En un contrato laboral, un empleado es aquel colaborador que ofrece sus servicios a cambio de una compensación. Al importar o registrar a los empleados en tu cuenta de Alegra Nómina, tendrás la capacidad de administrar de manera sencilla a tu equipo de trabajo.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea emitir su Nómina Electrónica con Alegra, para ello decide importar todos sus empleados”.
En Alegra tienes la opción de importar masivamente desde Excel tus empleados o crearlos uno a uno para la emisión de Nómina Electrónica de manera ágil y sencilla.
👉 Índice
- Crea tus empleados uno a uno.
- Agregar datos desde contratos usando IA.
- Importa tus empleados desde un archivo de Excel.
1. Crea tus empleados uno a uno
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Empleados” y selecciona la opción “+ Nuevo empleado”.
2. Haz clic “Agregar manualmente”, diligencia el formulario con la información correspondiente.
3. Finalmente, selecciona “Guardar”.
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Formulario “Nuevo Empleado/a”
| Sección | Campo | Descripción |
|---|---|---|
| Datos principales | Tipo de identificación | Selecciona el tipo de documento del empleado. |
| Número de identificación | Ingresa el número de identificación. | |
| Primer nombre | Ingresa el primer nombre del empleado. | |
| Segundo nombre | Ingresa el segundo nombre del empleado. | |
| Primer apellido | Ingresa el primer apellido del empleado. | |
| Segundo apellido | Ingresa el segundo apellido del empleado. | |
| Municipio | Selecciona el municipio de residencia. | |
| Dirección | Ingresa la dirección de residencia. | |
| Correo electrónico | Ingresa el correo del empleado. | |
| Celular | Ingresa el número de celular del empleado. | |
| Contrato | Tipo de contrato | Selecciona el tipo de contrato pactado. |
| Fecha de contratación | Indica la fecha de vinculación laboral. | |
| Salario | Indica el valor del salario sin auxilio de transporte. | |
| Salario integral | Indica si el salario corresponde a salario integral (≥10 SMMLV). | |
| Frecuencia de pago | Selecciona cada cuánto se realiza el pago. | |
| Tipo de trabajador | Selecciona la clasificación de la PILA. | |
| Subtipo de trabajador | Selecciona la subclasificación de la PILA si aplica. | |
| Auxilio de transporte | Indica si aplica auxilio de transporte. | |
| Alto riesgo | Indica si el cargo está clasificado como de alto riesgo. | |
| ¿Sábado laboral? | Selecciona si el empleado trabaja los sábados. | |
| Nivel de riesgo | Indica el nivel de riesgo según el Decreto 2090 de 2003. | |
| Afiliaciones | Cargo | Nombre del rol que desempeña el empleado. |
| Área | Nombre del área donde trabajará el empleado. | |
| Días de vacaciones acumuladas | Indica si el empleado trae vacaciones acumuladas. | |
| EPS | Selecciona la EPS del empleado. | |
| Fondo de pensiones | Selecciona el fondo de pensiones del empleado. | |
| Fondo de cesantías | Selecciona el fondo de cesantías del empleado. | |
| Caja de compensación | Selecciona la caja de compensación del empleado. | |
| Datos de pago | Método de pago | Selecciona cómo se realizará el pago al empleado. |
2. Agregar datos desde contratos usando IA
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Empleados” y selecciona la opción “+ Nuevo empleado”.
2. Haz clic en “Agregar desde contrato” y completa los campos faltantes con la información correspondiente.
📍 Nota: aprovecha nuestra funcionalidad de inteligencia artificial ✨ y sube el archivo del contrato (PDF, JPG o PNG) asegurándote de que la información del empleado sea legible.
3. Finalmente, selecciona “Crear empleado”.
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3. Importa tus empleados desde un archivo de Excel
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Empleados” y selecciona la opción “+ Nuevo empleado”.
2. Haz clic en la opción “Importar desde Excel”. Lee las recomendaciones presentadas y haz clic en “Continuar”.
3. Descarga la plantilla haciendo clic en “Descargar plantilla”. Luego, completa la información solicitada y guarda el archivo.
📍 Nota: en la hoja “Información de apoyo” encontrarás detalles sobre algunos campos para facilitar el diligenciamiento.
4. Una vez guardado el archivo, selecciona la opción “Importar plantilla” carga el archivo Excel, verifica cada columna el nombre de la información correspondiente y presiona “Importar empleados”.
5. Finalmente, podrás visualizar la importación generada de manera exitosa.
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