridad social.
- Subtipo de trabajador: selecciona si el empleado tiene una subclasificación de PILA para la cotización a la seguridad social.
- Aux de transporte: selecciona si el empleado tiene el beneficio de auxilio de transporte o no lo tiene.
- Alto Riesgo: indica si el empleado desempeña una actividad catalogada como de alto riesgo según el Decreto 2090 de 2003.
- Sábado laboral: indica si el colaborador labora el día sábado.
- Nivel de riesgo: selecciona el tipo de riesgo al cual se encuentra expuesto el colaborador.
Puesto de trabajo:
- Cargo: indica el nombre del rol que desempeña el empleado en tu empresa.
- Área: indica el área de la compañía al que pertenece el trabajador.
- Días de vacaciones acumuladas: aquí se debe colocar los días que tiene el empleado acumulados de vacaciones al momento de crearlo.
Sección 3 - Datos de pago:
-
Método de pago: Selecciona el método que utilizas para realizar el pago a tu empleado.
-
Banco: Selecciona la entidad bancaria a la que pertenece la cuenta de tu empleado si el método de pago es transferencia.
- Número de cuenta: Ingresa el número de cuenta bancaria del empleado.
-
Tipo de cuenta: Selecciona el tipo de cuenta del empleado: Ahorros o Corriente.
Afiliación:
- EPS: selecciona la EPS a la cual se encuentra afiliado el colaborador.
- Caja de compensación: selecciona la caja de compensación a la cual se encuentra afiliado el colaborador.
- Fondo de pensiones: selecciona el fondo de pensiones al cual se encuentra afiliado el colaborador.
- Fondo de cesantías: selecciona el fondo de cesantías al cual se encuentra afiliado el colaborador.
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