La creación de facturas recurrentes es una funcionalidad que te permite programar un día y un periodo de repetición para generar facturas a clientes frecuentes. Con esta funcionalidad en Alegra se generan automáticamente las facturas en la fecha que programes.
Por ejemplo: “Los días 5 de cada mes la Empresa Ejemplar genera una factura a sus clientes por concepto de arrendamiento. Razón por la cual la empresa programa una factura recurrente con fecha de inicio 5 de octubre y con frecuencia 1 para qué Alegra genera la factura de forma automática 1 vez al mes los días 5”.
Programar tus facturas recurrentes
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta recurrentes”.
2. Haz clic en el botón “Nueva factura recurrente”.
3. Diligencia el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar” para finalizar.
- Numeración: elige entre diferentes numeraciones la que deseas usar en la factura actual. 🔎 Aprende a crear numeraciones para tus documentos.
- Contacto: es a quien va dirigida la factura. 🔎 Conoce cómo crear tus contactos.
- Observaciones: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
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Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión.
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Fecha de inicio: indica qué día se va a generar la primera facturas de esta serie.
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Fecha de finalización: indica el día que se generará la última factura de esta serie.
- Frecuencia: aquí indicas cada cuántos meses quieres que se generen las facturas en estado “Borrador”; esto quiere decir que si en este campo marcas la opción 2, la factura recurrente se generará cada dos meses. Ver estados de las facturas.
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Lista de precios: define precios especiales para tus clientes. 🔎 Descubre cómo crear listas de precios.
- Bodega: elige de qué almacén deseas que salga el producto vendido. 🔎 Gestiona tu inventario en diferentes Bodegas.
- Tipo de factura: selecciona el tipo de factura que corresponda.
- Tipo de operación: selecciona el tipo de operación que corresponda.
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Buscar ítem: selecciona el producto de facturación existente o crea uno nuevo.
Referencia: código alfanumérico único que identifica a tu producto, agrégalo de forma opcional. -
Precio: precio del producto a facturar, que puedes modificar en la factura actual.
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Desc %: ingresa el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
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Impuesto: selecciona el impuesto del producto en la factura actual. 🔎 Crea impuestos a la medida de tu negocio.
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Descripción: agrega o modifica la descripción del producto solo para la factura que estás creando.
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Cantidad: indica la cantidad del producto a facturar.
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Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
📢 Importante: si la fecha recurrente supera los días del mes en curso, tus facturas se generarán el último día del mes. Por ejemplo: facturas que se generan el día 31 del mes, en los meses que tienen 30 días se generarán el día 30.
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